ビジネスマネジメント

「cc」の使用について知っているということは、メールのメリットを知っていることになると言われるぐらい「メールが自分にとって重要なのか」を判断できる大切なものなのです。

ccとは

ビジネスシーンではメールのccをよく使います。メールを使うメリットの中でも効果が高いと言われるccの使い方をご紹介します。同じ内容のメールを3,4人の人に同時に送りたいという場面はよくあります。複数の人に送るメールの中に「cc」があります。ccとはCarbon Copy(カーボンコピー)と呼ばれ、複写という意味をもちます。その使い道は、確認や情報共有のためのものなのです。

ccは共有

ビジネスメールで使われるccですが、宛先の方に送るメインメールとともに、誰かその他の方とメールの内容を共有したいときにccを利用します。その内容を第三者に共有したいときに使うということです。ですから、気をつけなければならないことは、ccメールを送る相手を漏らさないこと、また、メインの宛先の方にも分かるようにすることなのです。

<書き方例>

宛先…○○株式会社○○様 cc…○○様

宛先が1人であっても、ccを入れる人が複数いるという場合もビジネスシーンではよくあります。この場合には、宛先は1人で問題ありません。つまり、ccの人の名は宛名に個別に書く必要はありません。より丁寧にしたいときならばccであることがわかるように宛名を書けばOKということになります。このケースでccの宛名を書かないと失礼にあたるということはありません。

メールでBCCを使うのは

BCCには注意が必要です。宛先やccとは明らかに違うからです。「BCCの送信先は宛先とccの人には見えない」ということです。共有を目的に、宛先またはccにメールを送る場合、BCCで送られているその他の宛先があっても、メールの画面に表示されないということです。BCCの宛先が、宛先やccの人にわからないということになるのです。そうなると、ビジネスの場面で、BCCの宛先は共有した相手として知らされないことになるからです。つまり、「知られてはいけない」という意味があるのです。上司に、「いかなる場合も共有せよ」といわれている場合などでしょうか。もし、知られるとまずいような極秘内容を誤って宛先やccを使ってしまうと大きな事態にもなることもあります。

「宛名」「cc」を正しく送信を

メールはビジネスシーンにおける連絡手段として欠かせないものですが、共有したい複数の人にメールを送る場合に宛先やcc、BCCを正しく使い分けることが必要です。また、受け取った相手に責任がある場合があります。しかし、ccの相手が読んでないというようなビジネスメールにおけるトラブルが起こる場合もあります。

まとめ

「共有したはずの相手が読んでいないのだから相手の責任だ!」と言いたいところですが、相手が上司だったとしたら…会社内のルールとして、上司も社員も共通理解をしておかなければなりません。「なぜ読んでいない!」と言う前に、このようなことが起こらないようにccの意図を共通理解することです。メール内にあるたいへん便利なccですが、宛先やBCCのことも含めて、会社でしっかりと共通理解しておけば、その会社の業績アップにまでつながるでしょう。

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