ビジネスマネジメント

社会人になったら、結婚式に出席する機会が増えてきます。ただゲストとして出席するだけでなく、受付やスピーチを頼まれることもあるでしょう。結婚式の手伝いを頼まれると、ゲストの目に触れる機会も多くなるため、誰に対しても失礼にならない言動が求められます。本稿では、結婚式手伝いのマナーを紹介します。

受付のマナー

結婚式の受付の印象は、両家の印象とつながるため、服装や言葉遣いには気をつけなければなりません。服装は、結婚式に出席する服装でおおむね問題ありません。テーブルが低く、かがんで対応しなければならない場合のために、胸元がゆるい服は避けたほうがいいでしょう。
集めたご祝儀を渡す人や保管先を式の前日までに確認しておきましょう。
当日は受付開始の1時間前には到着し、会場の人や受付同士で最終打ち合わせをします。受付は新郎側新婦側それぞれ2名ずつです。一方がご祝儀を受け取り記帳をお願いする係、もう一方がゲストに席次表や進行表を渡す係と役割分担します。
受付中は一人一人のゲストにお辞儀をし、笑顔で対応します。知っている人かそうでないか、目下か目上かにかかわらず、すべての人に丁寧に対応しましょう。
受付が終わったら、ゲストが全員来ているか名簿を見ながら確認しましょう。ご祝儀は、あらかじめ渡すように言われていた本人に渡します。他の人や、会場のスタッフには絶対に渡してはいけません。

スピーチのマナー

新郎新婦の同僚として、また部下ができた場合は上司としてスピーチを頼まれることがあります。スピーチの時間は5分くらい、両家への祝福の言葉や新郎新婦とのエピソード、激励の言葉などを述べることが一般的です。
スピーチでは、避けるべき言葉(忌み言葉)に注意する必要があります。以下に忌み言葉の例を記します。
-離別を連想させる言葉
別れる・切れる・消える・離れる・終わる・嫌う・壊れる など
-再婚を連想させる言葉
再度・また・戻る・二度・再三 など
-繰り返しの言葉
ますます・いよいよ・たまたま・わざわざ・かえすがえす・次々 など
-不幸を連想させる言葉
悪い・四・九・涙・塩・ご存命中 など

結婚式はフォーマルな場所なので、若者言葉や流行り言葉の使用も避けましょう。さまざまな年齢・立場の人が出席しているため、内輪の話や暴露話も厳禁です。新郎新婦の人柄が伝わる、心温まるエピソードやクスッと笑えるエピソードを用意しましょう。

まとめ

結婚式の手伝いのポイントは以下の通りです。
-前準備をしっかりと行う
-両家の顔であることを意識する
受付は、意外と仕事が多いものです。当日に慌てないように、前もって確認できることは新郎新婦に確認しておきましょう。
スピーチは、できれば原稿を見ずに行いたいので、たくさん練習して暗記してしまうといいでしょう。人前で話すことが好きな人は、大まかな流れだけ決めておき、当日にアドリブで話してもいいですが、長くなりすぎないように気をつけます。あがり症の人は、「ちょっと緊張しています」と正直に言ってしまうのも手です。
結婚式の準備を頼まれるということは、あなたが信頼されている証拠です。喜んで引き受ければ、自分の結婚式のときにも頼みやすくなるという利点もあります。両家の顔であることを意識して、笑顔で役割を果たしましょう。

社会人になると、友人の結婚式だけでなく、同僚や上司の結婚式に参加する機会も増えます。おめでたい場で失礼な行動をしないよう、マナーをしっかり把握しておきましょう。本稿では、結婚式参加のマナーについて紹介します。

参加の前に

結婚式の招待は、まず口頭で行われます。まだ内緒にしておきたいという人もいるため、他の人に言いふらすことは慎みましょう。おめでたい席なので、極力出席するようにしましょう。止むを得ず欠席をする場合は、個別にお祝いを贈るといいでしょう。
出席を承諾したら、招待状が手渡しされるか、自宅に送られてきます。新郎新婦は招待状で出欠管理をしているため、重複となることを気にせず、必ず返信するようにしましょう。「ご出席」「ご欠席」の「ご」と「欠席」を二重線で消し、「出席」を丸で囲います。祝福の言葉や、当日を楽しみにしているということを一言書きそえましょう。
服装選びも重要です。男性は、暗めのスーツに白いシャツ、白いネクタイが基本です。ネクタイの色にはそこまで厳しい制限はありませんが、目上の人の式の場合は白が無難でしょう。女性は着物やドレスを着ますが、新婦より派手になってはいけません。着物は、独身の場合は振袖、既婚者は留袖を着ます。色の制限はありませんが、白は花嫁の色、黒は葬式を連想させるため、避けるべきです。丈が短すぎるものや、胸元が開きすぎているものも悪目立ちしてしまいます。
ご祝儀は、3万円が相場です。新札を包むことがマナーです。夫婦で招待された場合は、二人で5万円です。もっと出してももちろんかまいませんが、札の枚数が偶数枚にならないよう注意します。祝儀袋はちょうちょ結びのものでなく、結び切りを選びます。ちょうちょ結びは一度解いてもまた結べることから、何度も起こってほしいという意味があるため、結婚式には不向きです。また、金や銀を使った派手なデザインの袋は、高額を包むためのものです。パッケージの後ろに、包む金額の目安が書いてあるので、買う時にチェックします。当日は、ふくさという布に包んで持参するとさらに丁寧です。

