電話

どれがいい手帳かは自分次第

売れている手帳、おすすめの手帳、話題の手帳、一流のビジネスパーソンが使っている手帳、人気の手帳などいろいろ情報は見つけられますよね。でもこれらは一般論です。1000人に当てはまっても、ライフスタイルや書く内容が異なる自分にはフィットしない可能性もあります。自分に合うかというのは、自分いしかわからないものです。書くことが好きでも、書くことは面倒と感じている人でもどのスタイルの手帳がベストなのかは自分で判断するものです。

そのベストな手帳とは、100円均一で手に入るモノかもしれませんし、10,000円掛かる高級手帳かもしれません。小さな小さな手帳で十分な人もいれば、手のひらサイズではスペースが足りなくなる人もいるでしょう。書き込むことよりも、手帳に挟むものが増えていく人もよく見かけます。自分のフィット感には、くれぐれも妥協することなく探し続けてみてくださいね。きっと見つかるはずですよ。

使っている間の耐久性と見た目

使う期間は一般的な手帳だと1年~1年3カ月ほどでしょうか。システム手帳はレフィル型なのでカバーは何年も長く使っていくことになるでしょう。いずれにしても、その使用予定期間で、ヨレヨレになったり、剥げたり、めくれたりすることなく使い続けられる質のものかどうかを判断して選べるといいでしょう。終盤に近づくにつれてボロボロになってしまうようでは、使うのも恥ずかしいときがあります。特にビジネスシーンで、お客様の目に触れることがあるなら重要視したい点になります。また、営業の商談、クライアントへの提案のようなシーンでは、より厚めの手帳のほうがお客様の印象を良くするのだそうです。

もちろんレイアウトも重要

とにかく自分に合った書き方、そして業務上で必要なことが見やすいレイアウトになっていることを条件とします。使っていくうちに感が掴めるものなので、始めのうちはお手頃な価格のもので試してみましょう。1日のスペースも横長のもの、ブロックタイプになっているもの、1ページを全部使うもの、時系列で書き込めるものとさまざまです。業務の流れを考えて選択するようにしましょう。1日のメモもアイデアも記録も書き込みたい人には、NOLTY360をおすすめします。1日1ページ使いなので、少々厚みはありますが、他にはないレイアウトが実現されています。オフィスでのデスク使いにも役立つ人は多いと思います。

人が見ても大丈夫なもの

手帳の中身についても言えますが、特にカバーの色やデザインについては気を配る必要があります。子供っぽいモノや、派手な柄のあるモノ、奇抜な色味は、ビジネスシーンには適しません。落ち着いていて、オーソドックスなものを選ぶようにしましょう。シンプルでもおしゃれな手帳はたくさんあります。愛着感を持って使い続けるためにもぜひ、許容範囲で気に入ったものを使ってください。

またお客様の前でメモを取るなら、毎日のスケジュールなどを書き込むページを開くことは避けましょう。どんな情報漏えいに繋がってしまうか分からないものです。必ず新たなページを使って、他のページがお客様の目に触れないよう徹底しましょう。

スケジュール管理をすることは自己管理をすることです。そのスキルはビジネスマンには当然身についているものとされ、その上にビジネスマナーが成り立ちます。しかし、実際はスケジュール管理の方法まで手取り足取り教えてくれる職場はほとんどないと言っていいでしょう。それは、その方法が多岐にわたり、人によって合う合わないも存在するからです。
それではその管理の方法にはどんなものがあるのでしょうか。
以下によく用いられるスケジュール管理の仕方をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

スケジュール管理のツールを決める

仕事は頭の中では覚えきれないほど膨大な量があります。そして忘れることや遅れたりすることは許されません。では、それをどう落とし込むかです。
一般的に使用されるのはスケジュール帳です。最近では様々なレイアウトやデザインのものが出回っています。特にその中でも、月間スケジュールと週間スケジュールが同時に管理できるものをオススメします。
月間スケジュールに関しては月の自分の流れを把握するために必要です。できればそこに、リストアップできるような余白があると望ましいです。記載の仕方は、狭いスペースなので簡潔に書くと良いでしょう。
週間スケジュールに関してはその日に行うことを細かく記載するために必要です。できれば時間帯の欄とリストアップの欄が一日で一緒にあるものがいいでしょう。そこには、その日にやるべきことと、時間が決まっている約束事を書き込みます。そうすると、やるべきことを開いているどの時間にすべきか目視で確認できます。

また、最近ではグーグルやアウトルックなどのスケジュールで管理をする、という人も増えています。行うことは、紙のスケジュールと一緒です。そのメリットとしては、持ち運びが便利であること、色付けなどがしやすいということ、通知のポップアップを設定できるということにあります。ただ、デメリットとしてあるのは、相手の前でスケジュールを確認する際、携帯電話を触るという行為がマナー違反ととらえる人も少なからずいるという点です。触る前にひとこと「スケジュール確認のため、携帯電話を触らせていただいてもよろしいですか」と声をかけるようにしましょう。

