ビジネスマネジメント

無駄な会議とは?

組織にとっても、社員にとっても無駄な時間となってしまう会議とはどんなものでしょうか。残念なことに無駄な会議はまだまだ存在しているようです。ただ、定例や慣例によって無駄であることに気付かない組織もあります。その無駄に気付かない限り、無駄な時間を減らすことはできません。ワークライフバランスの認識が強まる現代の中で、時間を有効に使おうとするなら、会議の在り方も考える必要があります。無駄な会議になるのは、会議の目的が定まっていないことが挙げられます。目的を持たないままにただ定例的に会議を行ってもその会議から得るものがありません。また学校の講義のような一方的な話や周知で終始する会議も無駄になります。誰の意見も出されることがないからです。また意見を求められる会議であっても組織環境が意見を出すことを躊躇するようなものであれば、組織全体の意見を汲み取ることはできないので会議を行うまでもない結論に至るばかりです。

会議ルールと参加者の協力

会議の全てが無駄になるとは限りません。その目的を明確にした上でセッティングし実施していかなければなりません。そしてその目的を達成するためのルールを参加者も協力して順守することが不可欠になります。

周知・報告を目的とした会議

会議に参加するすべての人がきちんと認識しておくべきこと、その後の戦略、分析などに必要なことは会議も有効になります。労働管理、法律に関することなど参加者が必ず共有し、実行していくべき内容についても文書通知で済ませることなく伝えなければならないものもあるでしょう。その場合の報告者は、その内容を精査して参加者にとって有用、有益な情報を伝えていく必要があります。そしてその内容が確実に行動に移されたり、実践されていくものでなくてはならないのです。

意見を出し合う会議

意見を活発に出し合うことでそれぞれの業務の改善や進行が活性化させることは多いものです。誰もが意見を自由に出していくためのファシリテーターの存在は欠かせないでしょう。話し合いのテーマ設定から、時間配分、そして有効な結論に必ず達する会議でなくてはなりません。話が脱線したり、いつまでたっても結論に至ることのできないその時間が無駄なものになってしまうのです。ファシリテーターの雰囲気づくりが左右することとなります。一部の人たちだけの意見が飛び交うだけならば、意見の偏りだけでなく、その会議に存在意義を感じない参加者も出てきます。すべての参加者にとって仕事を進行していく上で有意義な時間になることが目標です。

承認・否決を行う決定会議

承認・否決に関しては、全員にとって目的は明確なはずです。その判断や意思決定のための議論が必要であるなら、その時間もはっきりと区切る必要があるでしょう。議論することが目的になってしまうと、決議に至れないことは多いものです。事前に資料や内容を配布したりすれば、それぞれで事前に考えることができ、疑問や不明点も明らかにすることができます。部署内で意見をまとめることも可能になります。その準備を予め取っておくことで参加する人員も絞ることができるでしょう。

黙っているのは失礼!

英語のビジネスシーンでは、自分の意見を英語にできなかったり、いい意見やアイデアが浮かばなかったり、質問に対する知識や準備がなかったりすると言葉に詰まることがありますよね。しかし、どんな状況でも黙り込んでしまうことだけは避けたいものです。かといって、言葉が見つからないのですから難しい局面ですよね。そんなときを切り抜けさせてくれる便利な英語の言い回しをご紹介しましょう。

英語が思いつかない

日本語でなら考えが浮かんでいるけれども、英語での表現を知らない、分からないということはよくあります。落ち着いて考えると何とか単語を思い出せそうなことでも、切羽詰まっていたり、緊張の場面になるとなかなか出てこないものです。「What’s the word for it?」(英語では何と言うんでしたっけ)「It’s on the tip of my tongue.」(言葉が出かかっている)などで英語にできていないことを表現できます。

言葉にするのが難しい

何となく考えはあるのだけれど、どう説明すればいいのかに戸惑うこともあるでしょう。そんなときに使えるのが「how should I put this?」「What’s the best way to put this? 」「How can I say this?」です。訳すと、何と言えばいいでしょう…となり考えている最中です。言い方を考えています。のような意味と態度が伝わります。何も反応をしないと、聞こえなかったのだろうか、怒っているのだろうか、やる気はあるのだろうかと相手の心理が思わぬ方向に向かってしまうので注意しましょう。注意点として、上記の「how should I put this?」「What’s the best way to put this? 」「How can I say this?」などをご紹介しましたが、間違いやすいのが「What can I say?」です。これは、「言いたくても言えない」「私に何が言えようか、何も言えないでしょう」という意味を持ちます。

いい質問ですねと返す?

相手の質問が難しい場合、何と答えていいか分からないこともありますよね。「That’s a good question.」として考える時間を作ることができるでしょう。パッと答えることに躊躇したり、思いつかなかったりする場合にはネイティブにもよく使われる言い回しのようです。テレビでよく見かける「いい質問ですね」と同じなのですが、実は褒め言葉というよりも、時間稼ぎのための表現でもあることを知っておきましょう。ですから、この受け取り間違いを防ぐためには、正直に「That’s a difficult question.」「That’s a hard question.」(難しい質問ですね)と返しても差支えはないでしょう。もしかすると質問の仕方を変えてくれるようなこともあるかもしれません。

思い浮かばないと伝える?

さっと出てこないというときに、そのまま伝えてもいいでしょう。「I can’t think of any good idea off the top of my head. 」「I can't come up with anything.」「Nothing comes to my mind.」(今、パッと思いつきません)などが使えるでしょう。

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