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お世話になっている取引先をもてなすことを接待と言います。接待は少人数で行うことが基本なので、普段の飲み会以上にマナーに気をつける必要があります。本稿では接待を行う際のマナーについて紹介します。

接待の場のセッティングを依頼されたら

接待に誰を呼ぶか、いつごろ行うかは上司から指示があります。指示を受けたら、会場決定などの前に、まず取引先に電話でお誘いの連絡をします。接待の場では、目下の人が目上の人を誘うことは失礼にあたります。「課長の○○の代理でご連絡させていただきました」と、上司の代わりに連絡していることを述べましょう。「接待」という言葉は使わずに、「ご招待したいお店がある」などと、間接的な表現を使います。その上で相手の予定を確認しますが、「来週後半ごろ」や「来月前半ごろ」などと、ある程度こちらから時期を限定した方が予定を決めやすくなります。話し合って、候補日を3つほど決めましょう。
次に店選びです。取引先の好みに合わせた店を選ぶことが一番なので、好みが分からない場合は、苦手な食べ物やアレルギーがないか電話をしたときに聞いておきましょう。他に店を選ぶポイントは以下の通りです。
-個室の有無 接待は個室で行うことが基本です。
-場所 取引先から近すぎず、遠すぎない場所を選びます。
-予算 会社で接待の予算が決まっている場合、収まるように。
-営業時間 閉店時間が早すぎる店は避けましょう。
店が決まったら、事前に一度来店して雰囲気や料理を確認しておくといいでしょう。問題がなければ予約しましょう。また、必要であれば手土産を用意しておきます。
場所と日時が確定したら、取引先にメールで連絡しましょう。店のホームページと地図を添付することを忘れずに。接待なので、コースの名前や料金などは絶対に書いてはいけません。

接待当日

接待当日は、自社の参加者と共に15分くらい前には店に到着しておき、席次を確認しておきましょう。重役など特に重要な相手は店先で迎えます。
接待中は、仕事の話だけにならないよう、幅広い話題を提供しましょう。天気やニュース、趣味、食べ物の話など、プライベートに立ち入りすぎない話題を選びましょう。
お酌をするのは目下の人の仕事です。上司と取引先のグラスが空いている場合、まず取引先のグラスにお酌をします。取引先の人にお酌をしてもらう場合は、「恐れ入ります」と言いながら両手でグラスを持ちましょう。お酒が弱い場合でも、注いでもらったグラスに全く口をつけないのは失礼にあたるので、一口もしくは一杯だけ飲んで、さらに飲むよう促されたら「申し訳ありません。お酒は苦手なもので」と正直に言いましょう。無理をする必要はありません。
お会計は、相手に気づかれないようにさりげなく行います。トイレなどで中座するついでに支払いをしてしまいましょう。手土産は帰るときに渡します。

まとめ

接待のマナーは以下の通りです。
-接待の目的を理解する
-上司を立てる
接待の目的は、取引先との交流を深めるためだけでなく、謝罪や、契約を結んでもらうなどさまざまです。目的によって話す内容や取るべき態度も異なってきます。上司に接待のセッティングを依頼されたときに、どんな目的で行うものかをしっかり確認しましょう。
接待は上司同士の話し合いの場です。取引先に電話やメールをするときも上司の名前を出すことを心がけましょう。接待中もメインは上司です。会話に参加することは大切ですが、長時間会話の中心になることは避けるべきです。上司同士が会話に集中できるよう、控えめな態度を心がけましょう。
接待は取引先との関係を良好に保つために大切な機会です。相手に気持ち良く食事をしてもらえるよう、気を配りましょう。

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