ビジネスマナー

初対面の印象アイテム

名刺入れを使うときというのは、決まって初対面の相手と会ったときです。それ以外で何度も使うことはありません。第一印象は、その後のコミュニケーションを決める大切な要素です。身だしなみも、言葉遣いもバッチリなのに名刺入れがまずいということのないように気を付けましょう。

相手の名刺を受け取る際の受け皿の役割も果たします。相手の目にも必ず留まるものです。できるだけ上質の受け皿で受け取るべきと考えましょう。また、テーブルでの会話になると、その間は相手の名刺を乗せてテーブルの上に置いたままにしておくのがマナーです。ずっと見られるものだということを心に留めておきたいものです。

また名刺入れをズボンのポケットに入れることは、大変失礼にあたるのでしないようにしましょう。

名刺入れの素材

できれば革製のものを選ぶのが賢明です。くれぐれもプラスチックやアルミ素材のものは避けるようにしましょう。小さい小物なので、良質の革製品でもそれほど高価ではないものが見つけられると思います。名刺入れについては、デザインがシンプルであることに気を付ければ、若手がブランド製品を使っていても、あまり違和感は持たれないでしょう。ブランド主張の低めのものを選びましょう。

革だと高級感も出るので品良くなります。自分の印象を柔らかく見せることができるというメリットも見逃せません。また、革製品は使い込むごとに重厚感が出せるのも特徴です。大切に扱い、手入れを行えば、10年以上使用できるものもたくさんあります。それを相手に感じ取ってもらうこともビジネスパーソンとしてはプラスになるのです。程よい硬さがあり、名刺をキレイに入れられるものを選びましょう。

革素材の中でも表面がつるっとしているものが意外にもこの効果を発揮するそうです。これは他の素材ではなかなかかなわないことではないでしょうか。新しさを長めに感じられる方がいいという場合は、型押しのある革素材を選ぶといいでしょう。
また縫い目が細かく、均等幅で作られているものが品質が良いと言われています。また四隅は剥げやすいので少し手間をかけて、皮用のクリームを使って保湿を施してもいいでしょう。

デザインは意外に注目される

黒やダークなカラーが定番になっています。革製品であれば、少々冒険したカラーも選択視にいれてみてください。赤、黄、青でも深みのあるものはたくさんあります。やはり目を惹くものですが、スーツや靴で遊べない分、センスの出るアクセントにもなります。子供っぽくならないことが条件ですが、印象付ける意味では抜群の効果があります。

また、周囲が暗かったり、ダークなバックの中、デスクの上でも、ごそごそと探す確率を減らせるという機能的なメリットもあります。マチはあったほうがいいですが、厚くなりすぎるのもタブーです。交換した名刺は、いつも中身を別途整理して、できるだけフレッシュな中身で相手ごとに接するようにしましょう。

また、中身のデザインとして、ポケットのあるものをおすすめします。ポケットにいつも2、3枚いれておいて、交換の際に、そこから取り出すことでスムーズな動作が叶います。スタンバイポケットとして活用しましょう。

ビジネスの場では、初対面で名刺交換を行うことが基本です。名刺を交換する順番や扱い方には細かいルールがあります。ルールを守らない行為はたいへん失礼にあたるので、しっかり頭に入れておく必要があります。本稿では名刺交換のマナーについて紹介します。

名刺交換の手順

名刺交換は、訪問側の役職が上の者から行うことが基本です。例えば、A社の上司と部下がB社の上司と部下を訪問するとします。名刺交換は以下の順番で行います。
1.A社の上司とB社の課長間。A社の上司が先に渡す。
2.A社の部下とB社の課長間。A社の部下が先に渡す。
3.A社の上司とB社の部下間。A社の上司が先に渡す。
4.A社の部下とB社の部下間。A社の部下が先に渡す。
交換時は、名刺を相手側から読める向きにして名刺入れの上にのせます。名刺を胸の下の位置で両手で持ち、会社名と部署、フルネームを述べて、相手に差し出します。同時に名刺交換を行う場合はお互いに右手で差し出し、左手で受け取ります。受け取るときには「ちょうだいいたします」と言いましょう。受け取ったら、すぐに相手の名前を確認します。相手の名前が聞き取れず、名前の漢字が読めない場合は「恐れ入りますが、なんとお読みすればよろしいでしょうか」と丁寧に尋ねます。相手の前で名刺に書き込みを行うことはマナー違反です。複数の人と交換するときは、もらった名刺を名刺入れの下に移してから、次の人と交換を行います。

名刺交換後

名刺交換が終わって着席したら、名刺入れの上に相手の名刺をのせ、机の上に置いて打ち合わせを始めます。名刺の向きは自分側に向けます。手が当たって名刺が落ちないように、真正面ではなく少し右寄りか左寄りに置く良いでしょう。もし誤って名刺を落としてしまったら「たいへん失礼いたしました」と言い、すぐに拾います。相手が複数の場合には、役職がいちばん上の人の名刺を名刺入れの上にのせ、ほかの人の名刺は横に並べて机の上に置きます。相手の席順と同じ順番で名刺を置いておくと、名前を間違わずにすみます。打ち合わせが終わったら、名刺を集め名刺入れに入れます。
帰社後や自席に戻った後であれば、名刺に書き込みをしてしまってかまいません。名刺交換をたくさん行うと、誰が誰だかわからなくなってしまうことがあるため、名前の読みはもちろん交換した日時や相手の特徴などを書き込んでもいいでしょう。ただ、OCRなどを使い、名刺を社内で共有している会社もあるので、書き込む前に会社のルールを確認しておきましょう。特にそのようなルールがない場合は自分で管理しますが、五十音別や会社別など分かりやすい方法でファイリングします。名刺は個人情報なので、安易に社外に持ち出すことは避けるべきです。

まとめ

名刺交換のポイントは以下の通りです。
-訪問側から、目上から先に行う
-自分の名刺も相手の名刺も大切に扱う
日本のビジネス文化では、名刺は自分の分身と考えられています。ビジネスの相手をないがしろにしてはいけないように、もらった名刺を粗末に扱ってはいけません。また、身だしなみを整えることがマナーであるのと同じように、折れや汚れのない名刺を用意することも大切なマナーです。
名刺で身元を明らかにしてからビジネスを行うという考えが根付いているため、名刺を切らせることは絶対にあってはいけません。
名刺交換は、自己紹介と同じように初めて会った相手に行うことなので、第一印象が決まる大切な機会です。交換のルールはもちろん、表情や姿勢などにも気をつけて、相手にいい印象を与えられるように努力しましょう。

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