ビジネスマネジメント

一度にひとつのことを聞く

怒涛のように質問をいくつもすることは、自分にとっても学びを少なくします。結局覚えていないということが多くなってしまうからです。一時の質問のチャンスですべてを吸収できると思っているなら過信です。ひとつひとつ、答えやヒントを聞いて丁寧に消化する心掛けを持ちましょう。「この前、教えたよね?」と再度指摘を受けることも少なくすることができるでしょう。質問される相手にとっても、たくさんの質問はとても負担になるものです。質問されたことを覚えておくことも難しくなります。あとあとのフォローもしにくいものです。ひとつの質問で、問題点や改善点を双方が見出すことができるのがベターです。深く理解するためにも、一度にひとつの質問を徹底してみてください。

具体的な聞き方をする

質問が漠然としていると、要点を掴みにくくなってしまいます。上司や先輩によっては、その漠然とした中から、新入社員のあなたが本当に知りたいことを聞き出したり、確認したりしてくれる人もいるかもしれません。しかし、そうでなかった場合は、的から外れた答えを聞いてしまうことにもなりかねません。質問の抽象度が高いほど、答えはひとつではなくなってしまうからです。新入社員の時期に、質問に対する答えが的を射ているか、いないかを判断するのは難しいことかもしれません。確認しても、質問が悪いばかりに間違ったことをしてしまうということもあるのです。

例えば、分からないことがA社に対する請求書の文面だったとします。上司への質問で「請求書に記載する内容は何でしょうか?」と聞いたときに、一般的な回答が返ってくるかもしれません。この質問への回答は幅広いものになります。実際には、その請求内容によって、文言は変わるはずです。「○○商品の請求ではなんと書けばいいでしょう?」とすれば、より具体的になります。さらに、「A社への○○商品の請求書には…」と言えば、さらにピンポイントで聞き出すことができます。もしかすると、顧客によって書き方のルールが異なることもあるかもしれないのです。正確に処理するためにも具体性は意識して質問するようにしましょう。

自分の考えも加えてみる

新入社員の時期に持つ疑問というのは、企業やチームにとっても、改善や向上するために役立つ有効な材料になることがあります。質問をしたいと思うときに、事前に一度自分でも考えや意見を巡らせてみましょう。質問するときに「間違っているかもしれませんが、自分では○○だと思っているのですが、いかがでしょうか」「○○と考えているのですが、実際にはどうすればいいですか」と自分の考えも伝えてみてください。聞いた相手は、あなたがミスしやすいポイントや、誰もが間違えやすい業務の流れを見つけ出すことができるかもしれません。指摘や修正のポイントについてのアドバイスをより的確に得ることにも繋がるでしょう。間違っているなら、間違いに繋がった視点や考え方に気付いてもらうことができます。次回、同じような傾向の業務で注意を促してもらえることも増えるでしょう。自分の考えを持って、伝えるというトレーニングにもなるので、間違いを怖れることなく実践してみましょう。

ビジネスマネジメント

おすすめの記事