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会社内のパソコンを使った事件や事故が多発しています。大きな問題になると、企業情報の漏えい、また社内でのハラスメント行為など、会社そのものの存続にまで関わります。事業者は、ビジネスマナー教育を通して対策を立てておかなければなりません。

社内メールを閲覧する必要性

社内で使われているメールの監視はできるのでしょうか。判例を見ますと「社内メールの閲覧や監督等」は、その重要性から一定の範囲で認められているのです。社内のパソコンから送受信するメールですから「個人情報や機密情報漏洩を防止する」という意味では当然のことです。ビジネスマナーとして、ウイルスの調査やメールの私的利用の防止という意味でも会社として必要な監督となります。しかし、閲覧にもその目的は必要で、上司が好奇心で監督を行うのはだめです。

社内規定の内容

ビジネスマナーとして社内規程で「社内メールについて」は定めるべき内容になります。

・社内メールを私的利用し、個人情報や機密情報の漏洩などはあってはならない。

・社内メールを監督、閲覧することがあり得る。その場合その目的を明らかにする。

などです。このような規定はビジネスマナーとして重要なもので、事件や事故発覚時に効力を発揮します。以下詳しくご紹介します。

社内規程の整備

ビジネスマナーとして、各社で就業規則や服務規程などとして社員に周知していることと思います。社内のメールの使用規定もその中に入れるといいでしょう。規程には「社内でのメールを私的使用してはいけない」という前提で、「事業主が定期的に閲覧することができる」という目的もきちんと明示しておくのです。会社全体で規定を共有し、それぞれが責任を持って社内メールを使用するという自覚が持てます。

社内メールを閲覧することを規定に明示する意味

実際にはどうでしょうか。社内でおつきあいや連絡など、プライベート使用をしている場合があります。仕事上必要な場合は堂々とすればよいのですが(例えば、取引先との懇親を調整する社内メール)会社から支給されたパソコンである以上は個人的な飲み会の約束や恋人にあてたメールはNGです。「○月○日○時に調査が入ります」という案内をしっかりとすることで、社員はぴりぴりします。軽微なものまで削除しておかなければなりません。ただ、社内メールを閲覧することを規定に明示することで、個人情報や情報の漏洩などは起こりにくくなります。

事前に周知する必要性

事業者は、社内メールの閲覧を行うということを社員に周知しておかなければなりません。いくら会社のパソコンだといっても個人が使っているのですから当然です。例えばAさんは、取引先と連絡を取り合って密かに次のプロジェクトの計画を練っているかもしれません。この確認は件名や送信先だけでもいいでしょう。また、閲覧できるのは管理職に限るなどということも社員にビジネスマナーとして伝えておくことです。

まとめ

以上のように社内メールを監督することは、会社にとって絶対に必要なことです。ビジネスメールなのですから監督者がいるのは当然です。ただ、そこで必要になるのが社員のビジネスマナーとともに社員を監督する立場にある人(管理職等)のビジネスマナーだということも忘れてはいけません。

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