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外出先からも気軽に連絡が取れるツールである携帯電話は、いまやビジネスに欠かせない存在になっています。いつでもどこでもかけられる一方、固定電話以上に配慮する必要があります。本稿では携帯電話のマナーについて紹介します。

取扱いの注意点

携帯電話はどこでも持ち歩けることから、紛失しやすいものでもあります。取引先の情報が入った携帯電話は特に紛失に注意しましょう。首からぶら下げられるストラップや、体から離すとアラームが鳴るキーホルダーなどがあるので、心配な場合はそれらをつけます。ただし、仕事で使うものですからあまり派手なものは避けたほうがいいでしょう。また、携帯電話には必ずロックをかけ、万が一紛失した場合でも情報が漏れないように配慮しましょう。
取引先から上司や同僚の携帯電話番号を教えてほしいと言われても、本人の了承がない限りは教えてはいけません。「申し訳ありませんが、会社の規則で申しかねます」と丁寧に断ります。緊急の場合はこちらから担当者に連絡し、折り返しお客様に連絡をするように伝えます。
携帯電話を仕事で使っている場合は、常に持ち歩いておくべきですが、来客時や大切な会議のときには電源をオフにしておきます。また、仕事中は移動中を含め常にマナーモードにしておきましょう。

かけるとき、受けるときの注意点

初めての相手には、会社の固定電話にかけることがルールです。たとえ他の社員が名刺交換をしていても、自分が初めての場合は固定電話にかけましょう。
名刺交換をして、携帯電話の番号を知っている場合でも、基本は固定電話にかけましょう。ただし、会社を不在にすることが多いので携帯電話にかけてほしい、とお願いされた場合には携帯電話にかけてしまってかまいません。
携帯電話をかけるとき、受けるときには以下の点に注意します。
-時間
いつでもかけられるからといって、早朝や夜中にかけることは避けるべきです。たとえ社内の人間にかける場合にも、常識的な時間にかけるようにしましょう。緊急事態などでどうしても急いで連絡しなければならない時は「朝早くに/夜分遅くに申し訳ありません」と一言添えましょう。また、緊急時以外は昼休みの時間も避けましょう。
-場所
騒がしい場所や、電波が悪い場所からはかけないようにします。電車に乗っているときにかかってきたら「申し訳ありません、ただいま電車の中なので○分後に掛け直します」と小声で言い、電話を切ります。また、電話しながらメモを取る可能性があるため、机がある場所やベンチなどがある場所からかけることが望ましいです。歩きながらの電話は危険なので避けましょう。
-用件
重要な用件や、話が長くなりそうな場合は、なるべく固定電話にかけるべきです。外出が多い人にそのような用件でかける場合は、まず携帯電話に連絡し、固定電話で話したいことを伝え、対応できる時間を聞きましょう。

まとめ

携帯電話のルールのポイントは以下の通りです。
-固定電話の補助的なものと捉える
-時間や場所に配慮して
携帯電話は便利ですが、場所や時間を考えずに連絡することはマナー違反です。社内のメンバー宛てであっても、マナーを守って利用しましょう。簡単に使えるツールである分、使うべき場面を見極める必要があります。あくまで固定電話の補助的なものと考えましょう。
話すとき以外にも、必要に応じてマナーモードへの設定や、電源を切ることを忘れずに。打ち合わせ中に緊急の電話がかかってくることが想定される場合には、あらかじめ相手に断っておき、携帯電話を机の上に置いておきます。出られなかったときのために、留守番電話の設定も忘れずに行っておきましょう。

電話応対は社会人に必須のスキル

職場や会社での電話応対は、社会人として欠かせないスキルの1つです。あなたの対応によって、電話をかけてきた方の会社への印象が変わることもあります。ここでは最低限覚えておくべき基本のマナーをご紹介します。社会人としてスマートな対応ができるように、しっかり覚えておきましょう。

メモの用意をする

電話応対の方法を学ぶ前に、事前準備をしっかりしておきましょう。大事な用件を忘れないようにメモを取ることは必須となります。通話中に慌てないように、メモとペンはいつでも見える位置に、使えるように用意しておきましょう。

顔が見えないので声は明るく、丁寧に

電話応対をする際には、いつもより明るく丁寧な声をだすことを心がけましょう。電話では相手の顔が見えません。普通に話しているのに暗い印象になることもあります。電話では、声の高さや強さで印象が決まりますので、明るく聞こえるように少し高めの声で話しましょう。高めの声は言葉も聞き取りやすくなります。

電話は3コール以内に出る

電話はなるべく早くとるのが基本です。実際の会社では1コール以内でとっていることがほとんどですが、遅くても3コール以内に取るのがマナーとなります。もし3コール以上なってしまった場合には、「お待たせいたしました。」と電話をとりましょう。

第一声はこちらが名乗る

電話をとって第一声は、「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。」というのが基本的な形です。会社や部署によって多少違いますので、周りに合わせましょう。例えば、「はい、〇〇会社の鈴木です。」というように名前を名乗ることもあります。

相手の名前をしっかり聞く

電話をかけてきた方の会社名とお名前はしっかり聞きましょう。メモをとり、復唱します。復唱は「佐藤様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。」というように伝えればスムーズです。

聞こえないときや名乗ってくれないとき

相手の声が聞き取りにくく、会社名やお名前がわからないときには、うやむやにせずに聞き返しましょう。その際には「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなのですが」と聞き返すのがマナーです。また、相手の方が名乗ってくれないときには、「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」と聞きましょう。聞き返すことは、けっしてマナー違反ではありません。

最初の挨拶

相手の名前を聞いたら、「お世話になっております。」と挨拶するのが電話の基本的なマナーです。「いつも大変お世話になっております。」「いつもありがとうございます。」など、相手の対応の仕方によって使い分けることもできれば、さらにスマートになります。

保留のマナー

担当者に電話を取り次ぐときには、必ず保留にしましょう。取り次ぐときだけではなく、社内の人に話しかけるときには、電話先の方に聞こえないように保留にするのがマナーです。「確認いたしますので少々お待ち下さい。」と断って保留にしましょう。保留の時間は30秒以内が基本です。1分以上お待たせする場合は、保留ではなく一度切り、こちらからかけなおしましょう。

不在時の対応

担当者が不在のときには、不在だと伝え、基本的にはこちらからかけ直す旨を伝えます。トイレに行っている、会議に出ている、など、社内にいる場合には「ただいま席をはずしております。戻り次第こちらからお電話いたしましょうか?」と相手に伺います。外出している場合には「ただいま外出しております。15時に帰社予定ですが、こちらからお電話いたしましょうか?」となりますし、お休みの場合には「本日お休みを頂いておりまして、明日には出社いたします。明日こちらからお電話いたしましょうか?」となります。かけ直す旨を伝えるだけでなく、「私でよろしければご用件を承りますが」「急ぎのご用件でしょうか?」など、柔軟に対応できれば相手の印象がさらによくなります。相手の方が「こちらからかけます」と言った場合には「お手数をおかけして申し訳ございません。」とお詫びをしましょう。

かけた側からきる

通話が終わったら電話を切ることになりますが、電話はかけた側からきるのがマナーです。相手がきるのを待ってから受話器をおきましょう。

まとめ

以上が電話応対の最低限のマナーです。「お電話ありがとうございます。」や「お世話になっております。」など電話応対は決まり文句が多いので、覚えてしまいましょう。初めての電話応対は不安なこともあるでしょうが、すぐに慣れます。落ち着いて対応しましょう。

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