参加中に

当日はなるべく荷物を少なくして会場に向かいます。どうしても荷物が多くなる場合には、手元に置いておく小さいバッグと、クロークに預ける大きいバッグを2つ用意します。手元に置いておくものは、服装に合った華やかなものにしましょう。冬場にはコートを着ますが、会場に入る前には脱いでおきます。
時間厳守は基本ですが、止むを得ず遅れてしまう場合は、新郎新婦ではなく会場の人に連絡します。他の参加者にもあわせて連絡するといいでしょう。
受付で、「この度はおめでとうございます」と言い、ご祝儀袋を渡します。知り合いが受付をしている場合でも、儀礼的な挨拶はしっかり行いましょう。ご祝儀袋は相手に向けて両手で渡します。ふくさに包んでいる場合には、渡す直前にふくさから出しておきましょう。
会場に入り、席に着いたらバッグを背もたれと体のあいだか、床に置きます。テーブルには絶対に置いてはいけません。
披露宴中はおめでたい席を楽しみますが、目上の人へのお酌を忘れたり、飲み過ぎたい食べ過ぎたりしないよう注意しましょう。

まとめ

結婚式出席のマナーのポイントは以下の通りです。
-独特のマナーに注意
-節度を持った言動を
ドレスとタキシードを着て、フォークとナイフで食事を食べるという、欧米風の結婚式が一般的になってきているとはいえ、日本独特のマナーが未だに強く根付いています。例えば、紙幣の枚数は偶数枚ではいけない、祝儀袋は結び切りを選ぶ、「切る」「重ねる」などは禁句であることなどです。これらのマナーは、知識がないと守ることが難しいものです。特に仕事関係での参加の場合、常識がない人だという印象を与えてしまうと、仕事にも支障をきたしてしまいます。
華やかな機会なので浮かれてしまいがちですが、あくまで主役は新郎新婦。派手すぎる服装や飲み過ぎは厳に慎むべきです。節度を持って楽しみましょう。

会社等によって異なりますが、若手が社内会議の準備を担当するケースがあります。役員同席の重要な会議の場合は少ないかもしれませんが、簡単な部内会議の準備は若手の仕事という会社は少なからず存在しています。
社内会議の準備を担当することになったら、何を準備すべきか、本稿ではその抑えるべき点をピックアップいたしました。

社内会議の準備プロセス

大きな流れで言えば、社内会議は下記の流れで準備を行います。

①会議室を確保する
社内会議も会議室の確保ができなければ始まりません。毎回同じ会議室を使っており、常時キープされている場合もありますが、そうでなければ、まず最初に社内手続きに従って会議室を確保しましょう。

②詳細を関係者に連絡
会議の目的、日時、場所、出席者を参加者にメールや書面等で連絡します。出席者に漏れがないよう、十分な注意が必要です。
また欠席者が出る場合は、必ずその旨を主催者に伝達しましょう。

③資料の用意
会議の参加者に事前に資料の配布を行います。資料提出者から資料を受領し、人数分のコピーを取り参加者に配布します。最近では資料をメールで送信するケースも多いのですが、メールの場合、送信漏れがないように気をつけましょう。また会議資料の受領が遅れる場合は、いつ頃に資料が受領できるか、資料作成者に確認すること。
尚、情報漏洩を防ぐため資料については「部外秘」「社外秘」等、資料の扱いを明確にする必要があります。分からない時は、資料作成者に必ず尋ねるようにしましょう。
会議の際の事前の資料は、効率的な会議に必要不可欠であり、資料を受領したら早期に出席者に配布するようにしたいものです。

