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手紙や文書を送付する時に書く宛名ですが、ビジネスシーンにおいては特に相手に失礼の内容にしていかなければなりません。特に、敬称は相手に対して敬意を表すものですので、十分注意する必要があります。

手紙における敬称の使い方

「様」や「殿」は、一般にも使われる敬称です。相手の名前や役職名の下に付ける言葉で、相手に対して敬意を表す言葉なので敬称と呼ばれています。この手紙における敬称の使い方を知らない若い人が増えているのも事実で、パソコンや携帯電話に慣れすぎているために起こってしまうのでしょう。

敬称が持つ意味

手紙の宛名の書き方で大切なのが敬称です。結構多くの人が、その使い方の間違いに気がつかずに使っている場合があります。適切に使い分けることでその間違いをなくしていかなければなりません。それぞれの意味をご紹介します。

【名前の下に付けて尊敬語にする敬称の5例】

1.「様」

「様」は目上の方(上司も含めて)、目下の方に限らず、また男女関係なく使われる敬称です。敬称の中で一番使われています。

(使う場合の例):○○ ○○様、役職名を書く場合は、「○○ ○○総務課長様」ではなく、「総務課長 ○○ ○○様」というように書きましょう。

(連名の例)連名の場合、それぞれに「様」を付けることです。時々見かけますNG例が、「様」をお二人の間に一つだけ書くことです。○○ ○○様 その左隣に○○様というように書きます。

2.「殿」 「殿」はビジネスマナーとしては、一般的に、宛名が役職名という場合に使います。

(使う場合の例):人事部長殿 あるいは○○株式会社 人事部長殿と書きます。

3.「御中」 一般的には、クイズなどの応募をするときや返信用封筒で使用します。

(使う場合の例):○○編集部○○クイズ係 御中や、人事課行という「行」を二本線で消して御中と書きます。ビジネスにおいても同様で会社や学校、団体の組織に対して用います。ですから、この「御中」は一般の敬称ではなく、その組織にいる人宛のものだということを意味します。

(使う場合の例):○○株式会社 御中

4.「各位」 複数の会社宛に同じ文書を送る場合に用いられます。よくある間違いが「内容が違うのに会社に送る」というケースです。御中を各位と同じように使われているミスです。多くの送付物のある会社ですから、混同するのは仕方がないことと思わずに、これもしっかりとしたビジネスマナーであることを心していただきたいものです。

(使う場合の例):○○会員 各位 また、○○会員各位様というような書き方も目にします。「各位」は、皆様方という意味です。「各位様」のように様を付けるのは間違いです。

5.「ご一同様」

送るのは一通ですが、会社の皆さんで共有して欲しい場合には、この「ご一同様」を用います。

(使う場合の例):○○株式会社 ご一同様

まとめ

ビジネスシーンで必要かつ大切な宛名の書き方ですが、意外と知らないのが現状です。お客様をはじめ、取引先に対して失礼のないように再確認してください。「各位様」などのように、こちらが丁寧に書いたつもりでも、失礼にあたるビジネスマナーなのです。最近では、年賀状などもパソコンで作成可能となっていますが、手紙や文書を送付するときにはやっぱり手書きで出したいものです。敬称は相手に対して敬意を表すもの…覚えておいてください。

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