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ビジネスマネジメント

ビジネスマナーとして、メールの件名をいわゆる「Re:」で送り返すのは失礼にあたります。具体的な要件を丁寧に書き込むように習慣化することが大切です。件名というものは、具体的な用件を書き込み依頼書や見積書の送付、あるいは受け取りのことを相手に知らせるものです。

不十分な件名は誤解を招く

さて、詳しく見て行きますと、依頼の例をとると、件名を「依頼」だけでは不十分だということです。受け取った相手の立場に立ってみますと、「依頼」してきているのは分かりますが、何の依頼なのかが分かりません。「○○の依頼について」というのが、正しいビジネスメールの件名なのです。しっかりと具体的に書くことによって多くのビジネスメールの中から差別化ができるという利点があります。

ビジネスマナーとしてのポイント

件名は簡潔に!が原則です。「先日貴社よりご依頼を受けた「○○の依頼」についての弊社の考え方について」…いいですね。件名をみればどんな内容になのかが分かります。しかし、こういう件名の書き方の習慣がついてしまうと、「この人はまとめる能力のない人」というように思われてしまいます。「「○○」のご依頼に関する弊社の考え」でいいでしょう。

件名は20字以内に

よく、件名は20字以内を心がけようというビジネスマナーとしての考え方があります。ビジネスメールの件名は、相手に分かるように書かなければなりませんが、説明的な文章になってはいけません。件名が長く説明するような文章になってしまっては、それはビジネスマナーとしてふさわしくないと思っておいてください。

件名は簡潔に!

件名が20字以上になると途中で途切れることをご存知でしょうか。忙しい時に、ビジネスマンは「件名だけをみて、その優先事項などを判断する」場合があります。途中で件名が途切れていると、メールを一度開かなければ要件は分からないということになります。取引先の相手の方に対して失礼ですね。件名は簡潔に!は、ビジネスマナーなのです。

件名には数字を入れる

ビジネスにおけるメールに数字を使うとよいとよく言われます。日に何通かを送るばあいなど、「連絡1」などと入れると相手にとっては親切です。また、日付、時間などを入れるとよりいいでしょう。ビジネスメールは、日にたくさん来ます。受け取ったときに「数字を入れたい!」と思うこともあるでしょう。相手も同じように思っているのです。相手にとってわかりやすくなるように、数字を入れてあげるといいでしょう。

緊急度や重要度を伝える

緊急や重要といった場合には、ぜひ【緊急】【重要】と入れるようにしましょう。ビジネスマナーとして、ビジネスマンみんなが心していけば、かなり効率化されるのではないでしょうか。受信した宛名を見るだけで、重要度や緊急度が整理できるということになるのですね。

まとめ

ビジネスマナーとしてのメールの件名のポイントをご紹介しました。具体的な要件を丁寧に書き込むように習慣化することは、社会全体をより効率的にするかもしれません。これらのポイントについて、あなたの習慣というものを見直してビジネスメールを作成していきましょう。取引先の相手などにいい印象を与えるビジネスメールにしていきましょう。

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