business

電話は、今や固定電話というものを契約しない人が増えています。しかし、ビジネスでは、パソコンを前にしながら固定電話が置かれています。新入社員に入社後まず訪れる試練が電話対応ではないでしょうか。ビジネスマナーとしての基本です。

電話が鳴ったら…

新入社員が初めて社外の人と話す仕事は電話対応でしょう。全く知らない人と電話で話をする…新卒後すぐの社員なら、ものすごく緊張します。携帯電話が普及し、しかもラインやメールが流行している今です。簡単な用事やたわいもない話が日常化している中で、突然違う世界(会社)に飛び込んだら仕方のないことかもしれませんね。でも自分の前にある電話が鳴ったら出ないわけにはいきません。

会社の電話をとるということ

まず、会社の電話には意味があります。「会社の電話に出る」ことは、「会社を代表して出る」ということです。新人でも中堅でも管理職でも、電話の相手からすると、その会社の社員に変わりありません。ですからビジネスマナーとして、新人教育で電話対応も含めて「社員である以上プロなのだ」という意識を叩き込まなければなりません。では、どんな内容を学ばせる必要があるのでしょうか。

(1)構え

構えからスタートです。出勤して机の前に座ったときから始まります。できれば、目の前に自社の名前を書いておいてもいいでしょう。また、書きやすいメモを用意しておきます。

(2)電話の受け方

①ベルが鳴ったら早く受話器を取ること(ベルは2回までに)席をはずしていたときなど、ベルが何回か鳴っていたときには「お待たせいたしました」をそえるようにする。②第一声はたいへん重要です。日常使っている「もしもし」はいりません。「はい…です」と会社名(場合によっては部署名も)と氏名を名乗ります。

③ここで「○○さんお願いします。」と相手は言われるでしょう。ここで「お待ちください」ではいけません。相手を確認しなければなりません。「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の会社名や名前を確認してから取り次ぐようにします。

④相手の氏名を聞いたら、たとえ知らない方でも「いつもお世話になっております」とひと言添えましょう。

⑤その時メモを忘れてはいけません。正確に相手の会社名と氏名、もし用件を言われたときには日時などは特に正確にメモしましょう。伝えなければならない情報の場合は聞き取りにくかったら必ず「失礼ですが、お時間の方をもう一度お願いいたします。」などと聞きかえすことは失礼にはあたりません。

確実に用件を把握する電話のかけ方

(1)構え

電話をかける前にしておくことがあります。相手先の会社名や氏名、どんな用件で、質問をする内容についても書いておくといいでしょう。

(2)電話のかけ方

①たいていの場合、相手が名乗りますので「○○会社の○○と申しますが~の件でお電話いたしました」と述べ「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認する配慮が要ります。

②最後には「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」で締めましょう。そして、受話器を置くわけですが、ひと呼吸置いて(1,2,3と心の中で数えてもよい)静かに受話器を置くのです。

まとめ

電話がかかってきたときに、取引先の社長からか、お客様からか、単なるセールスなのか、わかりません。ただ、大切にしたい考えは「あなたの言葉は会社の言葉である」ということです。相手への誠意や感謝の気持ちを忘れないようにして、ていねいな対応を心がけましょう。

ビジネス人気の関連記事
  • 会議
    スケジュール管理に必須のビジネス手帳の種類
  • 事務
    持ち物確認メールか届いたら行うこと
  • 報告
    新卒も転職組も要チェック!社会人が持っておくべきもの
  • 電話
    ビジネス手帳の賢い選び方とスケジュール管理方法
  • 女性
    オフィス服も豊富!プチプラアイテムブランド
  • プレゼン
    営業の外回りを快活にするバッグの工夫と選び方
おすすめの記事
休憩
ビジネスマネジメント
目次1 ビジネス文書のマナーを見直そう2 ビジネス文書の基本3 簡潔にまとまっているか4 主語と述語ははっきりとしているか5 短い文章で書い...
ビジネスマナー
ビジネスマネジメント
目次1 日常での継続が不可欠2 話を繋げるトレーニング3 メモ力を上げる4 集中力を養う 日常での継続が不可欠 傾聴力は、人の話を聞くことが...
business
ビジネス人気
ビジネスマナーとして、メールの件名をいわゆる「Re:」で送り返すのは失礼にあたります。具体的な要件を丁寧に書き込むように習慣化することが大切...