④会議室の席次及び設備を確認
会議では誰がどこに座るのか、事前に確認を行います。また会議ではマイクやプロジェクター等を利用する場合も多いので、利用する設備が使えるかどうか、当日まごつかないように事前に使い方をチェックしておきましょう。故障が見つかった場合は、速やかに担当部署に連絡して修理を依頼します。もし修理が会議に間に合わない場合は、会議の主催者にその旨を連絡して、対応方法の指示を受けましょう。

会議当日は先に会議室に入ること

社内会議は原則5分前の着席がマナーとなっています。よって主席者は5分前には着席するので、その前に会議室に行き、出席者をあらかじめ決めておいた席へ案内します。

また出席者を席に案内する迄には、既にマイクやプロジェクター等の設備の準備が終わっているようにすること。出席者が揃い次第、すぐに会議がスタートできるよう、他の参加者より早めに会議室に行き準備を行いましょう。
尚、会議には急な参加者が発生する場合も多いので、資料や椅子等は若干余裕を持って準備を行うとよいでしょう。

まとめ

社内会議は事前の準備が非常に重要になります。部屋取り、出席者の確認、日時の設定、資料配布、会議室の設備の準備等、人数が多くなればなるほど準備が大変になります。しかしながら、社内会議は社内の意思決定で非常に大きな役割を担っており、会議の準備は責任重大と言えます。
よって準備の途中で分からないことが出てきた場合は、先輩等に意見を聞き、勝手に自己判断しない、ということも大切になります。社内会議の準備を依頼されたなら、事前準備をしっかりと行い、スムーズに会議が進行できるようにしたいものですね。

会社で会議を行う際、若手社員に対し議事録の作成が命じられることがあります。議事録は、会議の内容を記録として残す重要な書類。会議後速やかに作成し、正確かつ必要な基本項目に抜けが無いようにしましょう。

議事録とは

議事録とは、会議で話し合われてことを、決まった書式に基づいてまとめたもののことを言います。議事録は、会議の内容を確認したり、参加していない人に会議の内容を伝える重要な書類となります。場合によっては、意思決定の証拠となりうる書類です。よって作成にあたっては、充分な注意が必要となります。

議事録作成のポイント

主な議事録作成のポイントは下記となります。

①決まった書式で作成
どんな会社でも以前から使われている議事録の書式があるため、決まった書式に基づいて作成します(以前からの書式は、基本事項は網羅してあります)。尚、議事録に記載すべき事項は後述します。

②発言者の言葉を正確に記す
議事録作成者の意見は必要ありません。議事録には、発言者の言葉を正確に簡潔に記すこと。

③速やかに作成し配布すること
人の記憶は曖昧になります。会議終了後、速やかに議事録を作成し上司等の確認を経た上で配布します。

議事録は簡潔に作成することも求められるため、発言者の言葉を議事録作成者の意見でまとめてしまうケースも見られますが、議事録作成者の考えを入れてはいけません。議事録は発言者の言葉を記録することがその目的であり、議事録作成者の意見は必要ありません。事実と異なった情報が議事録に記録として残った場合、欠席者や後に議事録を読む人に、誤った判断をさせてしまう可能性があります。

また議事録は、会議終了後に速やかに作成を行うこと。そして回覧の前に上司や先輩の確認を得ること。一人の判断では意見が食い違うことがあるので、会議に参加した上司や先輩の眼も経由することで、議事録により客観性を保つことができます。そしてその上で、議事録を参加者や欠席者等の関係者に配布します。

議事録に記載すべき事項

会社に以前より利用の書式がある場合は、殆どのケースで必要事項は網羅されていますが、参考までに議事録で記載すべき内容を列挙しました。

・日付
・会議名(例.○○会議議事録、と記載)
・出席者(役職順に記載)及び合計人数
・欠席者(役職順に記載)及び合計人数
・議題(例.○○の件)
・発言者の名前及び発言内容
・会議の結論
・議事録の最後に「以上」を付ける
・記録者名

発言者の名前及び発言、会議の結論は特に記載内容に注意が必要。発言者の名前及び発言については上述の通り。会議の結論については、分からない時は上司や先輩に確認すること。可能であれば会議の最後に、議事録作成のために、と発言して、会議の結論内容について確認を取ってもよいです。議事録作成者は、会議の内容を正確に、そして事実を伝えることが求められます。

まとめ

議事録は会社の意思決定を後日に記録を残すための書類であり、非常に重要な書類となります。議事録の形式は各社各様の部分もありますが、誰が何を発言したのか、どのような結論になったのか、については正確に記録して議事録を作成する必要があります。
後日、全く関係ない方が見ても、どんな会議が行われて、どんな議論を経て、どんな結論となったのか、これらが明確になるよう、議事録は細心の注意をもって作成にあたるようにしたいものですね。

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