取引先やお客様のもとへお伺いする際はアポイントを取るのがビジネスマナーです。
突然お伺いすることは極力避けたほうがいいでしょう。
その際に電話を通じてアポイントをとるわけですが、その際にもマナーがあります。
アポイントをとる際のビジネスマナーをまとめましたのでぜひ参考にしてください。

アポイントをとる前に押さえておきたい常識

・アポイントをとる際は1週間前に
突然お電話をして明日のアポイントをとるのはマナー違反です。
来週のアポイントを今週にとるというつもりで計画的に業務をしましょう。
ぎりぎりになりすぎて相手の都合のつかない場合もあります。
ただし、あまり先の予定過ぎて相手が忘れてしまう可能性もなくはありません。
遠すぎず近すぎない予定を立てるようにしましょう。
・メールより電話でアポイントをとる
アポイントは電話でとるのがマナーです。
メールだと相手が気づかない場合もありますし、面識のない相手ですと失礼に当たります。
お電話の際に日程まで決めてしまい、電話で話した内容をメールでまとめてお送りするのであれば丁寧でよいでしょう。
相手の都合でアポイントが先になっている場合には、日程が近づいたところでリマインドのメールを流すとより親切です。
・要件をまとめておく
ただ「お伺いします」では相手が取り合ってくれない可能性があります。
「〇〇の件で」「〇〇をご案内させていただきたく」など要件を明確に伝えられるよう準備しましょう。
その際に所要時間を聞かれる可能性がありますので、目安も準備しておくとよいです。

電話の最中に話しておくべき内容

電話のおおまかな流れとしては、
名乗り「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇と申します」

相手の指定「〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますか」

要件「本日は、〇〇の件で直接お伺いしてお話させていただきたくご連絡をいたしました」

所要時間「〇〇時間ほどお時間いただけませんでしょか」

日程「ご都合のよろしいお日にちはございますか」

お礼と復唱「ありがとうございます。それでは〇月〇日〇曜日の〇時にお伺いいたします。よろしくお願いいたします」
となります。

日程を設定する際は、相手の都合に最大限合わせるようにします。
その日程について自身の都合がつかない場合は「大変申し訳ございません」とお詫びし、日程や時間をずらして対応可能か確認します。
日程や時間に間違いがないかどうかの確認ため、予定の詳細を先方にメールでお送りできるとより親切です。

準備すべきこと

お伺いする際には綿密に準備をする必要があります。
当日に困ることがないようにしましょう。
・必要な書類をそろえる
ご案内用の書類などをもれなく準備する必要があります。
当たり前のことではありますが、自分が話す内容以外にあったほうが説明がしやすい書類や
自分の想定していた話の流れと異なる場合の代替案などを準備しておくとよいでしょう。
・自分の話す内容をシミュレーションしておく
話術の優れた人に関しては必要ないかもしれませんが、資料の準備とともにしておくとよいでしょう。
それによって、何の資料が必要か、このような質問が来た場合にどう対応するかなど
答えを準備しておくことで打ち合わせをスマートに進めることができます。
・打ち合わせ会場への交通手段や所要時間を確認する
打ち合わせ時間の10分前には到着することを想定して、交通手段や所要時間を確認しておきましょう。
それによってその前の打ち合わせを何時までには切りあげなければならないかが異なります。
万が一遅刻をする場合は、開始時間の少し前に電話し、遅刻する旨を伝え、
到着予定時間を伝えるようにしましょう。

まとめ

アポイントをとるという行為は、今後のビジネスにおいての大切な一歩です。
ビジネスマナーにのっとり、スムーズでスマートな行動をとりましょう。

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