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 ビジネスシーンでは社内会議がつきものです。しかしながら社内の会議といえども、守るべきマナーが存在しています。まず最初に社内会議の席次を把握する必要があります。そして、社内会議を行う際は、事前準備で守るべきマナーも存在しています、本稿では、社内会議に臨む際のマナーについて解説いたします。

会議室の席次

 社内の会議には多くの場合、上司や役員が同席します。よって当然、社内会議室においても上座や下座が存在して席次のルールがあります。基本的には、入り口から遠い席が上座、入り口に近い席が下座となります。議長や上司といった、会議参加者の役職上位者が上座に座り、他の出席者は順次役職の高い順に、議長等から見て右手奥から着席します。

 上位役職者以外は、自由に着席が許されるケースもありますが、若手は会議中に追加コピーや伝言を伝える等の仕事を頼まれることも多いので、出入りしやすい出入り口付近の下座に座るようにしましょう。また会議室に電話がある場合、急な用件で電話が鳴ることもあるので、複数の若手がいる場合は電話がすぐとれるような席にも座るようにしましょう。

 また社内会議において、部屋取り等の準備をする役目となった場合には、事前に誰がどの席に座るかの把握をしておき、会議の際は先に入室して席の案内を行う必要があります。

社内会議の参加マナー

 社内会議に参加の際、守るべきマナーは下記3点となります。

①資料には事前に目を通し、自らの考えをまとめておく
 社内会議では事前に資料が配布されるケースが大半です。事前資料は会議を円滑に進めることを目的としており、参加者は当然事前に目を通すことを求められます
 また単に目を通すだけではなく、アバウトでもよいので、事前に自分の考えをまとめておくことも求められます。これらをすることで、積極的に会議に参加できるようになるため、より実のある社内会議を行うことができます。

②会議開始の5分前には会議室に入る
 定刻に社内会議がスタートできるよう、5分前には会議室に入るようにしましょう。遅刻は厳禁ですが、どうしても抜けられない用事等で会議に遅れるようなら、事前に伝言をしておくこと。 議長役の上司等が席に着き次第、ただちに会議がスタートできるよう、少し早めに会議室に入るよう心がけましょう。
 会議が始まる前、親しい同僚等と会うと時間があるためプライベートな会話をしがちですが、会議室という場所をわきまえ、プライベートな会話は慎みましょう。

③席次を守る
 席次については前述していますが、会議室に入ったらまず、自分がどの席に座るべきか確認しましょう。参加者の中で若手であれば、なるべく先に下座に着席し、資料の見直し等を行いましょう。

まとめ

 席次と言うと、来客時の席次は意識する方が殆どですが、社内会議にも席次が存在するので注意が必要です。役員や部長職以外は、席次は自由な社内会議も多いのですが、最上位者が一番奥に座って、若手等は出入り口近くの下手に座るというのがマナーとなります。

 社内会議とはいえ、役員が同席するケースもあるため、席次等の最低限のマナーを守り、定刻通りスタートして、実のある議論ができるようにしたいものですね。

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