ビジネスマネジメント

遠方で通夜や告別式に出席できない場合や、香典を辞退している場合には、代わりに故人に花を贈ります。これを供花(きょうか・くげ)と言います。本稿では、取引先に供花を贈るときのマナーを紹介します。

供花を贈る流れ

供花は祭壇に置かれるものです。祭壇のスペースは限られているため、贈る前には取引先に承諾を得る必要があります。その際には、葬儀社の名前と連絡先を聞いておきます。
取引先の了承が得られたら、葬儀社に連絡します。葬儀社には喪主の名前と日程を伝え、供花の依頼をします。供花を一つのみ贈るか、一対つまり二つを贈るかも伝えましょう。
通夜に贈る場合には通夜の日の午前中に、告別式に贈る場合には前日に手配を行うといいでしょう。最低でも3時間までには注文するようにしましょう。どうしても間に合わない場合には、自宅に飾るための後飾りを注文してもいいでしょう。
会社として贈るときは、会社名と代表取締役の名前を芳名名札として記します。連名も可能ですが、名前は3名まで、目上の人から順に書きます。それ以上の場合は「○○部一同」と記します。
清算は、出席当日に行うか、後日振込で行います。

供花の選び方

供花の相場は一つ10,000円から20,000円です。一対で贈る場合はもちろん2倍になります。まずは上司にいくつ贈るか確認して、葬儀社の人に伝えます。上司に一対贈るように言われた場合でも、スペースの関係で一つしか贈れないこともあるため、あらかじめ上司に一つでもいいか確認しておきましょう。
供花の種類は、予算を伝えれば葬儀社の人がアレンジしてくれます。白や黄色の菊が一般的ですが、宗教や地域によっては別の花を選ぶ場合もあります。
葬儀屋の供花では、花の種類の指定はできません。したがって、故人との関係が長く、好きな花や色が分かっている場合には、花屋に注文するという手もあります。斎場の近くの花屋や、全国にチェーン展開している花屋であれば、葬儀場に花を届けてくれます。派手な色やトゲがある花は避けて、アレンジメントを頼みましょう。花屋に供花を贈りたい旨と予算を伝えれば、アドバイスをもらえます。花屋に頼む場合には、葬儀社よりも時間がかかることが多いため、早めに注文するようにしましょう。

まとめ

供花のマナーのポイントは以下の通りです。
-連絡の順番を意識する
-故人や遺族の意向に合わせる
訃報を受けたら、まずは上司に相談し、供花を贈るか、予算はどうするか相談しましょう。次に取引先に、最後に葬儀社の順で連絡します。個人の判断で誰にも相談せず注文してしまうと、トラブルの原因になります。また遺族によっては、香典だけでなく供花を辞退していることもあります。上司の了承だけで葬儀社に連絡してしまうと、取引先の意向を無視する形になりかねません。気を遣ったつもりが、かえって礼を失した行動になってしまうため、連絡は忘れずに行いましょう。
供花には、香典代わりという役割のほかに、故人の魂を慰めたり、故人への尊敬やお世話になった気持ちを表したりするという役割もあります。相手の意思を尊重した上で弔意を示せるよう、マナーをしっかり意識しましょう。

Mistakeで相手を責めない

メールというのは、文字だけで伝えるものなので、面と向かって対話するときのように表情や声のトーンで語気を調節することができません。したがって、相手に間違いがある場合の指摘も、使う言葉や言い回しを工夫して表現する必要があります。強いネガティブな言葉を使うとたとえ、そういうつもりはなかったとしても相手は責められているような気分になってしまうものです。間違いに対して誰が間違いを犯したのかということを論点にしない心掛けを持ちましょう。

間違いという単語に「Mistake」や「Wrong」がありますが、ビジネスシーンのやり取りの中では、できるだけ使わないようにしたい単語です。「You made a mistake」というのは大変ストレートに責める感情が伝わってしまいます。「You are wrong」は相手に喧嘩を吹っかけていると思われてもおかしくない人格否定的な表現です。

間違いを柔らかく示唆する

どんなに相手の間違いが明らかであっても、「There seems to be an error」エラーがあるようですとErrorという単語を使うと和らげることができます。また、主語をYouにしないという点もポイントになります。他の表現として、「Could you please double-check the contents?」のように確認していただけますか?とすることで、相手に間違いの存在に気付いてもらうことも可能でしょう。「it looks like there was a misunderstanding.」としてお互いに誤解があるようですねと伝えてみることでも相手の確認を促すことができます。間違いを見つけたら、それに対する改善や解決が目的になるということを認識しましょう。そのためにはどういう表現をすればいいかを考えることが大切なのです。

明らかなことであれば訂正事項を提示

例えば、自社名や自社の人の名前のようなものは、こちらで明らかに間違いということが分かるものです。このような場合に限っては、指摘もすることなく、速やかに訂正依頼として、その内容だけを提示すればいいと思います。「I would like you to correct~」「Could you replace~」で表現が可能です。この場合も丁寧さをもった「依頼」の表現にすることがポイントです。

よくある勘違いリスクも回避

上記のように柔らかい表現を使っておくことのメリットは、万が一、その指摘のほうが間違っているというときに角を立てずに済みます。誰にでも間違いはあるものですし、その間違いに対して強く責め立てた挙句に、相手の間違いではなかったということになると、ただ自分の印象を悪くするだけで救いどころが無くなってしまいます。その際に逆に強く責め立てられても仕方ありません。最悪の場合、双方の関係性にひびが入ってしまうことさえあります。自分にもミスがあるかもしれないという可能性を常に念頭において謙虚に対応していくことが必要です。

社内でも社外でも配慮は必要

間違いの指摘に配慮が必要なのは、お客様や取引先はもちろんのことですが、社外の相手に留まりません。社内の上司や同僚、さらに部下に対しても同じことが言えるでしょう。

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