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会社等によって異なりますが、若手が社内会議の準備を担当するケースがあります。役員同席の重要な会議の場合は少ないかもしれませんが、簡単な部内会議の準備は若手の仕事という会社は少なからず存在しています。
社内会議の準備を担当することになったら、何を準備すべきか、本稿ではその抑えるべき点をピックアップいたしました。

社内会議の準備プロセス

大きな流れで言えば、社内会議は下記の流れで準備を行います。

①会議室を確保する
社内会議も会議室の確保ができなければ始まりません。毎回同じ会議室を使っており、常時キープされている場合もありますが、そうでなければ、まず最初に社内手続きに従って会議室を確保しましょう。

②詳細を関係者に連絡
会議の目的、日時、場所、出席者を参加者にメールや書面等で連絡します。出席者に漏れがないよう、十分な注意が必要です。
また欠席者が出る場合は、必ずその旨を主催者に伝達しましょう。

③資料の用意
会議の参加者に事前に資料の配布を行います。資料提出者から資料を受領し、人数分のコピーを取り参加者に配布します。最近では資料をメールで送信するケースも多いのですが、メールの場合、送信漏れがないように気をつけましょう。また会議資料の受領が遅れる場合は、いつ頃に資料が受領できるか、資料作成者に確認すること。
尚、情報漏洩を防ぐため資料については「部外秘」「社外秘」等、資料の扱いを明確にする必要があります。分からない時は、資料作成者に必ず尋ねるようにしましょう。
会議の際の事前の資料は、効率的な会議に必要不可欠であり、資料を受領したら早期に出席者に配布するようにしたいものです。

④会議室の席次及び設備を確認
会議では誰がどこに座るのか、事前に確認を行います。また会議ではマイクやプロジェクター等を利用する場合も多いので、利用する設備が使えるかどうか、当日まごつかないように事前に使い方をチェックしておきましょう。故障が見つかった場合は、速やかに担当部署に連絡して修理を依頼します。もし修理が会議に間に合わない場合は、会議の主催者にその旨を連絡して、対応方法の指示を受けましょう。

会議当日は先に会議室に入ること

社内会議は原則5分前の着席がマナーとなっています。よって主席者は5分前には着席するので、その前に会議室に行き、出席者をあらかじめ決めておいた席へ案内します。

また出席者を席に案内する迄には、既にマイクやプロジェクター等の設備の準備が終わっているようにすること。出席者が揃い次第、すぐに会議がスタートできるよう、他の参加者より早めに会議室に行き準備を行いましょう。
尚、会議には急な参加者が発生する場合も多いので、資料や椅子等は若干余裕を持って準備を行うとよいでしょう。

まとめ

社内会議は事前の準備が非常に重要になります。部屋取り、出席者の確認、日時の設定、資料配布、会議室の設備の準備等、人数が多くなればなるほど準備が大変になります。しかしながら、社内会議は社内の意思決定で非常に大きな役割を担っており、会議の準備は責任重大と言えます。
よって準備の途中で分からないことが出てきた場合は、先輩等に意見を聞き、勝手に自己判断しない、ということも大切になります。社内会議の準備を依頼されたなら、事前準備をしっかりと行い、スムーズに会議が進行できるようにしたいものですね。

会社で会議を行う際、若手社員に対し議事録の作成が命じられることがあります。議事録は、会議の内容を記録として残す重要な書類。会議後速やかに作成し、正確かつ必要な基本項目に抜けが無いようにしましょう。

議事録とは

議事録とは、会議で話し合われてことを、決まった書式に基づいてまとめたもののことを言います。議事録は、会議の内容を確認したり、参加していない人に会議の内容を伝える重要な書類となります。場合によっては、意思決定の証拠となりうる書類です。よって作成にあたっては、充分な注意が必要となります。

議事録作成のポイント

主な議事録作成のポイントは下記となります。

①決まった書式で作成
どんな会社でも以前から使われている議事録の書式があるため、決まった書式に基づいて作成します(以前からの書式は、基本事項は網羅してあります)。尚、議事録に記載すべき事項は後述します。

②発言者の言葉を正確に記す
議事録作成者の意見は必要ありません。議事録には、発言者の言葉を正確に簡潔に記すこと。

③速やかに作成し配布すること
人の記憶は曖昧になります。会議終了後、速やかに議事録を作成し上司等の確認を経た上で配布します。

議事録は簡潔に作成することも求められるため、発言者の言葉を議事録作成者の意見でまとめてしまうケースも見られますが、議事録作成者の考えを入れてはいけません。議事録は発言者の言葉を記録することがその目的であり、議事録作成者の意見は必要ありません。事実と異なった情報が議事録に記録として残った場合、欠席者や後に議事録を読む人に、誤った判断をさせてしまう可能性があります。

また議事録は、会議終了後に速やかに作成を行うこと。そして回覧の前に上司や先輩の確認を得ること。一人の判断では意見が食い違うことがあるので、会議に参加した上司や先輩の眼も経由することで、議事録により客観性を保つことができます。そしてその上で、議事録を参加者や欠席者等の関係者に配布します。

議事録に記載すべき事項

会社に以前より利用の書式がある場合は、殆どのケースで必要事項は網羅されていますが、参考までに議事録で記載すべき内容を列挙しました。

・日付
・会議名(例.○○会議議事録、と記載)
・出席者(役職順に記載)及び合計人数
・欠席者(役職順に記載)及び合計人数
・議題(例.○○の件)
・発言者の名前及び発言内容
・会議の結論
・議事録の最後に「以上」を付ける
・記録者名

発言者の名前及び発言、会議の結論は特に記載内容に注意が必要。発言者の名前及び発言については上述の通り。会議の結論については、分からない時は上司や先輩に確認すること。可能であれば会議の最後に、議事録作成のために、と発言して、会議の結論内容について確認を取ってもよいです。議事録作成者は、会議の内容を正確に、そして事実を伝えることが求められます。

まとめ

議事録は会社の意思決定を後日に記録を残すための書類であり、非常に重要な書類となります。議事録の形式は各社各様の部分もありますが、誰が何を発言したのか、どのような結論になったのか、については正確に記録して議事録を作成する必要があります。
後日、全く関係ない方が見ても、どんな会議が行われて、どんな議論を経て、どんな結論となったのか、これらが明確になるよう、議事録は細心の注意をもって作成にあたるようにしたいものですね。

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