ビジネスマネジメント

忙しくても毎日振り返る

新入社員の時期は毎日が新しいことの連続で、気持ちもいっぱいいっぱいになっていくものです。しかし、どんなに忙しさを感じていても、どんな気持ちを抱えていても、一日の仕事を振り返る習慣を付けましょう。のちのち大きな効果や成果として現れることになっていきます。振り返りの方法は自分に合うものを探し出せるまで、いろいろ試してみてください。メモ帳に書き留めていくことがいいのか、アプリを活用して保存していくことがいいのか、手帳に書き込んで残したほうがいいのか、自分の業務スタイルなどによっても好みが分かれるところです。数週間続けてみて、その内容が振り返りやすい、確認しやすいという点を目安にして最終的に決めるといいでしょう。一日一回で構わないのですが、そのカテゴリ分けをしておくと役に立つシーンが増えるかもしれません。例えば、業務のこと、コミュニケーションのこと、スキルのことなどに分けておくのです。書く場所をカテゴリ別にするとか、色を変えて書くという手段も考えられるでしょう。

振り返りを続けるコツ

短く残すことで、仕事力を上げる2つの効果が得られます。ひとつは、要点を絞り込む効果です。ひとつのことを短文ですっきり残すことは、その日の振り返りだけでなく、蓄積した内容の全体的な振り返りにもとても活用しやすくなるのです。2つ目は、負荷が少ないので継続しやすいということです。始めはモチベーションも上がっているので長文も苦にならないかもしれませんが、数日続けいているうちに、面倒に感じることがきっと増えるでしょう。そうなると、振り返ること自体を止めてしまう確率が高くなってしまうのです。ほんの2,3分で完了できることを鉄則にしてみてください。また、各項目を決めておくことも大切な継続のための要素です。今日の問題点⇒改善の方法⇒行動、指示や指摘⇒自分の感情⇒改善点⇒行動、完了できたこと⇒その他にもできること⇒行動、振り返りでの大切なことは、必ず次の行動ステップを考える機会にするということです。

振り返りから得る上るサイクル

ただ、振り返る、反省するだけでは、前に進んだことにはなりません。有効な振り返りにするには、次のステップまで考え、そのステップのための行動に反映させていくことが大切です。1日1日の振り返りの中で見つける行動は、些細なことのほうが多いかもしれません。大きなことである必要もありません。些細なことさえ、変えていくことが大変だと感じることもきっとあると思います。振り返りは、常に意識を持って過ごしていく助けにもなってくれる存在となるでしょう。その小さな行動が積み重なったときに、大きな変化や成果を生み出す社員になることができるのです。よく同じ間違いをしてしまうような人には恰好の解決策になるでしょう。もし、改善しなければならないことが分かっていて、その方法に迷ったり、分からないというようなことがあれば、上司や先輩に相談するチャンスです。自分のひとつひとつの仕事に真摯に向き合い、向上のための行動をしていくことできっと自己評価も周りの評価も上げられる社員になっていけると思います。

マネージャーもひとりの人間

マネージャーの仕事は、組織のことと、組織で働く部下のことに興味と好奇心を持ち、動かし続けていくことです。熱意のあるマネージャーほど、自分のことを軽視しがちになります。好調なときはそれでも進んでいけることが多いかもしれません。しかし、不調になったときに、自分に起こる変調をコントロールできないと負のスパイラルに陥りやすくなります。マネージャーは、自分の体調やメンタルの組織への影響度が大きいことを自覚しておかなければなりません。負の状態の波及力は、信頼や人望が厚いマネージャーほど大きなものとなるのです。自分がマネージャーという重責を負っている組織人である前に、ひとりの人間であることを忘れないようにしましょう。

自分を知ることから

自己認識は、社会人の誰もが必要とされていますが、重責を抱えるマネージャーは、ストレスを受ける頻度や程度が高まることを強く認識しておくことが大切です。その分、ストレスマネジメントの質をさらに高め、徹底しておかなければならないということです。自分がどんなことに弱く、どんなことにストレスを受けやすいのかということを知り、そのフォロー策を自分自身だけでなく、周りからのフォローが得られる体制を作り出しておくことも大切なことです。例えば、自分の弱みや苦手とする部分をオープンにして部下との関係を構築しておくこともひとつの自己マネジメントです。感情コントロールの習慣、プレッシャーへの耐性を付けるための心掛けは、一朝一夕に培えるものではありません。
どんなに忙しい業務の中でも、自己メンテナンスのための時間は優先して確保していく必要があります。

マネジメントシミュレーション

自己マネジメント、自己メンテナンスをしていくことが、組織マネジメントを行うためのシミュレーションにもなります。数値で表したり、分析したりしていくうちに、ストレスやプレッシャーへの耐性も付いてくるでしょう。自分の変化にも気付けるようになります。忙しさや乗らない気分に負けて習慣が滞ってしまうというのは、マネジメントに置き換えると業務が停滞することとイコールになります。また、自分でも徹底できないことを、部下に依頼していくことはできません。自然に言動にもパワーの低下が見られるようになってしまいます。

チェック項目を振り返る

マネージャーになると何かと部下の変化に気を掛けるようになりますが、それを自分自身に向けていくことも大変重要なことです。特に自己認識の中で、自分の弱い部分についての項目を入れたチェックリストを持っておき、定期的にチェックすることをおすすめします。上司は部下のケアができても、部下にケアを求めるわけにはいきません。セルフチェックも大切な自己マネジメントの一環にしましょう。

なんとなく覇気がない
会話が億劫になった
談笑する気がしない
食欲が落ちている
読み物をしなくなった
ため息が増えた
気弱になっている
自尊心が低下している
ミスやクレームが増えた
物忘れが増えた
感情の起伏が激しくなった
言葉が荒くなった
仕事がはかどらないと感じる
眠りが浅いと感じる
朝、疲れが残っている
楽しみなことが少なくなった

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