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ビジネスにおいて、メールは、「報連相」の手段としていち早く上司に知らせたいときや取引先や顧客とのやり取りなどで、添付書類などを付けて送受信します。その際、メールの一行目には、送信先である「宛名」を書きます。

一般に送信先である「宛名」は、受信メールの宛先を見ればわかりますが、ビジネスメールの場合は、メールアドレスが個人ではなく、何人かで共有している場合があります。

そうなると、宛名のないメールとなって相手に送信され、その相手に対して大変失礼なことになってしまうのです。ビジネスにおける一般的な宛名の書き方についてご紹介します。

宛名の書き方

一般的な宛名は、「○○株式会社 総務課 課長 ○○○○様」と書きます。「会社名~部署~役職~名前様」の順です。相手との関係によっては、省略する場合もありますが(総務課 ○○さん など)相手との関係の中で変えるのであって、一般的にはこの順番にきちんと書くようにします。さて、メールの宛名で留意すべきポイントにはどんなことがあるのでしょうか。

担当が誰であるかがわからない時

取引先の担当者に送りたいが、その担当者の名前がわからないという場合があります。「○○様」という名字が分かっている場合はそれでもいいのですが、できれば「担当 ○○様」でしょう。「経理担当 ○○様」という書き方ですとビジネスにおいて間違いはありません。ただ、担当者の名前が全く分からない場合には、「経理担当者様」と書きます。

絶対にあってはならない宛名の表記ミス

メールの宛名で十分注意したいのは表記ミスです。苗字と名前を間違えたり、漢字を間違って使ったりした場合、取引先の相手が、役職者ならその後の取引にまで影響しかねないミスになってしまいます。また、宛名の間違いは4月によく起こることが多い間違いです。転勤や異動に伴って役職が変更になる場合には特に注意が必要です。名前はもちろんですが、社名や役職なども変わっている場合もあるので、注意が必要です。4月に入ったら、取引先から異動の資料を取り寄せるなどして、慎重にいきましょう。

社内の上司へメールを送る場合

社内メールの場合、直属の上司か、他の部署の上司かで宛名の書き方は異なります。

・直属の上司の場合

部長様

○○部長様

・他部署の部長の場合 人事部長様という書き方が一般的です。

英語でメールを送る場合

取引先によっては英語でメールを送る場合もあります。書き方は、担当者個人名~部署、役職名~会社名という順に書いていくといいでしょう。

場合によっては部署、役職名を宛名にします。

Dear Sales Manager 営業部長様

Dear Director of HR 人事部長様

「Dear」を省略するのもビジネスマナーでは許される範囲です。

まとめ

メールの宛名は、送られてきたメールを見ると、その人の社会人としてのビジネスマナーがあるかを判断されるものです。ですから、取引先などの企業にメールを送る場合、宛名には十分注意をして贈らなければなりません。そのために、ご紹介しましたいろいろなパターンの宛名の書き方を知っておいてください。また、宛名の中に間違いがあれば、それに続く内容について、受け取った相手が悪い印象を持つことになってしまいます。そんな事態になると、ビジネスマナーを知らないという評価になるのです。

ビジネスシーンにおけるお礼は、ビジネスが成功した場合や大きな契約が成立した場合などに送るものですから、感謝の気持ちの伝え方が重要になります。相手の厚情に対しての感謝の気持ちを自分なりに表現できるようにしなければなりません。また、送るタイミングというものも大切な要素になります。

お礼のメールを送る際の留意点

取引先への訪問は、日常よくあることです。また、新たな商品のセールスの場合には、数多くの会社を訪れることになります。そんな時、会社に戻って行うのが「お礼のメール」の送信です。また、自分の仕事をサポートしてくれている上司や同僚への報告やお礼も必要なことで、大切にしたいビジネスマナーです。そこで、お礼のメールを取引先や職場の人に送る際の留意点についてご紹介します。

簡潔に書くこと

「簡潔に」という言葉は、ビジネスにおいてよく使われますが、メールの場合、内容が「お礼」であったとしても簡潔に相手にその思いを伝えなければなりません。「自己紹介」「用件」「お礼の言葉」「締めのあいさつ」というように、一読して相手にお礼の気持ちが伝わればいいのです。シンプルな文章構成で送りましょう。

要点のみ短くまとめる

メールを送る相手によっては、1日に多くのメールを受信されている場合があります。その一つがあなたのお礼メールということになります。相手は、ザーッと流し読みのような感じで読まれるかもしれません。お礼の要点のみを伝える文章にして、お礼の気持ちが伝わるようにすることが大切です。読みやすさを考えると、1文にして50文字以内にするぐらいでいいでしょう。

言葉遣いの重要性

お礼のメールを送る相手とあなたとの関係で、その言葉遣いも変えなければいけません。例えば、かなり大きい取引になった相手なら「このたびは、ありがとうございました」ではなく、「このたびは、私共との取引をご検討、ご契約いただきましてお礼申し上げます」というお礼のメールにすることを心がけます。言葉遣いに困った場合には、相手からのメールの語調に合わせることで、失礼にならないでしょう。

お礼のメールを送るタイミング

来社され、契約などに至り、多大な感謝を伝えたい場合には、お帰りと同時にお礼のメールを送信します。相手が会社に戻られたときに、「おっ、もうお礼のメールが届いている!」と思わせることができるからです。いつもそうできるように、習慣をつけておくといいでしょう。いくら他の仕事が忙しくても、即返信することが、次の取引につながると思うことが大切です。

上司へのお礼の場合

本社に赴いたときに、上司から指導を受け、それに対するメールでのお礼や感謝の言葉を送る場合もあります。指導してもらった内容について感謝と尊敬の気持ちを伝えたいときは言葉選びが必要です。

例えば、

「部長の資料のすばらしさには、感心いたしました。」という何気ない言葉ですが、間違っています。「部長の資料は素晴らしいです。大変勉強になりました。」と送るようにしましょう。「感心いたしました」は、目上の方に対して使う言葉ではありません。

まとめ

忙しいときに、ついついいい加減になってしまいがちなお礼のメールですが、ビジネスマナーとしてはたいへん重要な意味を持ちます。お礼をするという「礼儀」は人の評価を大きく左右します。ビジネスシーンだけでなく、日ごろから小さなことでもお礼のメールを送る習慣をつけておくことが大切です。

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