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打ち合わせは会話のキャッチボールができてはじめて成り立ちます。
そのためにはビジネスマナーに沿った話の聞き方と話し方ができている必要があります。
それらをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

話の聞き方のビジネスマナー

・姿勢
椅子には深く腰掛けず、背もたれに背中を座すけないようにしましょう。
猫背の方は、膝に置いた手を引いて体に寄せるか、腰に力を入れて座るようにしましょう。
腕を組んだり足を組んだりするのもマナー違反ですので気をつけてください。
話を聞いている際の手遊びや貧乏ゆすりは自分では気づきにくいものです。
癖になっている方は細心の注意を払いましょう。
・メモをとる
話している内容をまとめることは必要です。
どういう話になったか、何の約束をしたかは1日に数件打ち合わせがあると正確に記憶するのが難しいです。
その場合は「メモをとってもよろしいですか」と一声かけてメモしましょう。
ただし、ずっと紙の方を向いていては失礼です。
必要な時だけメモをとり、基本的には相手のほうを向きましょう。
・相槌をする
「はい」と返事をしながら話を聞くのは常識です。
頷きながら相手の話に耳を傾けるようにしましょう。
「はい」だけでなく、臨機応変に相槌も変えられるとよいです。
・話を遮らない
相手の話を聞いていて、話を遮って意見を述べたくなる時はあるかと思います。
しかし、相手が話し終わっていないのにこちらから話をするのはマナー違反です。
相手の話が終わった段階でまとめて意見を述べるようにしましょう。
・相手の目を見て話を聞く
相手の方向へ体と顔を向け、目を見て話すのはコミュニケーションの基本です。
しかし中には目を見ていると緊張してしまうという人もいます。
そういう人はネクタイの結び目を見るようにすると相手からは目を見ているように見えます。

話し方のビジネスマナー

・はっきりとした声で伝える
緊張していると声が小さくなったり語尾が消えてしまったりということはよくあります。
それを聞いている相手は、話し手に不信感を抱く可能性があります。
そうならないよう、落ち着いて深呼吸し一語一語を大切にして伝えましょう。
謝罪をする時は申し訳なさそうな声で、
嬉しいと時はうれしそうな声を出すなど感情も表現できるとよいです。
・正しい敬語を使う
敬語が正しく使われていないと相手に不快感を与える可能性があります。
よく間違われるのは、
尊敬語と謙譲語の使い分けができていない
自分の上司に敬称をつけて話してしまう
二重敬語を使ってしまう
などで注意が必要です。普段から正しい敬語が使えるよう、社内での会話でトレーニングしておきましょう。
・一文が長くならないようにする
説明の際「。」までが長い文章は相手に理解しにくいものです。
文を短く切り、接続詞などを使って相手にわかりやすい言い方を心がけましょう。
話す順番に関しても、結論から先に述べそのあと理由を説明するといった方法が
相手に理解してもらいやすいということでビジネスマナー化しています。

まとめ

長く仕事をし慣れてくると上記で述べたような基礎基本は疎かになりがちです。
しかし、相手は全く別会社でお客様である可能性もあります。
常にビジネスマナーにのっとりスマートな話し方ができるよう気を配りましょう。

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