ビジネスマネジメント

ビジネスシーンでは相手に対してお願い、依頼をするケースが発生します。
その際にそれを相手に伝えるために、メールや手紙を用います。
どのように書いたらいいか、何に注意をしたらいいかご存知ですか。
以下に、依頼文の書き方をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

まずは立場をはっきりさせておく

依頼文にも種類があります。
例えば、相手と取引をするうえで資料やサンプルを受け取りたい、実際に来社してほしいという依頼の場合は、
こちらがお客様となります。
また、こちらから相手に対してセミナーを依頼したり、頼んだりする場合には、
相手がお客様となります。
後者の場合は細心の注意を払う必要があることはお分かりいただけるかと思いますが、
前者であったとしても相手との友好的な関係構築のため、ビジネスマナーにのっとり対応する必要があります。
「こちらがお客だから」という傲慢な態度をとらないようにしましょう。

理由を明確にする

こちらからお願いをするので、こちらがなぜ相手に連絡をしているかの理由を説明する必要があります。
それはまだ会ったことのない人でも、そうでない人でも同じです。
例えば…
「親しくしている方からご紹介いただき」
「ホームページを拝見し」
などを依頼内容の前につけると相手も依頼内容に対して前向きに対応することができるでしょう。

依頼内容を明確にする

次に依頼内容を記載します。ただ「~してほしい」だけでは相手も引き受けられるかどうか判断ができません。
なので、日時や会場、誰に対してなど細かい内容もお知らせできるところまでは記載します。
資料請求であれば、どの資料なのか、
見積依頼であれば、品名と個数、納期の目安などの記載も必要です。
相手が確認し答えが出せるように内容を詰めておきましょう。
調整が可能なのであればその旨も書いておくとよいでしょう。

心遣いをもって文章を締める

最後は相手に配慮をしながらお願いして締めくくります。
「お忙しい中恐縮ですがご確認よろしくお願いいたします。」
「お手数ですがよろしくお願いいたします。」
こちらがお客様であってもそうでなくてもつけるのがマナーです。

参考例(手紙・文章で送る)

1. 用紙の右上に発信日を記載します。
2. 次の段に左詰めで相手の会社名や氏名を記載します。
3. 拝啓などの挨拶文からスタートします。
4. 依頼した経緯や理由を記載します。
5. 依頼内容を記載します。(見積依頼の場合は表などで整理して書くとよいでしょう)
6. 再度お願いの文章や結びの言葉を入れ締めくくります。
7. 最後に依頼者の会社名や担当者名を入れいます。

メールで依頼文を送信する場合は、発信日を外し、相手の会社名や氏名からスタートします。
その後名乗りを入れ、挨拶文などは外してもいいです。
その後は手紙の際と同様に、経緯と理由、依頼内容、再度お願いの文章を入れ、
依頼者の会社名担当者名を記載します。

まとめ

依頼文は例え送信する側がどんな立場にあったとしてもビジネスマナーにのっとり
丁寧に行う必要があります。それが今後の関係をよいものにしていくことでしょう。
また内容に関しても相手が判断しやすいように書くという配慮も必要です。
相手にお渡しするのにふさわしい依頼文の書き方を身につけましょう。

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