ビジネスマネジメント

昨今のグローバル化のおかげで、日本にも外資系企業や外国人労働者が増えています。
会社に突然英語で電話がかかってくる、ということも起こりうるでしょう。
その際にせめて取り次ぎぐらいはできるようになっておきたいですよね。
そんな状況に対応でいる英語のフレーズを準備しましたので、ぜひ参考にしてみてください。

かかってきた電話に出る

This is AAA company. May I help you?
AAA会社です。ご用件を承ります。

相手が「誰につないでほしい」と言ってくると思いますので、その際は以下のように答えましょう。
Just a moment, please./ I`ll put you through.
少々お待ちくださいませ。/ おつなぎいたします。

最初の受け答えは定型文で覚えておくとよいでしょう。
いきなりかかってきた電話でうまく聞き取れなかった場合は、以下のように聞き直しましょう。

May I have your name and your name of your company (again), please?
(もう一度)お名前と会社名をお伺いしてもよろしいですか。
Could you speak a little louder, please?
もう少し大きな声でお話しいただけますか。
Could you speak more slowly, please?
もう少しゆっくりお話しいただけますか。

以上で担当者に繋ぐことができればほっと一安心ですが、
担当者不在の場合や電話中の場合があります。
その場合は以下のように対応しましょう。

電話をつなげなかった場合

I'm sorry. he is on another line./ I'm afraid he's on another line.
大変申し訳ございません。別の電話に出ております。

電話に出られない理由の部分だけ置き換えて対応しましょう。

he is away from her desk right now.
今席を外しています。
he is on a business trip.
出張中です。
he's taking a day off today.
お休みをいただいております。

そのあと相手の出方にもよりますが、伝言を承るか、折り返し連絡をするかをご提案するかと思います。

Would you like to leave a message?
伝言を承りましょうか。
Shall I have her call you back?
折り返しさせましょうか。

折り返しの場合は電話番号の復唱が必要です。

Let me repeat your number, 00-0000-0000.
00-0000-0000ですね。

電話を切る

最後に承った旨伝え、電話を切ります。

I'll tell him to call you back. / I'll tell him the massage.
折り返しするよう伝えます。伝言を伝えます。
Thank you for your calling.
お電話ありがとうございました。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
いきなり実践は難しいと思いますので、
対応を一覧にしてデスクに置いておくといざというときにきっと役に立つでしょう。

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