優先順位をつける

やるべきことを月の中でリストアップしておきます。それは月のTODOリストとして月間スケジュールにまとめておきましょう。そして、それぞれに重要度をつけます。例えば、ABCで付けてAが最重要だとします。それに合わせて締め切りを書き込みます。その横に、その仕事にどれぐらいの時間がかかりそうなのかも予測して書きましょう。重要度がAで締め切りが近いもの、時間がかかるものから順番に週間スケジュール落とし込んでいけばよいのです。所要時間鑑みて時間帯も決めます。出来なかったとしたら、何故できなかったのかを確認しながら次へ繰り越します。

まとめ

スケジュール管理の秘訣は可視化すること、そして物事の優先順位を決めることです。そうすることで時間を意識した行動ができ、自分の処理速度に関しても再確認することができます。ぜひこの機会に自身のスケジュール管理を見直してみてはいかがでしょうか。

会社での業務時間は決まっています。業務時間内に仕事を片付けてこそ、できるビジネスマン(ビジネスウーマン)となります。会社ではいかに効率的に時間を使うか、が問われますが、その基本となるのがスケジュール管理となります。本稿では、仕事で覚えるべきスケジュール管理の基本について解説いたします。

仕事はいかに効率的に時間内に終わらせるかが、鍵を握っています。上司に頼まれた仕事、顧客から依頼された納入等、仕事は全て時間を中心に回っています。限りある時間の中で、いかに効率的に仕事をするかは、スケジュール管理が全ての鍵を握っています。下記に、効率的に仕事を進めるためのスケジュール管理方法の流れを記します。

スケジュール管理の流れ

仕事のスケジュールを組み立てる際は下記の流れで行うと、スムーズに仕事を進めることができます。

①やるべき仕事をリストアップする
いわゆる「To Doリスト」です。先に「To Doリスト」を作成しておけば、仕事が増えれば追記すればよいですし、今抱えている仕事の分量も一目で分かります。やるべき仕事が多い、と思っていたが、「To Doリスト」を作ってみたら、意外に少なかった、ということは日常茶飯事なので、仕事の見える化の観点からも、やるべき仕事のリストアップは最初に行いましょう。

②仕事の手順を決める
リストアップが終わったら、どの仕事をどんな順番で行うかを決めます。午前や午後、顧客の訪問前や帰社後等、当日のスケジュールに合わせて、リストアップした仕事を割り当てていきます。
これを行うことで、このタイミングではこの仕事をする、と固定できるので、次に何の仕事をすべきか?、と迷う必要がなくなります。
ただし人間にはキャパシティーがあるので、当然詰め込み過ぎはよくありませんし、上司等から急な仕事の依頼もあるので、通常は多少余裕をもって手順を決めましょう。

③1週間や1か月単位での仕事のスケジュールを把握しておく
上記の①②は今日・明日の目先の仕事の進め方となりますが、仕事は長いスパンで進めたり、年中行事的な仕事も存在しています。これらの仕事を頭に入れておけば、目先の仕事と長いスパンの仕事、といった両方の観点から仕事の組み立てが可能になります。目先の仕事に集中しすぎて、毎年○月は忙しいのを忘れていた、とならぬように気を付けましょう。

無理なスケジュールは組まぬこと

仕事をいくら多く抱えているとは言っても、スケジュール的に実現不可能であれば、スケジュールを組んでも、逆に時間の無駄になります。実現可能なスケジューリングが、効率的な仕事を進めるポイントとなります。スケジュール等考えて、どうやっても仕事がこなし切れないのであれば、上司に相談しましょう。また大前提として、できもしない仕事を受けてはいけません。
自分のキャパシティーがまだ残っているかどうかは、何も管理をしていないと分からないので、常にリストアップした仕事内容を見つつ、自分のキャパシティーと相談することも仕事のスケジュール管理には大切となります。

まとめ

タイム・イズ・マネーと言われますが、会社にいる際に無駄に時間を過ごすわけにはいきません。特に多く仕事を抱えていれば、いかに時間内に多くの仕事を処理できるかが、その人のサラリーマン・OLとしての真価が問われる形となります。
うまくスケジュール管理をして、効率的に仕事を進めていきたいものですね。

ビジネス人気の関連記事
  • 会議
    スケジュール管理に必須のビジネス手帳の種類
  • 事務
    持ち物確認メールか届いたら行うこと
  • 報告
    新卒も転職組も要チェック!社会人が持っておくべきもの
  • 電話
    ビジネス手帳の賢い選び方とスケジュール管理方法
  • 女性
    オフィス服も豊富!プチプラアイテムブランド
  • プレゼン
    営業の外回りを快活にするバッグの工夫と選び方
おすすめの記事
business
ビジネス人気
 会社に入って1年もすれば、新しい新入社員が入ってきます。新入社員から見れば、入社1年以上の社員は立派な先輩。後輩には自分が手本になるつもり...
マナー
ビジネス人気
目次1 仕事時間の基本マナー2 情報に関する基本マナー3 会社のものの扱いの基本マナー 仕事時間の基本マナー 1日の仕事が始まった瞬間から、...
business
ビジネス人気
取引先に対して接待を行う機会があれば、取引先から接待を受ける機会もあるでしょう。接待を受ける側がお客様ということになりますが、たとえお客様と...