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これだけインターネットでのコミニュケーションが全盛の現代においても、取引先、もしくはこれから取引先になってほしい企業の担当者に直接会いに行くことは、営業活動や信頼関係を築く手段として、かなり有効な手段です。そして、有効な手段であるが故に、失礼がないように注意を払う必要があります。ひとつひとつ、しっかりと身につけましょう。

アポイントをとる際のマナー

ビジネスで人と会う際は、原則的にはアポイント(会うための約束)が必要です。また、初めて会う約束をする際には、1週間ほど前までにはアポイントを入れておくのが良いでしょう。

<アポイントをとる際に明確にすべきこと>
1. 会う目的(要件について)
2. 要する時間

例)
先日ご相談いただきました案件について、弊社案を提案させて頂きたく存じます。
つきましては、来週か再来週で1時間ほどお時間をいただけませんでしょうか。

アポイント前の準備について

営業目的で初めて訪問する企業の場合、必ず先方についての下調べが必要です。
調べる内容…業務内容、企業規模、設立年数、その他自分が話す内容に役立つ相手企業の状況

企業の訪問時のマナー

・受付
受付では、以下のことを伝え、取り次いでもらいます。
自分の会社名と名前/担当者の所属と名前/約束している時間

・応接室に通されたら
応接室案内してくれた人が上座に座ることを勧めたら、それに従い、上座に座ります。(自分が営業目的で訪問した場合でも、この場面では相手に従い上座に座ることが失礼のない対応となります。)持参した荷物は、足元に置いてください。空いている椅子やテーブルの上に置くのはマナー違反です。準備してきた資料やパソコンをカバンから取り出すなど、自分が打ち合わせをしやすいよう準備を整えます。

・お茶を出されたら
自分だけにお茶が出されたら、口をつけても構いません。ただし、先方の分も出されたら、相手が現れて、お茶を改めて勧められるまで待った方が良いでしょう。

・担当者が入室したら
担当者が入ってくるタイミングで、立ち上がります。相手と初対面の場合は、名刺を手に持っておきます。

・名刺交換
名刺交換は、役職が高い人から行ないます。例えば、あなたと先方の担当者に役職がなく、お互いの上司が同席している場合の名刺交換は以下の順で行ないます。

1. お互いの上司同士
2. 先方上司とあなた、あなたの上司と先方担当者(ここは同時で構わない。)
3. 先方担当者とあなた

・席に着いてから
よほどの状況でない限り、通常は本題とは関係のない軽い雑談から話し始めるのが良いでしょう。特に、初対面の場合、突然本題に入ってしまうと、お互いに緊張してしまいます。その雑談から相手の性格などを探ることもできるかもしれませんし、予期していなかった情報を手に入れることができるかもしれません。

本題に入る際は、まず、結論を言ってから状況説明や、詳細説明を行なった方が相手の頭に残りやすいでしょう。ただ、話す内容にもよりますので、どのように話すのが効果的なのかは、事前に上司や先輩に相談したり練習したりするなど、準備を万全に整えておきましょう。

・話し終えたら
訪問した方が、打ち合わせを切り上げるのが原則です。自分が説明したいことを話し終わったら、先方に質問や疑問がないかを確認しましょう。営業目的で訪問している場合は、なるべく質問や疑問点を持ち帰り、次の接点へとつなげるのが得策です。

まとめ

企業への訪問は、あなたが自分が所属している会社の顔として行なっているという事実を忘れてはいけません。あなたが行なったことが良くも悪くも相手の印象に残ります。良い印象を残し、良い取引ができるように、ビジネスマナーを磨きましょう。

しっかりと名乗ること

アポイントを取るとき、面識のある相手であればスムーズかもしれませんが、初めての人に電話を掛ける際は、自分のことをしっかりと名乗り、きちんと目的を伝えることから始めましょう。本人であっても、受付の交換手であっても、印象を大きく左右することになるので丁寧さも必要になります。
(名前、会社名、目的を述べる)
Hello, this is Nakai, calling from the ABC corpration.
I'm calling to make an appointment with Mr. Brown.
ハロー、ABC会社の中井です。ブラウンさんとのアポイントを取りたくお電話しています。

I'd like to make an appointment with you.
アポイントを取らせていただきたいと思っています。
I'd like to talk to you about the new project.
新しいプロジェクトについてお話ししたいのです。

相手の都合に配慮すること

相手の都合を配慮した聞き方をすることが大切です。こちらにスケジュールの余裕があったり、相手が重要なお客様だったりという場合には、下記のように聞いてみましょう。

When would you be available?
When would be convenient for you?
When would suit you best?
いつのご都合がよろしいでしょうか
Any time would be fine with me.
私はいつでも大丈夫です。
I will adjust my schedule to yours.
あなたのご都合に合わせます。

アポイント効率を上げる聞き方

ただ、いつがいいですか?と全面的に合わせるスタンスにすると、逆に、相手に考える負担をかけてしまいます。忙しい相手の場合、1カ月以上先に指定される可能性もあります。先になればなるほど、変更やキャンセルの確率が高まります。こちらからいくつかの選択肢を提案してみたり、一定の範囲で決めてもらうようにすると相手も決めやすくなるものです。アポイントを確実にすることにも有効となるのです。

Would 2 p.m. tomorrow work for you?
明日の午後2時のご都合いかがですか?
Would you be available at 11 a.m. on Jun 3rd?
6月3日午前11時のご都合はいかがでしょう?
Do you have time on this coming Wednesday or Thursday?
水曜か木曜は、お時間ありますか?
Would it be possible to meet with you on the 12th?
12日にお会いすることは可能でしょうか?
How about sometime next week?
来週あたりいかがでしょうか

提案する日程で相手の都合がつかない返答が続いた場合は、下記で対処してみましょう。
When is the next available day?
次に空いている日はいつですか

電話の別れ際の挨拶

電話の終わりには、楽しみにしています。という言葉を添えます。この場合、初対面の人であれば「I look forward to meeting you.」です。一度でも会ったことのある人に対しては、seeを使います。「I look forward to seeing you.」となる点に気を付けましょう。

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