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来客をスムーズに迎えるためには、事前の準備が欠かせません。訪問してから初めて会議室を探したり、資料を印刷したりするようでは、来客の貴重な時間を無駄にすることになりますし、信頼の失墜にもつながりかねません。
来客に気持ちよく訪問してもらうために、訪問の前日までに行うべきことと、当日に行うことを紹介します。

訪問前日までにすること

まず、来客の訪問に合わせて、自分の予定を調整します。
来客の直前まで外出や会議の予定を入れておくと、長引いて来客を待たせてしまう可能性があるため、避けるべきです。また、来客との面談が長引く可能性もあるため、直後に予定を入れることも控えたほうがいいでしょう。
そのほかに、訪問の予定が決まった時点で行うことは以下の3点です。必要な書類や資料を準備すること、会議室や応接室の予約をしておくこと、受付がいる場合は訪問予定を伝えることです。
書類や資料は、来客の人数が増える場合などに備えて少し多めに用意しておくと安心です。印刷ミスなどがないか、事前に必ず目を通しておきましょう。会議室や応接室は、直前や直後に予約が入っていない部屋を取ります。来客の人数やプロジェクター等使用の有無をあらかじめ先方に確認しておき、用途に合った部屋を予約します。
会議室や応接室が予約制でない場合は、部内に来客の予定と使用する部屋を伝えておきます。受付には、来客の会社・人数・訪問時間を伝えておくとスムーズに取次を行ってもらえます。

訪問当日にすること

訪問当日には、前日までの準備が間違いなくできているか再確認します。
面談を行う部屋を確認し、片付いているか、椅子や机の配置が変更されていないかチェックします。あわせて来客を案内する上座も確認しておきます。
来客の人数が多い場合は、書類や資料を前もって机の上に置いておくとスムーズです。必要であればプロジェクターやスクリーンなどの設置も行っておきます。特に準備するものがなければ、ドアは開け放しておきますが、資料などを置いた場合は閉めておいたほうがいいでしょう。
受付がいない場合は、訪問予定時刻の5分前くらいまでには入り口付近に行っておくことが望ましでしょう。受付がいる場合は、受付に出迎えを任せてしまってもかまいません。呼び出しがあったらすぐに向かえるように仕事をひと段落させ、自席で待機しています。
急な打ち合わせなどで席を外さざるを得ない場合でも、受付や周りの人に取次ぎを依頼し、来客を待たせないようにすることが大切です。

まとめ

来客を迎えるポイントは以下の通りです。
-先手先手の行動を心がける
-来客を待たせない工夫をする
-いつでも連絡がつく状態にしておく
事前準備はどれもあまり時間がかからないものですが、しておくのとしておかないのとでは当日のスムーズさに大きな違いが生まれます。準備をしておくことで心に余裕が生まれ、来客により丁寧に接することができます。また、不測の事態にも慌てずに対応することができます。顔合わせなど短時間の訪問や、少人数の訪問であってもしっかり事前準備を行う習慣をつけましょう。来客があるという情報を受付や部内のメンバーに共有しておくことで、周りからの協力も得やすくなります。
時間を割いて訪問していただいている来客を、万全の態勢で迎えられるようにしましょう。

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