事務

誠意を込めて接する

営業に配属されると、始めの仕事が電話でお客様にアポイントを取ることを指示されることも多いです。このテレアポ業務に抵抗を感じる人は少なくないでしょう。新卒の場合は、自分がビジネスマナーとしての言葉遣いがきちんとできるかどうかも大きな不安要素になりますよね。その不安や緊張は、声に乗って相手に伝わってしまうことを知っておいてください。慣れていないんだなということが分かると、電話の向こうの相手に、話を聞いてもらう確率を下げてしまいます。とはいえ、言葉遣いに自信が持てるようになるには、場数を踏むことが一番です。電話を掛けるときは、必ず姿勢を正し、笑顔で発声することを心掛けましょう。顔の見えない相手に対する礼儀でもあります。そしてその心の姿勢は、必ず電話の向こうの相手にも伝わるものなのです。姿が見えないからと歪んだ姿勢で話したり、ふんぞり返って取り組むようなことはご法度です。さらに、自信のなさから、猫背になったり、デスクの上にあるものをせわしく触りながら話すことも控えましょう。

営業は一回一回が新たなトライ

電話でのアポイントを取りたいときに、断られることは、思っているより多いかもしれません。なかなかうまくアポイントを取ることができなくて、落ち込んでしまうこともあるでしょう。何件断られることが続いても、一回一回で気分を切り替えることを身に付けるように努力してみてください。きっと結果が変わってくるはずです。何度も断られることや話を聞いてもらえずにガチャ切りされることが続くと、「また、どうせ断られる」という思いが芽生えてくることがあります。その気持ちを抱えたままで次の電話を掛けると、その心境が声や言葉に出てしまうのです。掛ける側にとっては100件目かもしれませんが、電話を受ける相手にとっては、いつのときも初回の一回目なのです。下がった気持ちでトライするのはもったいないことだということを心に留めておきましょう。

話しながら考えるでは遅い

電話でアポイントを取る際に、電話で話すということと、話す内容を考えることを切り離しましょう。電話をしながら、考えるということをやめるということです。これでは、電話の向こうの相手に話を聞いてもらうトークが難しいのです。電話を掛ける前にトークの内容を十分に考えておくのが得策です。トークスクリプトとも言われます。相手が聞こうとしているのに、何を話すのかドギマギしていては話にならないでしょう。聞いてもらうための話の流れと内容を考えることは、とても重要なポイントなのです。また、その際に、断られる言葉に対する返し方も考えておきます。たとえ、断られたとしても、目標とするのは、再度、電話を掛けさせてもらう機会を取りつけること、相手についての何らかの情報を得ることです。そのためにも、相手が魅力を感じるような、こちらのメリットをトークスクリプトの中に盛り込む必要があります。闇雲に掛けっぱなしすることではなかなか成果が上がらないのです。これらを積み重ねることによって、一回一回の電話の質を上げていくことができます。つまり、アポイントが取れる確率も上がってくるということです。

情熱的でも冷静に

現代はストレス社会と言われます。経営者もマネージャーも、社員も皆、何らかのストレスと日々直面しながら毎日の業務をこなしています。重責を抱える経営者やマネージメント層の人たちは、ストレスをうまくコントロールできないと、毎日が針のむしろのような感覚なのではないでしょうか。針が刺さってしまわないように心身の緊張状態を保ち続け、そのことでどっと疲れを感じることもあるでしょう。

それでも、会社では部下を鼓舞する役目もになっています。鼓舞する本人が疲れ切っていては、伝達力は弱いものとなります。元気に活き活きと、何よりも仕事に情熱をもっていなければ務まりません。情熱的になるとここぞという頑張りどきに意気込んでしまいがちですが、管理職は常に冷静さを携えていなければなりません。
ものごとを俯瞰してみなければならないからです。これがマネジメントの難しい部分でもあります。

危機こそ冷静さの出番

困難や危機に瀕したときも、管理職はそこに判断や意思決定を下していかなければなりません。困難や危機というのは、不安になったり、恐怖を感じさせるものです。精神的なタフさがないと、すぐにネガティブな気持ちに覆われ、そんなときに冷静さを保つのは至難の業です。

年齢が高くなると、冷静さを失うリスクが高まります。身体の変調が起きやすくなるからです。身体と心は繋がっていて、常に影響し合っているものです。若いときには、精神的に乗り越えられたことでも、身体の機能の低下や、エネルギーの降下、神経やホルモンバランスの崩れなどが、心を安定させることを妨げるようになります。

冷静さのキープに役立つ方法とは

どんな状況の変化があるにせよ、冷静さはキープしなければなりません。日頃からの心の安定を図る習慣は欠かせないものになります。一流と呼ばれる人たちは、何よりも自分の心身のメンテナンスを重要視すると言われます。自分の心身の状態が、企業や組織の意思決定や判断に大きく影響を及ぼし、良い波紋も悪い波紋も、企業の業績や成長、部下の成長、また社会に反映されることを知っているからです。

自己の心身状態をコントロールしていくには、自律神経のバランスを整えておくことも大切です。大きなストレスを抱えたまま長期間を過ごしてしまうと、そのバランスはとてももろくなっていきます。現代人は、平常時でも交感神経が優位になる傾向が強いと言われます。バランスが崩れ、副交感神経が働きにくい状態、つまりリラックスできない状態が続くと、イライラ感が増したり、免疫力が低下すると言われています。逆に交感神経が働きにくくなると、注意力が散漫になり、間違いや物忘れが多くなります。

上司の立場になったなら、特に、自分の自律神経の状態が組織や部下に大きな影響を与えていくことを自覚しなければなりません。まずは、時間に追われない先手先手の進行を心掛けることが大切です。また、自分の心や脳が喜ぶことを積極的に取り入れていくことをおすすめします。日記を書く、睡眠時間を削らない、心底音楽を楽しむ、身体にいいではなく、心身が喜ぶ適度な運動を日常生活の中に取り入れるなども効果的と言われています。

ビジネス人気の関連記事
  • 会議
    スケジュール管理に必須のビジネス手帳の種類
  • 事務
    持ち物確認メールか届いたら行うこと
  • 報告
    新卒も転職組も要チェック!社会人が持っておくべきもの
  • 電話
    ビジネス手帳の賢い選び方とスケジュール管理方法
  • 女性
    オフィス服も豊富!プチプラアイテムブランド
  • プレゼン
    営業の外回りを快活にするバッグの工夫と選び方
おすすめの記事
business
ビジネス人気
ビジネスにおける電話の受け方の基本的な部分も非常に大切ですが、電話でかかってくる内容もさまざまです。ビジネスマナーとしての電話の受け方を基本...
business
ビジネス人気
手紙やメールで、役職のある方に宛名を書くこともあります。「さあ、たいへんです。」というのも、送る相手が役職のある方なら、その宛名の書き方で迷...
スーツ
ビジネス人気
目次1 疲れを軽減してくれるグッズ2 荷物をコンパクトにするグッズ3 バスアイテム用グッズ 疲れを軽減してくれるグッズ フットレスト 出張で...
business
ビジネス人気
 ビジネスシーンでは新人であっても上司や先輩、同僚に仕事を依頼するケースがあります。そんな時は自分がどんな指示を受けたら分かりやすかっか、と...
プレゼン
ビジネス英語
目次1 業界、製品、自社専門の英語攻略2 完璧さを求めず、伝わることに徹底する3 要点に絞った伝え方、聞き方 業界、製品、自社専門の英語攻略...