ビジネスマネジメント

ファシリテートの重要性

ファシリテーションとは、調整という意味があります。ワークライフバランスが浸透の色を見せ始め、残業が削減されたり、休暇がきちんと取れるような労働環境が実現しつつある現代です。その代わりに業務時間は少なくなり、多くの企業が無駄を省くための対策に取り組んでいます。その大きなターゲットのひとつとなっているのが会議やミーティングの必要性とその進行の効率化です。海外企業の中には、進行役としてのファシリテーターを設置して会議が進められることも少なくありません。会議の中身よりも、進行をスムーズにする役割があります。いわば会議やミーティングの舵取り役と言えるでしょう。そのコントロールを英語で行う機会に備えて、定番表現から身に付けていきましょう。

会議の始めるときの言葉

始まるまでの間は、雑談をしている人がいたりして場がざわついていることもあるでしょう。注意を引いて会議を始められる体制を促しましょう。状況に合わせて使い分けてみてください。

Well, since everyone is here, let’s start the meeting.
さて、皆さんが揃ったので会議を始めましょう。
May I have your attention, please. We’d like to start the meeting.
さあ皆さん、今から会議を始めたいと思います。
We have a lot to get through, so let’s start.
話し合うことがたくさんありますので、始めましょう。
It seems like it’s about that time, so let’s get started.
時間のようなので、始めましょう。
Shall we get started?
始めましょうか?
Shall we start/begin?
はじめてもよろしいですか?

Hello, everyone. I'd like to welcome you all and thank everyone for coming.
皆さん、ようこそお越しくださいました。
Thank you very much for coming to this meeting.
お集まりいただき、ありがとうございます。
Thank you for your time today.
今日はお時間をいただき、ありがとうございます。

I’d like to get things started.
それでは、始めたいと思います。
I’d like to call the meeting to order.
会議を開始したいと思います

ミーティング内容確認の言い回し

挨拶が済んだら、まず目的の確認をして、話し合う内容を明確にします。これを省いてしまうと始まりから異なった内容の話が進んだり、途中での話の軌道修正がしにくくなったりします。

First of all, I’d like to confirm today’s agenda/purpose.
最初に、議題(目的)を確認したいと思います。

We are here today to talk about our marketing.
今日はマーケティングについて話し合います。
The purpose of this meeting is to discuss the new project.
この会議の目的は、新プロジェクトについて話し合うことです。
We’re here today to talk about our new product.
今日は新商品について話し合うために集まっております。
Today, we’re going to discuss Mr.Brown's promotion.
本日はブラウン氏の昇進について話し合います。
I’ve called this meeting in order to share the information about B Inc.
会議を開いた理由は、B社の情報を共有するためです。
Our objective today is to come up with a plan of action.
今日の目的は、行動計画を見つけ出すためです。

実は奥が深い箇条書き

ビジネスシーンでも、資料作成、メール、プレゼンテ―ションのスライドなどの中では、箇条書きは頻繁に使われています。なぜ箇条書きにするのかというと、その理由のほとんどが、見やすく、分かりやすくするためと言えるでしょう。作成する側にとっても、文字数が少なくなり、手間を省くことができ、重要部分が漏れなく盛り込んだことを確認できる効果的な記載方法です。でも、実は箇条書きにはもっと深い要素があるようです。きちんと把握して箇条書きしないと本当の分かりやすさには到達できず、最終目標の「伝える」ことが難しくなるのだそうです。そのポイントを見ていきましょう。

羅列ではなく並びが重要

箇条書きの並びに意識を向ける人がどれくらいいるでしょうか。実は単に言葉を短くして羅列することが許されるのは、並列的な要素の時だけかもしれません。例えば、材料の列挙するような時です。厳密に言うと、材料の列挙の場合でもカテゴリ分けする、カテゴリ順に並べる、似たものがあれば省ける要素が見つかるということもあり得るので、常に単純に並べているだけでは、良質な箇条書きには仕上がらないのです。

構造とストーリーとメッセージ

箇条書きにも流れを意識することが大切です。まずは構造化します。本でいうところの最初にある目次の役目です。パッと見てすぐに理解してもらうためのものです。そしてストーリーの導入です。箇条書きのレベルでもスト―リーが見えることが大切なのです。そして最後に相手に全体のまとめを訴えかけて行動を促していく項目をつくります。この3つの視点を箇条書きに含めることで箇条書きの言葉自体が変わってい来るのではないでしょうか。

相手視点を徹底視する

相手がどんなことを知りたいか、どんなことに興味を惹かれるのか、内容に引き込んで理解に導くまでの道筋はとことん相手視点を考えながら作成することが必要です。どの言葉が響くのか、どんなことに繋がりを感じるのかという情報を意識して、相手に合わせた言葉を箇条書きに盛り込んでいくことが大切なのです。

固有名詞と一般名詞

固有名詞と一般名詞の違いをご存知でしょうか。一般名詞は普通名詞とも呼ばれ、あるモノの名前のことを言います。例えば、ペン、電卓、ドア、自動車、手帳、犬などです。世の中にペンはたくさんありますが、電卓を見てペンと答えることはないでしょう。犬もたくさんいますが、その姿を牛という人もいません。そういう名称のことを一般名詞と言います。固有名詞は、世の中にひとつしか存在しないものです。例えば人の名前、富士山、アマゾン川、地中海、パリ、京都などです。同じ名称があったとしても、そのものは2つと存在していません。それを固有名詞と言います。

不特定多数の人たちに見られる箇条書きであれば一般名詞の方があたりの確率は高くなるでしょう。しかし特定の人に見られる箇条書きの言葉としては、その相手に響く固有名詞を使うことが有効になります。何故なら馴染み度が深い言葉に絞られているとイメージがしやすくなるからです。さらによりイメージを広げてもらいやすくし、より自分ごととして受け止めてもらえる効果があるのです。

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