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社会人になると、いつ誰に手紙や文書を送付しないといけなくなるかわかりません。突然の対応におろおろしないように、あるいは、いままで間違った出し方をしていなかったかなど、確認のためにご覧いただければと思います。ビジネスマナーとして、とても大切なことです。

「宛名」の書き方はビジネスで重要なこと

取引先やお客さまに書類を送るとき、封筒の宛名の書き方が間違っていると、あなたの信用は落ちてしまうでしょう。それほど宛名というものは重要なのです。もちろん反対に、非常に丁寧な綺麗な字で、マナーを守って書かれている封書が届いたならば、取引先やお客さまの印象を良くするだけでなく、その会社の上席の目に留まればあなたの評価は確実に上がります。このように、正しい書き方を知っておくことはビジネスシーンにおいてとても重要なことなのです。具体的に注意すべき点についてご紹介します。

丁寧な字で書くようにする

封筒に書く宛名は、楷書ではっきりと書きましょう。また、ビジネスでは、縦書きが一般的です。封筒自体が、長3でもわかるように縦書き用にできています。日本語自体が行書や草書という昔の書き方を見ても分かるように縦書きです。宛名を見ると、よく「達筆!」という文字で書かれているのが見られます。しかし、このような達筆は、「宛名ごときで、自分の達筆を自慢しているのか」と思われてしまいます。誰にでも読める、丁寧な字で書くようにするといいでしょう。

縦書き封筒の宛名の書き方 住所は右上(郵便番号の右端にそろえて)から少し小さめ(宛名より)に書くようにします

・住所

住所の番地は漢数字で書くようにします

ビルなどの建物名がある場合には、頭をそろえて2行目に書くようにします

・宛名

宛名に会社名を入れる場合が多いと思います。会社名を1行目に、部署名、担当者名を2行目に書くようにします。ただ、実際に書くときには、宛名を先に書いてから住所を書きます。宛名を封筒の中心に持ってくる必要があるからです。

今ご紹介しました住所や宛名が2行になる場合は、2行目の頭は1行目と同じ高さにしますが、ここでもバランスを考えて、2行目は少し下げて書いてもよいです。

バランスが大切

住所とのバランスの取れた宛名は、受け取った相手が、「きれいにかけているなあ」や「この人なりにすごく丁寧に書けている」という思いを持ってもらえます。住所は「丁目」「番地」「号」を略して「-」を使用してもかまいません。宛名を書く時に留意したい点は次のようになります。

・書く前に全体像を把握しましょう。相手のお名前が目立つようにするためにはどの位置にかけばいいかを決めます

・だいたいの文字の大きさを決めます。

省略はNG

縦書き封筒の裏面の書き方は、差出人の郵便番号、住所、氏名を記入しますが、氏名については個人名ではなく、会社名でもOKです。書くときのポイントは次のようになります。中央より右に「差出人の住所(郵便番号も)」を、左に「差出人名」を書くようにします。この場合も2行に分けてもOKです。ビジネスマナーとしては、郵便番号を省略しないようにするなど、どれも省略しないように書くことです。

まとめ

プライベートの場合などは、いろいろな大きさや形があります。とても楽しいものです。しかし、ビジネスにおいては、その封書が誰の目に留まるかも分かりませんので、きちんとしたマナーをもって書く習慣をつけておくといいでしょう。最近では、パソコンなどでも横書きですので、若い人は特に横書きに慣れているかもしれませんが、ぜひ縦書きに慣れてください。

ビジネスメールの書き方を教わったことはありますか?
日々の忙しい業務でなかなかそういった機会に恵まれないのが現実です。
だからといっておろそかにすることのできません。
今回は社会人になりたての人でもビジネスメールを作成することができるよう、
例文集を作成しました。
使用頻度が高く、お決まりと言ってもいい文章をまとめましたので、
ぜひ参考にしてみてください。

挨拶の例文

宛名を記載した後、すぐに内容に入らず挨拶文を入れるのがマナーです。
相手との状況に合わせて使い分けましょう。

・いつも大変お世話になっております。
・ご無沙汰しております。
・早速のお返事ありがとうございます。
・先日はありがとうございました。

お礼の例文

感謝の気持ちを文面にし、挨拶文の後に付け加えることにとって、
相手もその後の文章を気持ちよく読むことができます。
添える内容があるのであれば、ぜひ文面に盛り込みましょう。

電話・訪問に関するお礼
・ご多忙な中お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
ご意見に関するお礼
・貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。
ご協力に関するお礼
・この度は〇〇にご協力をいただき、誠にありがとうございました。
飲み会のお礼
・この度はお忙しい中、お席をもうけていただき、本当にありがとうございました。

催促の例文

極力したくないのが催促ですが、仕事上どうしてもしなくてはならないシーンが出てきます。
その際には相手を責めるような文章でなく、
行動を起こしてもらえるような文章を作成するよう注意が必要です。

約束していた期日が過ぎていることを説明する
・〇〇の件ですが、〇月〇日到着と伺っておりましたが、今日現在まだ届いておりません。
・〇〇の件でメールを送らせていただきましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。

よく使われるクッションフレーズ
・御多忙な中大変恐縮ですが、
・こちらの事情で申し訳ございませんが、
・誠に恐れ入りますが、

また、どうして早急に対応してほしいのかの理由も述べると効果的です。
相手が疑問を抱いているケースもあるので、その際にどうしたらいいかの連絡先も記載しましょう。

お断りの例文

お誘いや相手からの要望を、何らかの理由で断らなければならない場合も注意が必要です。
相手に不快感を与えることのないよう気を付けましょう。

・お応えできないことを、深くお詫び申し上げます。
・この度はご期待に沿うことができず、申し訳ございません。

よく使われるクッションフレーズ
・誠に不本意ではございますが、
・せっかくの~ですが、
・十分に検討をした結果、

お断りの理由や、お誘いであれば次回お願いしますといった内容も盛り込むと
より丁寧で良いでしょう。

謝罪・お詫びの例文

謝罪やお詫びについては、電話や直接会って行うほうがより良いですが、
相手の都合がつかなかったり、再度連絡を入れたい場合などにメールは使われます。
ただ謝罪やお詫びだけでなく、事実関係を明確にし、
改善に向けてどのような対策をとっているかも盛り込む必要があります。
理由と謝罪・お詫び⇒現状の対策⇒再発防止に努める
の3ステップで説明しましょう。
謝罪・お詫び
・御社に多大なご迷惑をおかけしていることを深く反省しております。
・大変申し訳ございません。大変失礼いたしました。
・謹んでお詫び申し上げます。
再発防止
・以後このようなことのないよう再発防止に努めてまいります。
・二度とこのようなミスのないようにいたします。
・厳重注意いたします。

まとめ

使用頻度の高いフレーズをまとめましたが参考になりましたでしょうか。
メール作成は慣れない最初のうちは文章を考えるのだけで時間が過ぎていくものです。
まずは、上記のようなスタンダードなものを使用して文章が作成できるようにし、
その後状況に応じて変化をさせていくのが良いでしょう。
プライベートのメールとは全く異なりますので、
基礎を身に着けておく必要があります。

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