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飲み会の企画や会場の手配などを行う役割を幹事と言います。幹事は目下の者が行うことが多い仕事です。業務を任せられる布石にもなるため、失敗せずに行いたいものです。本稿では幹事の仕事について紹介します。

飲み会の準備

飲み会の幹事を頼まれたら、以下の仕事を行います。
1.参加者リストの作成
どんな飲み会かによって参加人数が大きく異なってきます。どの範囲まで呼べばいいのか上司に確認し、参加者リストを作りましょう。参加者リストは会社の共有フォルダにテンプレートがあることが多いので、それを利用しましょう。ない場合は自分で作ります。エクセルファイルに名前と部署名をリストアップし、その横に○か×か△を選べるドロップボックスをつけます。
2.候補日の決定
飲み会は金曜日に行うことが多いですが、会社でノー残業デーがある場合はその日にしてもいいでしょう。みんなが参加しやすい日を選びます。候補日を3つくらい挙げ、参加者リストのドロップボックスを候補日の数だけ作ります。
3.会場選び
参加者の範囲が決まったら、人数がだいたい決まってきます。人数に合った会場を選びます。人数が多い場合は、半個室やワンフロア借りられる場所がいいでしょう。
4.日程を決めるためのメールを送信
会場が決まったら参加者リストを共有フォルダに入れてメールで送信し、期限を決め、各自にドロップボックスで参加可否を選んでもらいます。○が最も多い日か、主役の人が来られる日程でセッティングします。
5.会場予約
人数がだいたい確定したら、会場に予約の電話を入れます。その際には人数変更がいつまで可能か確認しておくといいでしょう。
6.周知メール
最後に、参加予定者にメールを送ります。メールには飲み会の種類(歓迎会、忘年会など)と日時、会場の名前、会費、地図のリンク、幹事の連絡先を記載します。
参加者リストに記入していない社員や、△になっている社員にはこの時点で予定を口頭で聞いておきましょう。
7.会費集め
会費は飲み会の前に集めておきましょう。会社の金庫などに保管しておき、飲み会当日に会場に持って行きます。誰が払ったか分かるように、参加者リストを印刷してマークをつけておくといいでしょう。

飲み会当日

会場には誰よりも早く行きます。全員が集まるまでは席に着かず、案内役に徹しましょう。社員から場所が分からないなどと連絡が入ることがあるので、携帯電話は肌身離さず持っておきます。
開始の挨拶や締めの挨拶を頼まれる場合があるので、短いスピーチを考えておきましょう。
飲み会中は席に着くより立っている時間の方が多いかもしれません。店員を呼んだり、空いたお皿を片付けたり、酔っ払った人を介抱することは幹事の仕事です。常に全体に気を配り、みんなが楽しめているか確認します。

まとめ

幹事の仕事のポイントは以下の通りです。
-計画を立てて行う
-広く気を配る
幹事の仕事はたくさんありますが、しっかり計画を立てて行えばそこまで難しいものではありません。計画を立て、その通りに行動することは仕事にも求められる能力です。幹事はあまり目立たない仕事ですが、手際よくこなせば仕事を任せてもらえるきっかけにもなります。
飲み会が楽しいものになるかどうかは幹事の腕にかかっていると言っても過言ではありません。会場選びなどの準備のほか、飲み会中も全体をよく見回し、空のグラスやお皿が積み上がっていないか、飲み物がない人がいないかなどを確認します。たくさん飲んで楽しむことは別の機会にゆずって、最後まで気を抜かずに幹事業を行えるようにしましょう。

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