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ビジネスマネジメント

 会社等のビジネス会話では「ことばづかい」への注意も大切となりますが、「ことばづかい」だけではなく、社会人としての会話のルールも存在しています。本稿では社会人としての会話のルール、すなわちビジネス会話のルールについて解説いたします。

「ことばづかい」と同時に学ぶべき「ビジネス会話のルール」

 社会人となると学生時代のような「ことばづかい」は通用しません。新入社員は最初に「ことばづかい」を学ぶ必要がありますが、実は「ことばづかい」と同時に学ぶべきことがあります。それが、社会人としての会話のルール=ビジネス会話のルールとなります。

 ビジネスでの会話は、仕事をスムーズに進めることが目的です。プライベートで目的なく話をしているのと、全く違います。よって暗黙の内に守るべきルールが存在していますが、そのビジネス会話の主なルールを下記に3つピックアップしてみました。

①結論を先に示し、ポイントを明確にすること
②相手の都合を考えること
③すぐに否定しないこと

①結論を先に示し、ポイントを明確にすること

 新入社員が誰しも上司に言われる、それで結論は?、というところに通じます。ビジネス上の会話は、何か目的があって行っている場合が殆どとなります(最初の季節の挨拶等を除く)。そんなビジネス会話、要は自分が何を言いたいのか、を相手に明確に伝えることができなければ意味がないですし、時間の無駄にもなります。また国語の文章では、結論は最後に、ということになりますが、ビジネス会話、ビジネス文章ともに結論を先に述べて、その後にその理由を述べるのがルールとなっています。

②相手の都合を考えること

 ②については、特に上司に声がけする際に気をつけたい点となります。上席者となれば、忙しくなるのが常です。上司が忙しくしている時に、重要な相談はなるべく避けたいところ。またいきなり声を掛けるのではなく、少々よろしいですか・・・、と一言断ってから声をかけるのもマナーとなります。ただし、どうしても急ぎで相談事等ある際は、素直に、急ぎの要件でご相談があります、と声をかければ、すぐに手を開ける等で対応していただけるケースが殆ど。話かける内容に応じて、声掛けの方法を変えるという一工夫も大切となります。

③すぐに否定しないこと

 誰しもいきなり自分の意見を否定されれば嫌な気分になります。まず最初に相手の意見を聞く、ということが大切。その上で、自らの意見が異なるようなら、「ご意見はごもっともですが・・・」とその理由を明確にした上で、自分の意見を述べる必要があります。

まとめ

 「ことばづかい」は慣れでマスターできる部分が大半ですが、ビジネス会話のルールは慣れも大切ですが、その場その場に応じ機転を利かせた使い分けも必要となります。よってマスターするには「ことばづかい」よりも更にスキルが必要とされます。

 ただしビジネス会話のルールも、徐々に慣れていきます。要は様々なケースを経ていくと、この場合はこう、という形が自分の中で作られていきます。そこまで行けばしめたものです。

 ビジネスの場では、相手の感情に配慮しつつも、自分の意見をしっかり伝える必要があるケースは頻繁に発生します。そんな時に威力を発揮するのがビジネス会話のルールとも言えます。ビジネス会話のルールをマスターして、どんな場合でも社内及び社外のコミュニケーションを円滑に進めたいものですね。

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