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ビジネスをしていると、取引先から訃報が届くという事態に遭遇することがあります。あまり多く経験することではないため慌ててしまいがちですが、取引先はそれ以上に動揺しています。相手に余計な負担をかけず、失礼のないように対応する必要があります。本稿では訃報が届いたときのマナーを紹介します。

連絡を受けたら

取引先からの訃報は、電話で行われることが多いです。連絡は突然来るものなので、取り乱してしまいがちですが、電話口で動揺して大声を出したり、亡くなった理由を根掘り葉掘り聞いたりすることは、絶対に避けなければなりません。先方は各所への連絡や葬儀の準備でバタバタしている時期なので、お悔やみの言葉を述べ、必要事項を聞き、会話を簡潔に終えましょう。
大企業の場合は、新聞のお悔やみ欄に載せ、取引先への連絡に代えるところもあります。そのような会社があることを念頭に置いて、新聞のお悔やみ欄は毎日チェックするようにしましょう。お悔やみ欄に取引先の名前を見つけたら、すぐに代表電話か取引相手に電話を入れます。喪主はさまざまな対応に追われているため、連絡することは避けたほうがいいでしょう。
電話の相手に聞く必要事項とは、以下のことです。
-亡くなった方の氏名・関係
取引先の会社の方が亡くなった場合だけでなく、取引先の方の家族が亡くなった場合もあるため、フルネームでの氏名と、取引先の方との関係を把握しておく必要があります。氏名は漢字までしっかり確認しましょう。
-喪主の情報
弔電を届けるときに必要なため、フルネームを漢字で聞いておきましょう。住所や電話番号も聞いておきます。
-通夜や葬儀の会場と日時
出席に必要であることはもちろん、弔電を届けるためにも必要です。
-宗教
仏教・神道・キリスト教によって香典の書き方が変わるため、聞いておくと無難です。

お悔やみの言葉

お悔やみの言葉は、故人の死を悼み、遺族を思いやる気持ちを伝えるものです。決まったフレーズがあるため、とっさに出てくるように覚えておくといいでしょう。「ご冥福をお祈りします」というのは、仏教の表現なので、宗教が不明な場合は使わないほうが無難でしょう。
-汎用性が高い表現
「このたびは誠にご愁傷様でございます。謹んでお悔やみを申し上げます。」
「このたびは思いがけないことで、さぞお力落としのこととお察しします。心からお悔やみ申し上げます。」
-急死の場合の表現
「突然の出来事で、言葉もありません。心からお悔やみ申し上げます。」
-長患いの場合の表現
「お見舞いにもお伺いできないうちにお亡くなりになって、心残りでございます。」
「先日お伺いしたときはお元気そうでしたのに、残念でなりません。」

まとめ

訃報を受けたときのマナーのポイントは以下の通りです。
-感情を抑えた対応を
-相手の気持ちに寄り添う
人が亡くなったとき、特に直接お世話になった方が亡くなったときに、驚きや悲しみの感情が生まれてくるのは自然なことです。しかし、社会人である以上、自分の感情を抑えて、ビジネスライクに対応することも必要な能力です。とはいえ、普段のビジネスと同じような対応では少し冷たすぎます。気落ちしている相手の気持ちに寄り添い、いつもよりトーンを落とした、ゆっくりめの声で話すだけでも、相手に弔意が伝わるものです。感情を抑え、かつ残念な気持ちを込めるというバランスが取れた態度で接しましょう。
人の死が関わっている場面では、いつも以上にデリケートになる必要があります。分からないことは無理に自分で判断せず、上司の判断を仰ぎましょう。

取引先から訃報を受け対応したら、次にすることは通夜への出席です。通夜は、訃報を受けたその日の夜にいとなまれることが多いため、時間がない中でしっかり準備をしなければなりません。本稿では通夜出席のマナーについて紹介します。

出席の前に

通夜は不幸があった日の18時頃から行われます。1時間程度で終了する半通夜が主流です。取引先の人が亡くなった場合は、告別式ではなく通夜に参加することが一般的です。ただし、付き合いが長い場合や特にお世話になっていた場合は、通夜と告別式両日に出席します。上司の判断を仰ぎましょう。
通夜の連絡は当日に入ることが多いため、喪服を着て出席する必要はありません。男性の場合は黒のスーツ、女性は地味な色のワンピースやスーツで出席しましょう。通夜にのみ出席する場合には、喪服を着用することがマナーです。いざというときに慌てないために、会社に喪服を用意しておくといいでしょう。
通夜には香典を持参します。両方参加する場合、通夜は記帳のみで、香典は告別式に持参してもかまいません。香典は5,000~10,000円が相場ですが、役職や関係に応じて額が大きく変わるため、上司に相談しましょう。取引先への香典は、出席者の名前ではなく、出席者の会社の代表取締役の名前を書くことが一般的です。記入に使うペンの色は黒ではなく、薄墨を使います。
また、あらかじめ準備していたという印象を与えかねないため、新札を包むことはマナー違反です。新札を入れたい場合は、縦に折り目をつけてから包みます。

出席中のマナー

通夜の連絡は急に来るものであることから、30分程度までであれば遅れても問題ないとされています。しかし、なるべく遅れないように到着することがいちばんです。会場に到着したら受付に向かいますが、故人との関係別に受付の列が分かれていることがあるため、注意が必要です。表書きを相手側に向けて香典を両手で差し出し、「この度はご愁傷様でした」とお悔やみの言葉を述べます。記帳には、香典袋の表書きと同じ名前を使います。
会場に入ったら、人がまだあまりいない場合でも、前の方に座ってはいけません。通夜では故人との関係によって座る席が決まっており、仕事関係者は向かって左側のいちばん後ろの席に座ることになっています。
僧侶の読経が始まったら、参列者は焼香を行います。焼香はまず遺族から、次いで前の席の人から順番に行います。焼香の順番が回ってきたら、参列者の前を中腰で進み、焼香台の数歩前で立ち止まり、僧侶と遺族に一礼します。焼香台に進み出て遺影に合掌、一礼します。右手の親指、人差し指、中指で抹香をつまみ、手のひらを返して目の高さまで上げます。香炉の上に手を移動させ、指をすり合わせて香炉の上に抹香を落とします。宗派により、これを1~3回繰り返します。焼香が終わったら再度一礼し、席に戻ります。
通夜にはできれば最後まで参加できることが望ましいですが、どうしても時間がない場合は焼香後に静かに退席しましょう。

まとめ

通夜のマナーは以下の通りです。
-参列への準備は速やかに行う
-遺族への配慮を忘れずに
通夜の連絡は当日来ます。当日の負担を減らすために、喪服を会社に置いておく、香典袋を用意しておくなど普段からできる準備はしておきましょう。訃報を受けてから出席までの間で、少しでも疑問に思うことがあったら自分で判断せず、上司に相談するようにしましょう。
参列に直接関わる作業はもちろん、打ち合わせのキャンセルなど、仕事の調整を行わなければならない場合もあります。することをリストアップし、慌てずに一つずつ対応していきましょう。
通夜では、亡くなってから時間が経っていないため、遺族の心的負担は想像以上のものです。遺族と顔見知りの場合でも、長話や笑顔を向けることは避けましょう。お悔やみの場であるということを意識した言動を心がけましょう。

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