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ビジネスマネジメント

他社を訪問するときは、来客を迎えるときと同じように、自分が会社の代表者であるという意識を持ちます。訪問に遅れないことはもちろんのこと、服装や言葉遣いなど、自社にいるとき以上に気をつける必要があります。本稿では他社訪問のマナーを紹介します。

受付で

会社には15~10分前に到着します。受付に行く前に以下のことを行います。
-面談開始時間・終了時間の再確認
-名刺・資料の再確認
-携帯電話・スマートフォンをオフかマナーモードに設定
-身だしなみのチェック
-マフラーやコートを脱ぎ、外側を中にして折りたたみ、片手で持つ
準備ができたら、約束の5分前くらいを目安に受付に向かいます。待ち合わせする場合は全員が揃ってから受付に行きましょう。受付では、会社名と名前、相手の部署名と訪問時間を伝え、取り次ぎを依頼します。以下のように伝えます。
「お世話になっております。○○社の○○と申します。○○部の○○様と○時からお約束があり、伺いました。」
約束があるという点を伝えると、スムーズに取り次ぎをしてもらえます。会社によっては訪問カードへの記載をお願いされる場合があります。その場合はカバンを足元に置いて書きましょう。
受付の人に部屋に案内されたら、お礼と会釈をして入ります。受付の人が部屋を出て、ドアを閉めるまでは席に座らないようにします。席を指定されたらそこに座りますが、指定されない場合はドアに近い下座に立って待ちます。座った場合、カバンやコートは椅子の上に置かず、足元に置きます。ハンガーがある場合でも、すすめられる前にかけることは避けましょう。

応接室・会議室で

担当者が現れたら、立ち上がって挨拶します。名刺交換をし、席をすすめられてから着席します。まず、「本日は○○の件で伺いました」と用件を述べてから話し始めます。資料を渡す場合は、相手が見える向きにして渡します。受付の人が飲み物を持ってきてくれることがありますが、相手にすすめられ、かつ相手が飲むまでは口をつけてはいけません。
特別な場合を除き、訪問は1時間ほどにとどめるべきです。時間が来ても、先方から帰るように言うことはありませんから、訪問する側でしっかり時間管理をする必要があります。話がひと段落したら、「では、よろしくお願いします」と言い、資料をまとめ始めます。コートやマフラーは会社を出るまではつけてはいけません。
最後に、時間を割いてくれたことへのお礼を言い、相手の後に続き部屋を出ます。見送ってもらったら、最後にもう一度お礼を言い、「失礼いたします」とお辞儀をし、会社を出ます。

まとめ

他社訪問のマナーのポイントは以下の通りです。
-丁寧を心がける
-すすめられるまでは行動しない
丁寧な言葉遣い、丁寧な態度をとることは常に気をつけておくべきことですが、訪問時には特に意識すべきです。ビジネスでは、訪問する側は、仕事つまりお金をもらう側であり、目下であるという考え方をします。相手はもちろんこちらに丁寧な態度をとりますが、それ以上に腰を低く、丁寧な態度で接するように心がけます。
相手の会社では、着席やお茶など、すすめられるまで行わないことが原則ですが、帰るときはこちらから積極的に行動します。とはいえ、時間を気にし過ぎて時計を頻繁に見てしまうことは失礼にあたるため、不安な場合は、時間配分を考えて練習を行い、時間の感覚をつかんでおきましょう。

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