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ビジネスマネジメント

他社へ訪問することになったら、訪問日に向けて準備をします。初めて訪問する会社ではもちろんのこと、一度訪れた会社でも気を抜かずに準備を行います。本稿では訪問前日までと訪問当日に行うことを紹介します。

 訪問前日までに行うこと

初めての会社に訪問が決まったら、まずは相手の会社情報について調べます。訪問に直接的に必要な会社の所在地や行き方だけでなく、事業内容や製品、経営方針など、商談に必要な情報もしっかり調べておきます。次に、必要であれば資料作成を行います。資料作成が必要でない場合でも、話す予定のことを箇条書きでまとめておくと、言い忘れを防ぐことができます。他の社員と訪問する予定の場合は、社内で打ち合わせをして話す内容や資料のすり合わせを行います。見積書など、事前に上司の承認を得る必要があるものは早めに作成しておくと安心です。名刺の数が充分にあるか、名刺入れの中に他社でもらった名刺が入ったままになっていないかも確認しておきます。
アポを取った日から時間が経っている場合は、前日に再確認の連絡をするといいでしょう。連絡は電話でもメールでもかまいません。訪問予定時刻や訪問人数を改めて伝えます。

訪問当日に行うこと

訪問当日には、持ち物を確認します。持ち物は以下の通りです。
-名刺
名刺の数が足りているかなどを再確認します。
-資料や見積書
ファイルや封筒などに入れて、折れたり曲がったりしないように注意します。カバンや紙袋に入れて持ち運びますが、電車の網棚などに忘れないように注意します。機密資料が含まれている時は手元から話すことは避けます。初訪問の会社には、会社案内の資料も持っていきます。
-会社所在地の地図
スマートフォンで確認できますが、電波が悪い場合などを考慮して、印刷したもの用意しておくと安心です。
-ノートPC
プレゼンなどで必要な場合は持っていきます。プロジェクタなどにつなぎたい場合は、前もって訪問先に許可をもらっておきます。
-携帯電話・スマートフォン
電車の遅延で訪問先に連絡をする場合などのために、充電済みの携帯電話を持っていきましょう。もちろん先方の連絡先はあらかじめ登録しておきます。
-時計
ビジネスの場では、時間の確認はスマートフォンではなく時計で行うべきです。訪問先の会議室に時計があるとは限りませんから、さりげなく時間が確認できるように腕時計をつけていきましょう。
-その他
ペンやメモ帳、スケジュール表なども忘れずに持っていきます。

まとめ

訪問準備のルールは以下の通りです。
-早めに準備する
-あらゆる事態を想定した準備をする
ビジネスでは早めの行動が基本です。特に、資料や見積書は、作成、上司の確認、修正、再確認…と、完成までに長い時間がかかることがあります。作成が遅れると、他の社員に迷惑をかけることになってしまいます。また、資料の確認がしっかり行えず、訪問先でうまく説明ができない事態に陥るかもしれません。一度に準備をする必要はないので、行えるものから早めに行っていきましょう。
乗り換え案内や地図などは、携帯電話やスマートフォンに頼ってしまいがちですが、電池が切れることや、電波が悪くなることを考慮して、必要な情報は紙でも持っておきましょう。また、先方の人数が増えたときのために、資料や名刺は多めに用意しておきます。
どんな事態が起きても大丈夫なように、しっかり準備を行いましょう。

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