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社内メールはメリット、デメリットのはっきりとしたものです。だからこそその使い分けをしなければなりません。ここでは「社内メールのメリット、デメリットとその有効な活用方法」についてご紹介します。

社内メールのメリット

社内メールのメリットは「いちいち席を立たなくても報告、連絡、相談ができる」ということです。メールのない昔は内線電話という手段がありました。しかし、電話は「言った、言わない」というもめ事が起こりやすく、それによって社内の雰囲気が悪くなったということもありました。その点メールは、文章という形で残りますから自己責任の下、内容を吟味していかなければなりません。書いた内容に責任を持ちながら、社員間で「報告、連絡、相談」ができるというメリットは大きいと言えます。

社内メールのデメリット

デメリットはどうでしょう。社内規則の中でも「不必要なメールのやり取りは禁止する」というような社内ルールを設けている会社はかなり増えています。また、上司による監視をしている会社も多くなってきています。しかし、このような規則があるにもかかわらず社内メールを私的利用する人がいるというデメリットがあるのです。さらに、最近では、社外に向けても友人や恋人と社内のパソコンを使ってメールのやり取りをする人もいるようです。コンプライアンス遵守の問題にも触れる内容ですが、社内メールの管理の難しいところでもあります。

企業によってのメール使用

終業時に「お疲れ様です」と書くのが暗黙のルールになっている企業があります。それだけでも企業によってメールの利用の仕方に違いがあることが分かります。このようなルールについて、無駄か有効かという議論もなされていますが、「無駄」と簡単に片づけてしまうのはどうでしょうか。その1文によって、「この人は今退社したんだ。もう連絡はとれないな。」「この人も自分同様、今まで頑張っていたのか。」など、お互いにその「お疲れ様です」で分かり合えるという効果もあるのです。

反対に、「そんなもの、いる?」という見方もあるでしょう1日に数十のメールを受ける人に取ったら「無駄」なメールという見方になります。「お疲れ様です」というメールを送るのには数秒のことですが、不要のものなら「無駄」と考えるのもわかります。

このように、社内メールでは「社内での送受信なのだから、ややこしいことや一般的な礼儀はいらない。もっと大切なことに時間をかけるべきだ」ということです。

社内は身内

また、社内の人たちは、ビジネスにおいて身内だという考え方です。その一例をあげますと次のようなことがあります。社内なら「です」「ます」「します」、社外向けには「ございます」「いたします」という使い分けをしていくということです。社内で「○○についてご案内申し上げます。」はおかしいですね。「○○について案内します。」です。

まとめ

会社にとって、社員間のやり取りも大切ですが、大切なのは、お客様、取引先という社外の人たちです。社内メールに振り回されて、社外とのやり取りが十分できないようでは困ります。社内メールに振り回されないように、そして、あなた自身の時間を有効に使うようにしてください。

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