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どんな人でも、完全にひとりで仕事をすることはできません。いかに失礼のないように依頼することは、相手に気持ちよく対応してもらえるのかが、あなたの腕の見せどころです。

依頼文(文書)作成のポイント

何かを人に頼む時、本来は相手に直接会って依頼をする必要がありますが、どうしても直接に依頼できない事情がある場合に送ります。現在では、メールよりも重みを出したい場合に、文書として送付することが多いようです。

依頼文(文書)作成の掟1…すぐに出す

依頼文書を出すことが決まったら、なるべく早めに出します。依頼をするのですから、相手がそのための準備や心構えを行ないやすいよう、最大限の配慮が必要です。

依頼文(文書)作成の掟2…本来の目的以外のことは一切記載しない

どんなに親しい間柄の相手に対してでも、相手に依頼したい事柄とそれに関連する事柄のみを記載します。関連する事柄とは、依頼するに至った経緯や現状の報告を指し、本来の目的である依頼内容に関係のない他の用件については書きません。(追伸文も記載しません。)

依頼文(文書)作成の掟3…一方的な内容にならないように注意する

こちらの事情でお願いをするのですから、相手の事情を考慮しなければなりません。

依頼文(文書)作成の掟4…可能な範囲で依頼するに至った経緯を記載する

どんな内容であれ、相手にとっては負担になることは間違いありません。納得して気持ちよく引き受けてもらえるように、こちらの事情を可能な範囲で記載するのが良いでしょう。

---------------------------------------------------------------<依頼文(文書)例>---------------------------------------------------------------------

2017年1月4日

            お取引先の皆様

商品価格改定のお知らせ

                                             拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
                                            平素は、〇〇株式会社に格別のお引き立てを承り、誠にありがとうございます。

                                            すでにご承知のことと存じますが、昨今の円貨に対する複数通貨の為替上昇を受けまして、
                                            弊社製品の仕入れ原価も高騰しております。弊社では、これまで作業工程の見直しなども含む
                                            諸経費の削減や取引先の変更などの企業努力により、価格維持に努めてまいりました。しかし、
                                            現時点におきましても為替上昇はますます進んでおり、これ以上の弊社単独での努力では
                                            難しい状況となってまいりました。

                                            つきましては誠に不本意ではありますが、下記の通り商品価格を改定させていただくこと
                                            となりましたので、お取引先皆様にご理解賜りたく連絡申し上げる次第でございます。

                                            今後、製品の品質・提供サービスの向上に精進してまいる所存でございます。
                                            何卒諸般の事情をご賢察のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

敬具

                                                             1. 対象商品および税抜き価格
                                                                       商品名    旧価格   新価格
                                                                       AAA    5,000円   6,500円
                                                                       ABA    9,000円   12,000円
                                                             2. 新価格適用開始日
                                                                       2017年2月1日ご依頼分より

以上

〇〇株式会社
代表取締役 △△ ×××
(本件問い合わせ先:弊社営業担当 TEL:03-1234-5678)

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まとめ

上記の例のような会社の代表者の名前で出すような内容の文書は、言いづらいお願いであることも多いと思います。だからこそ、失礼がないよう細心の注意を払い、会社の信用を落とすことのないよう気をつける必要があります。そのためにも、差出人は会社の代表など、役職ある人の名前にするのが良いでしょう。

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