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瞬時に送ることのできるメールです。日常のプライベートメールでは受け取ってからいつ返信しても大きな問題になることは少ないでしょう。しかし、ビジネスメールは違います。あっという間に送られてくるメールにどう対応すればいいか考えていきましょう。また、メール返信においてあなたの評価が上がる返信方法もご紹介します。

メールの優先順位って?

外出していて職場に戻り、いざパソコンを広げてみると、「おっ」という声をあげてしまうほどのメールが…数多くのメールが届いていたらどうしましょう。単純に新しいものから見て返信する、あるいは、古いもの(時間が経っているもの)から返信するということになるのでしょうか。こういった人が圧倒的に多いのです。一つ一つのメールに丁寧に対応することは間違いではありません。しかし、それでいいのでしょうか。メールの返信でビジネスマナーとして大切なことは、仕事上とても重要な「優先順位」というものなのです。

こんなときどうする?

具体的な事例で見てみましょう。午後五時、「やれやれ」と営業から戻ってきて、パソコンの受信メールをあけると、20通のメールが届いています。その中で不必要なものを除いて次のようなメールが届いていたとします。
古い順番に
・お客様から納品した商品不具合のクレーム
・取引先からの商品の見積もり
・お客様から見積りの依頼
・取引先からチェック依頼
・上司から報告書の提出依頼
・お客様から追加発注の依頼

常識的な対応

もちろん職種や業務にもよりますが、優先順位は、①お客様②取引先③上司という順番になります。また、「お客様」のクレーム対応は最優先にしなければならないでしょう。緊急かつ重要ということが言えます。あとは、お客様の重要度や返信にかかる時間などを考慮して、時間がかかるのならば「たいへん申し訳ございませんが、明日に必ずご連絡いたします。」という一文を送っておくといいでしょう。

取引先に対しては、緊急性の高いものがない場合は、先着順に、今日はできないという旨の連絡を電話で入れます。電話に出られなければ「本日は他の対応があり、申し訳ございませんが明日の連絡となります。」というメールを返信します。

相手に喜ばれるメールの返信の仕方

机上で仕事中に、メールが届いたとしましょう。もし、その場ですぐに返信できたら相手はどう思いますか。「おっ」ですね。場合によっては大切な取引先やお客様からのメールかもしれません。この驚きが、仕事を成立させることにつながるかもしれないのです。

あなたを訪ねてきてくれる人

パソコンに送られてくるメールは、「あなた」という人を訪ねてきてくれるという考え方をすると、やはり素早い対応(返信)を心がけるに越したことはありません。また、一歩進んでメール使いのうまい人の特徴として、返信のタイミングを心得ているということも言えます。メールという道具を使って、相手に喜びや感動を与えることができたら最高ですね。

まとめ

プライベートでないビジネスメールです。ほおっておくと大変なことになってしまいます。ご紹介しましたように、メールといえどもきちんと優先順位をつけて、対応するようにしましょう。相手は「あなたがビジネスマナーを知っている人かどうか」を評価します。帰社したときにあふれるメールがあったら大変ですが、そんな時こそ優先順位を活用です。

現在のビジネスシーンにおいては、文書などの郵送物よりも手軽であることから、また電話などの会話の記録を残すという意味でも、メールは非常によく使用される手段です。

気軽に使用できる分、ついつい礼儀を忘れてしまいがちなメールですが、自分が客やクライアントの立場であったとしても、傲慢な態度が滲み出てしまうような依頼文を書いてはいけません。常に会社の代表であるという意識を持ち、配慮や気配りを忘れないようにしましょう。

メールのポイントは時間?内容?

文書を送るよりも気軽にお願いしたい場合や、お互いに何らかの調整が必要な場合に使用します。

依頼メール作成の掟1…依頼する時間を検討する

メールは24時間いつでも送受信できるため、自分の都合だけで送信してしまいがちですが、相手の事情を考え、最良のタイミングで送ることが望ましいでしょう。必ず読んで返信してほしい事柄の場合は、月曜以外の朝いちに送る方が返信してもらいやすいと言われています。朝は多くの人がメールを確認するタイミングであり、取引先が土日休みの場合、月曜日は休日に溜まったメールをチェックすることが多いとが多いと考えられます。

依頼メール作成の掟2…短時間で理解できるメールにする

依頼内容も考えると、文書ほど慎重にならなくても良いのがメールの利点です。ただ、同じメールにいくつかのことを記載してしまうと、適切な回答を得られないこともありますし、冗長的なメールでは、相手が読み飛ばしてしまう危険性もあります。別件で連絡が必要な事柄がある場合は、なるべく別のタイトルをつけた別のメールで送りましょう。

また、同じ内容でも文書より短くすることを心がけます。改行や箇条書を効果的に使用するなど、伝わりやすい内容にする必要があります。

依頼メール作成の掟3…一方的な内容にならないように注意する

こちらが客やクライアントの立場であったとしても、どんな小さなお願いでも、相手に依頼する立場です。相手の都合を考え、一方的な内容にならないよう配慮が必要です。

依頼メール作成の掟4…お願いする理由(あれば、その期限や時間も)も記載する

なぜ、そのようなお願いをすることになったのか、その理由を記載することで相手の理解を得られやすくなります。

-----------------------------------<依頼メール例>--------------------------------------
株式会社△△
総務部 係長
○△ ○×○様

いつもお世話になっております。〇〇○の×××でございます。
前回の面談時に、○△様からもお問い合わせいただいた新たなストレージサービスを
ようやくリリースすることとなりました。
ぜひ近いうちに、新サービスの説明させていただきたく存じます。

次の面談日時候補日を以下のように挙げさせていただきましたので、
○△様のご都合をお知らせくださいますようお願いいたします。

○候補(面談日時)
2/1 (水) 14時から16時のうち、1時間ほど
2/2 (木) 10時から11時の1時間ほど
2/6 (月) 13時から15時のうち、1時間ほど

※上記いづれもご都合がよろしくない場合は、お知らせください。

それでは、ご連絡をお待ち申し上げております。

===以下、自分の署名====

===============

-----------------------------------------------------------------------------------------------

 

まとめ

現在のビジネスシーンにおいて、非常に重要な役割を果たすメール。便利な分、紙の文書よりもじっくり読まれません。分かりやすく適切な表現になるよう、誤解を与えることのなきよう、紙の文書よりもテクニックが必要なのかもしれません。どんな表現であれば、一番わかりやすく誤解のない表現となるのか、文章自体の長さも考え、自分なりの答えを見つけることが大切です。

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