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ビジネスシーンにおいて取引先や顧客との打ち合わせというものはつきものです。打ち合わせを行う時には、こちらから出向いて、喫茶店やカフェのお店での打ち合わせが多くなります。ここでは、この喫茶店などでの打ち合わせマナーについてご紹介します。

喫茶店での打ち合わせ、どの席で待つ?

街の喫茶店やカフェでの待ち合わせです。プライベートではなく、ビジネスですから、あなた自身が10分から15分前には到着して相手を待たなければなりません。また、その席についても、喫茶店等の座席の配置にもよりますが、できるだけ打ち合わせが静かにできる席を選んで待つことが必要です。できれば入り口から遠い方で、入り口が見える場所が理想です。見えない場所は打ち合わせ相手が来られてもわからないことがあります。また、相手が来られたら、手を挙げて起立してお迎えし、ご案内しましょう。

席の選び方

上述しましたが、先に喫茶店に入って相手を待ちますが、どの席に座って待つのがいいのでしょうか。「下座に座る」が基本です。上座と下座の決め方は、入り口より遠い席が上座と覚えておくことです。窓側と通路側という位置関係になっている場合には窓側を上座と考えるといいでしょう。

喫煙席?非喫煙席?

さて、ビジネスマナーとして、喫煙についての考え方です。打ち合わせ相手が喫煙者とわかっている場合は、あなたが非喫煙者であっても喫煙席で待つようにします。相手が喫煙者かどうかわからない場合かどうか分からない場合、非喫煙席で待つのがビジネスマナーです。喫煙席が空いたら移動するぐらいの気配りは、相手を喜ばせます。

注文の方法

また、ビジネスマナーとして大切なことは、飲み物の注文です。基本は「何になさいますか。」と声をかけ「アイスコーヒー」なら、店員さんに「アイスコーヒー2つお願いします。」ということです。打ち合わせをする相手と注文を揃えるのがマナーなのです。あくまでも仕事の打ち合わせをするためのビジネスシーンにおける注文ですからお腹がすいているからといって食事をするためのものではありません。

また、「任せるわ。」と相手が言われたとしたら「では、ホットコーヒーでよろしいでしょうか。」と一応訪ねてから注文するようにします。要するに、打ち合わせが主ですから、一般的に時間がかからず、打ち合わせがスムーズに進むようにコーヒー類がいいですね。

打ち合わせで上司が一緒の場合があります。「上司が一緒なら同じものを」が基本です。まして、上司より高いものを注文するのはマナー違反です。ビジネスマナーとして迷わず上司と同じものにします。上司が先に注文するのを待って「同じものを」と頼むか、上司に何を頼むか聞き「私も同じものを」と店員さんに伝えるようにします。

まとめ

喫茶店などに出向いての打ち合わせは、社内で誰かが接待してくれるわけではありませんので、このようなビジネスマナーを知っておくといいでしょう。普段とは少し違うビジネスマナーが求められるのですね。打ち合わせをする相手ももちろん、こんなマナーは知っている方でしょう。きちんとすることで、あなたの印象も変わります。打ち合わせもスムーズに進むことでしょう。

移転祝いなどで花をもらったら、お返しのことはもちろん、花の取り扱いにも気を配る必要があります。本稿では、花をもらった後のマナーについて紹介します。

花の扱い方

花はラッピングされて贈られてきます。花を受け取ったらすぐにラッピングを外し、花に呼吸をさせましょう。きれいな包装だからと言ってそのまま飾ってしまうと、花がすぐに傷んでしまいます。ラッピングを外したら、受付やオフィスの入り口(室内)など、来客の目に入る場所に並べましょう。通行の邪魔にならないよう壁沿いに並べるといいでしょう。縦に細長い台がついたスタンド花は、3日くらい後に業者が台を回収に来ます。このときに木札も片付けられるので、このタイミングで、すべての花の木札を外すといいでしょう。スタンド花がない場合は、花が少ししおれてきたら札を外します。贈り主が近々訪問する予定であれば、そのときまでは木札を取らずにおきますが、しおれた花を剪定するなどして見栄えの良さを保っておきましょう。
胡蝶蘭は頻繁な水やりが必要ありません。7日から10日に1回、根元に向けて水やりをします。枯れた花をそのままにしておくと、他の花もすぐ枯れてしまうため定期的に剪定を行います。他の種類の花は、土の表面が乾燥してきたら水やりをします。ずっと室内においておくと乾燥しやすいため、植物の状態によく気をつけておきましょう。
花を剪定していくと、だんだん鉢が寂しくなってきます。見栄えが悪くなってきたら元気な花をまとめて花瓶に生けてもいいでしょう。いただいた花をなるべく長く楽しめるように工夫しましょう。

お返しは必要か

お祝いで花をもらったときのお返しは、基本的には不要です。取引先との関係などからお返しが必要と判断されたら、花の値段の半分くらいの品物を贈ります。お返しは、個包装になったお菓子や、会社で使う文房具などの事務用品が最適です。カタログギフトを贈ってもいいでしょう。ハンカチは「手切れ」という意味をもつので、避けたほうが無難です。
お返しの品にはお礼状を添えます。お礼状には、花を贈っていただいたことへの感謝と、お世話になったことへお礼、今後の抱負などを書きます。「栄転」や「昇進」は、自分自身には使えない言葉なのでそれぞれ「転任」「着任」と言い換えましょう。
品物は、いただいた日から1週間以内には贈るようにします。品物を贈らない場合でも、お礼状だけは必ず送るようにしましょう。

まとめ

花をもらった後のポイントは以下の通りです。
-花の世話は率先して行う
-お礼は迅速に行う
花は生きています。手間がかからない植物でも、長期間水やりをしないともちろん枯れてしまいます。贈ってくれた人の気持ちを考えれば、もらったまま放っておくことはできないはずです。花の世話はそこまで時間がかかるものではありません。他人任せにするのではなく、時間を決めて率先して行いたいものです。しっかり世話を行い、贈り主が訪問したときに美しい姿を見せられるようにしておきましょう。
移転や支社設立などは、会社が大きく変化する機会です。社内がバタバタしているときにお祝いをもらうと、お礼を後回しにしてしまいがちです。しかし、迅速な対応はビジネスの基本。どうしても忙しいときは、電話でもいいので贈り主に連絡し、お礼の言葉を述べましょう。
贈り物と贈り主、どちらにも思いやりを込めて接しましょう。

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