ビジネスマネジメント

話を短くするメリット

長い話を聞くことのデメリットは、すぐに思い浮かぶ人もいるのではないでしょうか。聞く側になってみると、気分のいいものではない要素がほとんどだと思います。研修での発表でもまったく同じことがあてはまります。長い話は、「分かりにくい」「飽きる」「イライラする」「聞いてもらえなくなる」「伝わらない」「誤解が生じる」「時間が掛かる」などデメリットは数え切れないほど考えられます。これは相手だけの問題に留まりません。長い話が必要な発表を準備する自分側の負担も大きくしてしまうのです。話を短くすることを心掛けて発表の準備、資料の作成、練習を重ねることで、結果的に良い内容の発表ができあがるでしょう。メリットは「分かりやすい」「伝わりやすい」「聞きやすい」「面白い」「ポイントが掴める」「理解できる」「共感できる」などたくさんあります。自分にとっても話す内容を覚えやすい、進行しやすい発表をすることができます。構想を練って構成を考えることから始めて、短くまとめることに注力しましょう。

ビジュアルを積極活用

発表の話を短くすることを助けてくれるのが、発表資料の文章を減らすということです。文章をたくさん使うと、その文章を読もうとしてしまいます。聞いている相手のために読んであげるという感じですね。ビジネスシーンでの発表では、これは必要ありませんし、好まれません。読んで分かるのであれば、あなたの説明は必要がないのです。その文章を図形や絵を使って表現できないか考えてみましょう。表や写真でもいいかもしれません。聞く側にとってはとても負荷が下げられ、印象にも残りやすくなると言われています。これらを使った上で、手短に資料にない言葉を添えるのがプロフェッショナルな発表と言えるでしょう。自分でもそのイメージを見ることで自然に言葉が出て覚えられる範囲の説明にすることがポイントです。ビジュアルの活用によって、話しだけでなく資料自体もシンプルになります。発表時に、説明とビジュアルをセットでインプットできていることで、発表が終わった後でも相手は内容を思い出しやすくなるのです。

アイコンタクトと声掛けの工夫

はっきりとした言葉で、聞いている人たちの全員とアイコンタクトを取りつつ話せるようになりましょう。資料をじっと見つめながらばかりでは、聞いている人の反応や理解のペースを見ることができないからです。実際に反応を見ながらペース配分していくことは難しいかもしれませんが、発表者だけで突っ走ってしまうことは避けたいものです。合間に「皆さんはどう思われるでしょうか?」「…についてどんなことが思い浮かびますか?」など、答えを直接求めないとしても質問を投げかけるのも効果的と言われています。そこですこし沈黙する時間を作るのがポイントです。より、積極的に発表を聞いてもらうことを促すことができます。聞いてもらうことができてこそ、理解してもらうことに繋がりますからね。また、自分の意見や感想を盛り込むときは、「賛否両論あるようですが…」「一つの方法として…」などクッション言葉を使うことでやわらげた伝え方にすることができます。

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