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歓迎会のお礼メールは誰に?

できれば歓迎会に参加してもらった人たちのすべてに送りたいところです。たくさんの先輩方には、一斉メールでも構わないでしょう。ただ、直属の上司や幹事を務めてくれた人、特別にお世話をしてもらった人、経営幹部の人たちには個別に送るようにしましょう。伝えるべきお礼の内容は変えたほうが好印象になるからです。

メールを送るタイミングは?

お礼は3回できることがビジネスパーソンとして理想の挨拶と言われています。コミュニケーションを円滑に、豊かにしていくためにも心掛けたいことです。1つめのタイミングは、歓迎会のその場で行っていることでしょう。そして、次の日や週明けに、顔を合わせたときにも必ずお礼を伝えます。さらに、メールの文章で3回目を達成することができますね。常に顔を合わせられる人ばかりとは限らないので、2回目と3回目は順序が逆になったとしても構いません。メールのタイミングは、翌日、もしくは次の出勤日の間に送れるといいですね。数日経つと違和感があるのでササッと完了できるようにしたいものです。

お礼メールのポイント

送る相手が自分のことを認識しているかどうかは分かりません。新入社員の数が複数ならなおさらです。メールでは、必ず自分の部署と名前から始めます。件名には(歓迎会のお礼)であることを記載しておきましょう。歓迎会を開いてもらったお礼の言葉、一員として受け入れてもらえたことを喜んでいる言葉、そして、歓迎会を十分に楽しめたこと、今後の意気込みなどを盛り込むことが基本です。そして、それぞれの人が歓迎会で話されたことを覚えておくようにしましょう。歓迎会のときにお酌して回る合間にでも、そっと人目につかないトイレなどで簡単なメモを残しておくと役に立つでしょう。その内容について自分が学んだこと、これからの意気込みを伝えることで好印象を残すことができるでしょう。

お礼メールの注意点

歓迎会を開いてもらった直後の出勤日で顔を合わせる人たちには、必ず口頭でお礼を伝えることを忘れないでください。これは、あとでメールを送ることよりも大切なビジネスパーソンとしてのマナーです。特に、社長や上司のような上役の人たちには、朝いちでデスクに出向いてお礼を伝えましょう。また、歓迎会の幹事をしてくれた人は、歓迎会の手配、周知や準備、進行と何かと時間を割いてもらっているはずです。同じ部署でなくても自分で出向いてお礼を伝えるようにしましょう。

歓迎会のお礼は、自分ごとですし、業務に直接的に関係する内容ではありませんから、長くなりすぎないように気を付けましょう。また、ネガティブな内容は含めないことが鉄則です。例えば、歓迎会で相手に悩みを聞いてもらったり、お説教を受けたり、反省したりというようなことがあったとしても、深く触れるようなことは避けます。ポジティブな内容に転換すれば、全体をポジティブに終始することは可能なはずです。あくまで、感謝の気持ちを伝えるお礼のメールですから、主旨を間違えないようにしましょう。読んだ相手が「歓迎会を喜んでもらえてよかった」「歓迎会で話せてよかった」と思えるような内容になるよう心掛けましょう。

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