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ビジネスマネジメント

ビジネスにおける依頼文の一般的な文書の書き方について、文例を交えながらご紹介します。依頼文には、講演のご依頼や取引の依頼、支払いの依頼などの場合に取引き先に失礼がないように配慮する必要があります。相手あっての依頼文であるという意識を待って書くことが大切で、その文章構成を一度つかんでしまえば、他に応用することが可能となります。

依頼文における文章構成

依頼文の文章構成は、次のようになります。

1.前文…通常のビジネス文書と同じです

(1)この内容を依頼する理由は

「さて…」と書き始めて、用件に入ります。ここにお願いをするいたった経緯・事情を簡潔明瞭に記載します(つまり、理由付けの部分)

2.本文

(1)依頼の内容は

「つきましては…」と書き始めて、お願いをする内容(「値上げ」「値下げ」等)を記載します

(2)定型的な文章で締めくくります。

3.末文…「以上、ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。」(「ご理解を賜りますよう」や「ご了承くださいますよう」のあとに、「お願い申し上げます。」とつなげます。)

このような段落構成ができていれば、依頼文として相手にあなたの思いが伝わります。では、依頼文を作成するための見本例をご紹介します。この例に従って、必要事項を当てはめてみてください。簡単に依頼文を書くことができます。

拝啓 ◯◯の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。久しくご無沙汰いたしまして申し訳なく存じております。

さて、誠に突然で失礼かと存じますが、先日お話いたしましたが、本日はそのお願いの件がありお便りさせていただきました。

実は、…(依頼にあたっての事情を記載)

つきましては、…(依頼内容をここに記載)していただきたく、何とぞよろしくお願い申し上げます。

本来であれば参上のうえでお願い申し上げるところでございますが、まずは書面にて失礼ながらお伺い申し上げます。

敬具

上記の文章構成で留意する点は以下のとおりです。

前文…時候の挨拶を記述します。しばらく会っていない(しばらく取引きがなかった)方に宛てる場合は「久しくご無沙汰いたしまして…」という言葉も付け加えましょう。時候の挨拶は、いつでも使える文面では「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」という前文があります。

本文…「さて…」という接続詞は重要です。本題に入る前には、この接続詞をいれるようにします。それに続けて「実は…」という言葉を使って依頼に至った経緯を説明するようにします。

「つきましては」という接続詞を用いて、依頼内容を記述するようにします。

末文…末文には「お忙しい中、まことに恐縮ではございますが…」や「たいへん失礼ではございますが、まずは書面にて…」などを記述して終わります。

まとめ

このように、段落構成さえきちんとしておけば、ビジネスマナーとして失礼のない文書になりますし、分かりやすい依頼文になります。最後に、重要なことを書きます。この依頼文は、あくまでも社長と社長のやり取りであるということです。あなたが、相手先の課長に対する依頼文であっても「社長 ○○様」宛てということになります。ビジネスマナーをしっかりと意識した依頼文でいきましょう。

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