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取引先を訪問するときには時間厳守が基本ですが、電車遅延などやむを得ない事情で遅れてしまうことがあります。また、突然のトラブルで取引先に訪問することができなくなることもあります。本稿では、このような場合の対応方法を紹介します。

訪問に遅れるとき

取引先に訪問するときは、前後に予定を詰め過ぎないことや、余裕をもって会社を出ることが基本です。しかし、いくら綿密に計画を立てても、前の打ち合わせが長引いたり、電車が遅延したりするといった不測の事態は往々にして起こるものです。訪問先に遅れそうなときは、遅れると分かった時点で相手に電話で連絡を入れます。電話をするにも時間がかかるため、数分の遅れであればわざわざ連絡する必要はありません。10分以上遅れる場合は必ず連絡しましょう。時間通りに行けるかもしれない場合でも、遅刻する可能性がある以上、電話をしておいたほうが確実です。
直接担当者と会社名と連絡が取れた場合は会社名と部署名、名前を言い、遅れる理由と何分くらい遅れるかを伝えましょう。到着予定時刻よりさらに5分ほど余裕をもった時間を伝えます。もちろんお詫びの言葉も忘れずに。30分以上遅れそうな場合、相手の次のスケジュールに響く可能性があるので、訪問日をずらすべきかも確認しましょう。
担当者と連絡がつかないときは、伝言を依頼します。その場合は、上記の情報以外に当初の訪問予定時刻も合わせて伝えましょう。
遅れて到着する場合にも、受付に行く前に汗を拭いたり服を整えたりすることは最低限のマナーです。相手と顔を合わせたら改めて頭を下げて謝罪します。遅れて行った場合も、終了の時刻は守りましょう。相手の了承を得たときは、少し延長してもいいでしょう。

訪問をキャンセルするとき

自分からアポを取った訪問をキャンセルするということは、たいへん失礼にあたるため、極力避けるべき事態です。どうしても行けなくなってしまった場合は、最大限の配慮と謝罪の気持ちを込めて連絡します。訪問キャンセルの連絡も、早めに行いましょう。連絡は電話で行いますが、キャンセルする理由ははっきり言わないほうがいいでしょう。キャンセルすることで相手は少なからず不快な気分になっています。正直に伝えたところで、理由によってはさらに不快感が増す場合があるからです。後日訪問するときに、再度丁寧な謝罪を行いましょう。

まとめ

訪問に遅れるとき・キャンセルするときのポイントは以下の通りです。
-早めの連絡を心がける
-謝罪は重ねて行う
連絡は、遅れる可能性が出た時点ですぐに行いましょう。相手は会議室を用意したり、予定を調整してくれたりしています。急いで向かいたくなる気持ちは分かりますが、連絡が直前になればなるほど相手にかかる迷惑も大きくなります。連絡をしても怒鳴られることはまずありません。怖がらずに早めの連絡を心がけましょう。
また、謝罪は、最初に連絡するときと、到着したとき、できれば次の打ち合わせのときにも行うことが望ましいです。時間に遅れているということを念頭に置いて、当日の謝罪は簡潔に行いましょう。謝罪の言葉に「まことに」「たいへん」とつけるだけで丁寧さが増します。長々とした謝罪は時間の無駄ということを認識しましょう。

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