ビジネスマネジメント

磨くべきスキルに気づくチャンス

新入社員の頃には、圧倒的に業務をこなす能力が欠けていることも考えられます。もしミスをしやすいことがらに気づいたら、その業務にはどんなスキルが必要になるかを考えてみましょう。そのミスひとつだけを考えるよりも、類似したミスを防ぐことにも繋げていくことができるでしょう。例えば、伝達のスキルが欠けていて、的確な言葉で表現できなかったという場合には、伝え方や言葉遣いを磨くことが必要になります。話をよく聞いていないことで起きたミスであれば、傾聴する、アクティブに聞くというスキルを伸ばしましょう。一朝一夕には身に付かないかもしれませんが、必ず自分も周りも助けるスキルのはずです。分からないことをそのままにせず、完全理解のために質問のスキルを磨くことが役に立つかもしれません。誰にでもミスはあるものです。ミスはミスではなく、ミスはチャンスと捉えて学びの要素をいつも見つけ出していきましょう。また上司や先輩からのフィードバックは、意識して相手の意図を読み取るように心がけてください。学びの要素は満載のはずです。

休憩することの大切さ

全てを完璧にこなそうとすると不思議とミスが増えるものです。ミスをして注意しなければならないなら、まずは、そのことだけをしっかり正確に完了できるように努めてみましょう。ミスをなくすことは、その積み重ねでしか叶わないのが現実なのです。確認しなければならないことが分かっているなら、自分を過信することなく、徹底して確認回数を設けましょう。チェックリストを作って確認することも効果的です。業務に詳しい先輩に確認の項目を聞いておくといいでしょう。何度確認してもミスをしてしまうようなら、一度、自分の許容量を見直すことも視野に入れてみましょう。ずーっと立て続けに取り組んでいるようなことはありませんか?集中力が途切れてきたなと感じる前に、休憩をこまめに取ることも、ミスを減らすのには効果的な手段のひとつだということを忘れないようにしましょう。

業務管理の工夫をする

やるべきことをうっかり忘れる、期限内に仕上げることができない、大切な書面の置き場所を忘れたり、捨てたりするというのは、自分の業務管理ができていない証拠です。自分の業務が頭の中で混乱していることも考えられます。スケジュールにしっかりと落とし込んで、タイムマネジメントと絡めて整理することが先決です。日ごと、週ごと、月ごとにまとめて、それぞれの期間で埋め込んでいくようにするといいでしょう。また、デスクや使用するキャビネットの中を整理整頓するだけでも、仕事のミスは格段に減らせます。一度にひとつのことを集中して行うことも可能にするので、正確性だけでなくスピードも上げることができます。これを複数同時進行でやろうとすると、相乗的に時間が余計にかかるのです。ただでさえ、職場というのは、他の業務が横から入ってきやすいものです。今自分が行っていることの的が絞れていないとすべてが中途半端になりやすいのです。整理整頓と言えば、パソコンの中のファイルの管理も重要項目となるでしょう。しっかりとフォルダ分けするなどしてファイルの保存場所を統一するようにしましょう。

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