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ネットの普及により、仕事のコミュニケーションの大部分を担うようになったメール。
文面でのやりとりによって、言った言わないなどのトラブルが回避でき、
履歴が残るので後で見返す際もとても便利です。
しかし、その便利なツールにもビジネスの上ではマナーが大切です。
会ったことのない人に向けて送ることもありますので、
フォーマットや言葉遣い、送り先などに細心の注意を払わなくてはなりません。
であるにもかかわらず、ビジネスメールの書き方について教育がされないことがしばしばあります。
今回はビジネスメールをスタンダードな書き方について記載いたしますので、
今一度自身のメール内容を確認してみてください。

宛名の書き方

メールの文面の一番最初に宛名を記載します。
例えば…

(個人宛)
●●株式会社
営業部
▲▲様
(複数宛)
●●株式会社
営業部各位
(団体宛)
●●株式会社
営業部御中

基本的には、社名⇒部署名⇒(役職)名前 様という順番です。
各位とは、皆様方という意味なので様は必要ありません。

挨拶と名乗りの書き方

宛名の後すぐに内容に入るのではなく、必ずあいさつ文を挟みます。
シチュエーションによって異なりますが、
いつもお付き合いのある方にこちらからメールを送る場合には、
「日ごろ大変お世話になっております。○○株式会社の△△です。」
初めてメールを送る方には、
「初めてご連絡いたします。○○株式会社の△△です。」
などワンクッションと名乗りを入れるようにしましょう。

要旨の書き方

名乗りの後に、まず要旨を簡潔に説明します。
文面になるとどうしても相手に内容を伝えることが難しくなります。
どういう用件でメールをしたのかをまず記載しましょう。
例えば、
「次回の打ち合わせの日時についてご連絡いたしました。」
「いただいていたご質問に対して返答させていただきます。」
など、忙しい相手にも趣旨が伝わるように記載しましょう。

詳細の書き方

要旨でもでも説明しましたが、メールの文面はわかりやすく書くことが大事です。
詳細についても例外ではありません。
「6W3H」を意識することで、シンプルかつ正確に伝えることができます。
What(何を)When(いつ)Where(どこで)Why(なぜ) Who(誰が)
Whom(誰に)How to(どのように) How many(どれだけ)How much(いくらで)
また、この内容を箇条書きにすると効果的です。
長文になる場合には、
「長文となり申し訳ございませんが、ご一読くださいませ。」
と一文添えるとより丁寧でしょう。

結びの挨拶の書き方

挨拶で始まり挨拶で終わるのは、
会って話をしている時も電話で話をしているときもメールでも同じです。
内容に合わせてになりますが、
「今後ともよろしくお願いいたします。」
「ご確認よろしくお願いいたします。」
など、すっきりと文章をを締めくくりましょう。

署名の書き方

普段のメールでほとんど使用することはないですが、
ビジネスメールでは名刺代わりとなる大切な部分です。
フォーマットを作成し、あらかじめメーラー内に保存しておくとよいでしょう。
内容としては、
会社名、部署名
名前
住所
電話番号
ファクス番号
メールアドレス
は、最低限記載しましょう。
読みにくい場合にはフリガナを入れておくとより丁寧です。

まとめ

以上が、ビジネスメールの基礎中の基礎となりますが、いかがでしたでしょうか。
ありがちなミスとしては、
内容がまとまっておらず、何を伝えたいのかわからない。
やりとりに慣れていて、挨拶文を割愛している。
などがあります。
相手がどう印象を受けるかわからない文章でのやり取りであるからこそ、
基本マナーを忠実に守りたいですね。

メールはビジネスにおいて、今やなくてはならない存在です。
GmailやOutlook、フリーメールなど様々なメーラーが利用できます。
機能も日に日に進化し、いろいろなことができるようになりました。
その中でもよく使う機能で、TO、CC、BCC、転送がありますが、
どのように利用するのが正しいか理解しているでしょうか。
間違えて使用するとトラブルに繋がる可能性がありますのでご説明いたします。

メール送信時に使用する、TOの使い方

TOには、送りたい相手・確認してほしい相手のアドレスを入力します。
それが複数いる場合には複数入れることができます。
受け取った方は、自分以外に誰に同じ内容のメールが送られているかを
そこから確認することができます。

メール送信時に使用する、CCの使い方

CCとは、Carbon Copy(カーボン・コピー)の略で、複写という意味です。
TOがメイン送信だとすると、CCは複写を送りたい相手を選択することとなります。
TOに送ったものと同じ内容が、CCにも送られます。
ですから、上司やほかの人にも送った内容を知らせたい場合に使用します。
もし、CCで自分のもとにメールが届いた場合は、返信する必要はありませんが、
確認はしておかなくてはなりません。
また、メール本文の宛先の最後に「CC:〇〇様」と入れるとより親切です。
△△株式会社
〇〇様
CC:◎◎様
こうすることで、TOで受け取った人が返信をする際、
CCに入っていた人を入れ忘れることのないようにします。

メール送信時に使用する、BCCの使い方

CCとは、Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の略で、複写を隠す意味があります。
ですから、TOやCCや他のBCCはほかの人に宛先が表示されません。
複数の人に一斉に送信したいがお互いのアドレスを知らせたくない時に利用されます。
一斉送信を行う場合は、宛先を特定しないので、
「宛先多数につき、BCCにて失礼いたします」と添えるのがビジネスマナーです。

使い間違いに注意、CCとBCC

便利な機能である反面、使い方を間違えると大きなトラブルになることもあります。
ありがちなミスとして
BCCで送るべきメールをCCで送ってしまうというケースがあります。
CCのメールアドレスは、TO・CC・BCCの受信者であれば見ることができます。
メールアドレスは個人情報です。
お互いにメールアドレスを知っている、
名刺交換をしていることを確認した上でメールを送りましょう。

メール送信時に使用する、転送の使い方

受け取ったメールの内容を別の人にも知らせたいときに使用するのが転送です。
転送をすると件名に「FW(forward)」(フォワード)が付きます。
件名を見ただけでそれが転送だとわかるので、FWは削除しないのがマナーです。
また、基本的には加工はNGでそのまま送ることが求められますが、
本文に転送の経緯を書くようにするとより伝わりやすいです。
そのほかの部分は触らずに送りましょう。

まとめ

メールの宛先間違いは大きな問題になります。
資料を送る相手を間違えて情報漏洩になってしまったり、
内容によっては相手を不快感を与えてしまったりします。
便利だからこそ注意して送る必要があります。
送信ボタンを押す前に、メールの宛先はあっているか、
しっかり確認をするようにしましょう。

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