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最近はメールでのやり取りがビジネスに組み込まれ多くなっています。
そのせいで封筒を利用して送る際のマナーに関して定着していないことがあります。
電子メールが利用できない方に対してお送りしたり、書留などで受け取ったことを確認したい場合に送ったりなど、
大切な書面だからこそ封書で送る、という機会も多いのではないでしょうか。
その際に重要なのは宛名書きです。書き方やバランスなどが差出人やその会社の印象を大きく左右します。
封筒の書き方のビジネスマナーをまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。

和封筒の宛名の書き方

一般的には和封筒を使用するケースが多いかと思います。
郵便番号を入れる枠がある場合はそこに7桁で記載します。
もしわからない場合は調べるようにしましょう。
枠がない場合は、右上に〇〇〇―〇〇〇〇と記載します。

次に住所を記載します。
住所は右上から始めますが、郵便番号の記載から一文字あけてスタートします。
文字の大きさとしては、宛名が一番大きくなるようにしますのでそれよりも小さく書きます。
都道府県から順番に書き、数字は漢数字を利用します。省略してはいけません。
長くなる場合は適切な場所、例えばマンション名の前などで改行します。

次に宛名を記載します。
中央に大きく書くようにしましょう。
会社名や部署名を記載したい場合はその右側に、住所のスタート位置から一文字下がった場所から書き始めます。
バランスを考え、必要があれば改行します。
役職名を書く場合は名前の前に、名前より小さな文字で書き、一文字あけて名前が入るようにします。

切手は左上に張りましょう。

和封筒の裏面の書き方

住所の書き方は二通りあります。
一つは、封筒の中心から右側に住所、左側に名前を書く方法、
二つ目は、封筒の左側に住所と名前を書く方法です。
昔は全社がスタンダードだったのですが、最近では後者も認められています。
文字の大きさは表面よりも小さく記載し、名前は少し大きく書きます。
封締めには「〆」「封」「緘」を書き、確かに封をしたことを示します。
封筒の左上に封をした日付を漢数字で記載します。

洋封筒の宛名の書き方

洋封筒の場合には、横書きであて名を書きます。
和封筒よりもかしこまっていないときに使用します。
まず郵便番号の枠がある場合にはそこに記載します。
宛名が中央に大きくくるように左上から住所を書き出します。
その際に二文字分あけて書き出すようにしましょう。
会社名や役職名などについては縦書きの際と同じです。
ただし、切手は右側に張ります。

洋封筒の裏面の書き方

封締めの下でかつ中央に住所と名前を記載します。
文字の大きさは表面よりも小さく記載し、名前は少し大きく書きます。
洋封筒に関しては封締めは必須ではありません。書いても書かなくても失礼には当たりません。
封筒の左上に封をした日付を漢数字で記載します。

まとめ

手紙やビジネス書面を封筒で送る際、中身も当然大切ですが、
封筒の表面と裏面は様々な人が見ます。
その際に書き方がビジネスマナーに沿っていて、バランスも整っていれば会社の印象はよくなるでしょう。
最近ではたまにしかない機会だからこそ、丁寧にお送りするよう心がけましょう。

基本のマストアイテム

パスポート
パスポートのコピー
VISA
海外旅行保険証
チケット(eチケット)
ホテルの予約内容コピー
クレジットカード
現金
財布は2つ
免許証のコピー
国際免許証
慣れた自分用の薬

パスポート

期限が十分に残っていることが大切です。うっかり期限切れで入国できないなどということがないように有効期限が短くなっている場合は、早めに申請して切り替えておきましょう。

パスポートのコピー

コピーがあると何かと便利なシーンが増えます。重要なパスポートをいちいち提示したり預けたりする必要がないときには重宝します。

VISA

ビザが必要な国では、事前準備をし、必要書類を整えておきましょう。適切なサイズの顔写真を数枚携帯しましょう。データもスマートフォンに保存されることをおすすめします。

海外旅行保険証

いつ何が起こるか分かりません。すぐに確認できることが鉄則です。パスポートとセットで大切に携帯しましょう。

チケット(eチケット)

eチケットでの予約がきちんと取れていれば、空港ではパスポートのみでのチェックインが可能です。スマートフォンに情報を入れておくといいでしょう。支払いがクレジットカードであれば、そのクレジットカードでセルフチェックインすることも可能な航空会社もあります。念のために控えのコピーを持っておくと安心でしょう。

ホテルの予約内容コピー

必ず予約内容をコピーしておくようにします。予約が取れていないという反応は海外ではよくあることです。ホテルの名前や電話番号、そして住所は入国カードにも書き込むのでコピーがあるとスムーズです。

クレジットカード

海外で使えるカードであることを確認して持参しましょう。VISA、マスターなどはほとんどの国で使えるでしょう。試用限度額も忘れずにチェックしておきます。2枚あると安心ではないでしょうか。ただ、慎重な保管と使用への注意が必要です。

現金

現地で使えるお金と日本円を準備しておきます。日本円は両替することもあるかもしれませんが、帰国まで使い切ることの無いように気を付けてください。カードや携帯機器での支払いができない場合に困ります。

財布は2つ

海外ではスリに遭う確率が増えます。通常では大きなお金を持ち歩かないことが鉄則です。少しのお金を持ち歩くための別の財布を用意されることをおすすめします。治安が悪い場所ほど、二つ折りで小さめのものを選ぶようにしましょう。

免許証のコピー

免許証と免許証のコピーは身分証明としても使えることがあります。パスポートを紛失した際には役に立つので持っていると安心です。ただし、パスポートとの別保管をすること、免許証を無くさないことに気を配る必要があります。

国際免許証

海外で運転をする可能性のある人は、免許センターで国政免許証を発行してもらい持参するようにしましょう。日本の免許証では運転することは認められていません。免許証がないと万が一、事故に遭ったときに保険が下りないことがあるので注意しましょう。

慣れた自分用の薬

自分用の薬を携帯しましょう。現地で販売している薬は日本人には強すぎることもあります。病院で処方してもらっても自分に合うかどうかは分かりません。胃腸薬、鎮痛剤、風邪薬、酔い止めなど、自分に合うものを持って行きましょう。

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