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メールの書き方にもマナーがあります。また、プライベートメールではないビジネスメールの場合には、相手に失礼のないようなビジネスマナーを心得たメールでなければなりません。ここでは、メールを送る場合の書き方についてご紹介します。

「TO」

送る相手のメールアドレスを書きます。普通は、「返信」ボタンを押すことによって送ることができますが、名刺などを手掛かりにメールを送る場合には、慎重にアドレスを入力しなければなりません。少しでも間違えると届きませんから。

ここで十分注意しなければならないのは、アドレスの入力間違いです。もし、重要な添付書類が知らない人のところに届いたら大変ですから。

「CC」

「to」に入力したアドレスの人以外の人にも、同じメールを送りたい、報告したい場合に使います。メールを主として送信した相手と区別するために「CC」を使うのです。ビジネスシーンでは、ある企画書を担当者とその上司にも同時に送りたい場合には有効です。

「BCC」 「CC」と同じで、同じメールを他の方に送りたい場合に使います。ではどこが違うのでしょうか。「CC」と違う点は、送信メールを受け取る受信者にメールアドレスを表示させないという点です。取引先へのメール送信前に上司にチェックしてもらうときなどに利用します。

件名(Subject)

ビジネスメールでは、重要となる「件名」です。これを見れば何について送られてきたメールであるかがわかるのです。このなんでもなさそうな「件名」ですが、その書き方や使い方ではとても大切な要素があるのです。次のような失敗をしないようにしなければなりません。

・「件名」の書き方 失敗1

件名を見ただけで読まれなくなってしまう場合があるということです。ある案件について交渉しているときに、「断りたいが、別の方法で再度交渉したい」場合に、件名を「お断りについて」とだけ書いてあると、「なんだ、断りか」と、相手は本文を読まずに終わってしまうことになりかねません。せっかく別の提案を書いているのに読まれることなく消去されてしまうということになるのです。

「件名」の書き方 失敗2

・「返信」ボタンで返信する場合は、相手から送られてきた件名がそのまま「Re:○○の件」として表示されることです。「打ち合わせの件」→「Re:打ち合わせの件」となります。これは、○○についての返信で便利な機能です。ただ、気を付けなければならないのは、別件であるにもかかわらず、「Re:」を使うと受け取った相手は「なんと失礼な」ということになりかねません。あることがよくわかり、ひと目見て何の要件なのかが解る件名(サブジェクト)がベターです。相手が複数人いる場合、その中の特定の人の名前を入れるなども良いですね。

本文の構成

メールの書き方だけとは限りませんが、まず結論から先に書きます。「伝えたいことを先に書く」ことは非常に大切なビジネスマナーといえます。本文の構成は、一般的に言われる文章を書くことの基本を参考にします。

1.結論、2.理由、3.事例、4.まとめという順序で書くのが一般的です。

署名(signature)

メールの最後に書く自己情報です。会社名や所属、名前、電話番号、メールアドレスなどを署名に入れます。最近では、「メールの署名」に、個性を出している方もいますが、きちんとしたビジネスでは、NGと考えた方がいいでしょう。

まとめ

メールの書き方というと、本文に目が行きがちです。ビジネスにおいてこの本文は大変重要できちんとできている方は多いです。しかし、上述しましたが、件名や「TO]「cc」などを無視して、何でも返信ボタンで送り返せばいいというものではありません。相手が受け取ってわかりやすいメールにすることがビジネスマナーで大切なことなのです。

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