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ビジネスメールは、その性質からいろいろな使われ方をします。なんとかビジネスを成功させたいという強い思いを持って、交渉したり、断ったり、時にはお詫びのメールを送らなければならないこともあります。会って話すのではない、電話で意見を述べ合うでもない、ビジネスにおける有効なメール内容について、例文を交えながらご紹介します。

交渉のメール

交渉は、こちらの思いを強く述べるとともに、相手の意向をくみ取った内容にしなければなりません。これまでに至る経緯や交渉内容を具体的に説明し、まずは、こちら側の要望というものを伝えるためのものです。このメールを見た相手が「これなら進めてみるか」という思いを持ってくれれば成功ということになります。そのためには、まず相手を納得させるだけの理由がなければなりません。そして、相手に理解させるのです。このメールがすべてではありませんので、こちらからの一方的な要求に終わってはいけません。今後、相手からの返信を待って、交渉を進めていくようにします。

交渉の例文

件名:新商品の紹介

本文:いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○と申します。

その節は、○○会の懇親会にてお話しさせていただいた弊社の新製品を実際にご覧いただければと存じます。

ご多忙中恐縮でございますが、

11月10日(金)から13日(月)までの間でお時間を取っていただければと思います。

ご都合のよい日にちと時間帯を2、3あげていただけましたら、私どもより新製品をもってお伺いし、説明させていただきたく存じます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事をいただけましたら幸いでございます。

ご検討いただけますようよろしくお願いいたします。

○○株式会社 ○○

住所・電話番号・メールアドレス

断りのメール

電話では断りにくい取引先とのやりとりが発生することは、日々たくさんあります。相手の申し出や依頼に対して、自分が進めたくても、上司の一言でだめになってしまう場合などは落胆も大きい上、相手にどう断ればいいのか困ってしまうものです。そんな時、丁寧な断りのメールを送信しなければいけません。ここでは、そういう相手に対して「意に添えないこと」「辞退したい旨」を伝えるためのメールの例文をご紹介します。相手の申し出や依頼に感謝し、要求に応じられない理由とお詫びの言葉を織り交ぜます。忘れてはならないことは、相手との今後の関係の継続のお願いです。

断りの例文

件名:○○の件について

本文:いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○と申します。

貴社よりご提案いただきました○○の件でございますが、弊社幹部にて検討させていただきました結果、○○という、顧客に対して心温まる商品であることは間違いございませんが、弊社の諸事情により今回は貴社のご提案にお応えできないという結論に至りました。

貴社のご要請にお応えできないことをお詫び申し上げます。

今後とも、これまで同様、ご愛顧を賜りますようお願いいたします。

○○株式会社 ○○

住所・電話番号・メールアドレス

まとめ

ここでは、交渉や断りのメールについてご紹介しましたが、そのほかにもお詫びのメール、約束のメールなど、相手に対して失礼があってはいけないメールもあります。交渉や断りの場合は、本来ならば、実際に会って、あるいは電話で行いたいところですが、今では、ビジネスマナーとしてメールでもOKです。ここにご紹介した例文を参考にしていただければと思います。

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