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慶事や弔事に使われる電報は、電話やネットなどから簡単に申し込みができます。申し込み手順を知っておけば、いざというときに慌てずに済みます。本稿では電報の申し込み手順を紹介します。

必要な情報

電報を申し込む前に、以下の情報を整理しておきましょう。
-送り先
自宅に届けるか、会社に届けるか、祝賀会などの会場に届けるかを確認しましょう。送り先が決まったら、住所を調べておきましょう。
-受取人の氏名
昇進や栄転のお祝いや、お見舞いの電報は本人宛にします。弔電は故人宛ではなく喪主宛に、結婚式の祝電は新郎新婦連名か、どちらか宛にします。新婦宛にする場合は、旧姓で送ります。受取人の氏名はくれぐれも間違えないようにしましょう。特に旧字体が使われている場合や、似た漢字がある場合は注意が必要です。
-差出人の氏名
ビジネスの電報の場合、代表取締役の名で送ることが一般的です。会社名や肩書きを記すこともできますが、文字数によって料金が決まる会社の場合、その分料金が高くなるため注意が必要です。
-電報の種類
お祝いかお悔やみか、かな電報か漢字電報か、また横書きか毛筆縦書きか選びます。ビジネスで使われるのはすべて漢字電報と考えていいでしょう。お悔やみのときは毛筆縦書きに、それ以外では横書きを選びます。縦書きの場合は、会社によっては追加料金がかかります。
-配達日時
午前・午後と大まかな指定だけできる会社もあれば、3時間刻みで指定できる会社もあります。用途に応じて選びましょう。

電報を送る手順

電話で申し込む場合も、インターネットで申し込む場合も伝える情報は変わりません。
電話で申し込む場合には、事前にウェブサイトで送りたい電報とメッッセージの文例を選んでおくとスムーズに申し込みができます。分からない点はオペレーターに質問できる点が、電話で申し込む利点です。料金は、クレジットカード払いか、事前に登録している場合には電話料金と合算されて請求されます。個別の領収証の発行は行っていないため、領収証が必要な場合は、インターネットから注文できる別の電報会社を選ぶといいでしょう。
インターネットで申し込みたいときは、多くの場合会員登録が必要です。画面を見て比較検討できるところが利点です。法人登録すれば、請求書を発行してくれる会社もあります。早めに申し込めば割引をしてくれるところもあります。

まとめ

電報の申し込みのポイントは以下の通りです。
-必要な情報をまとめておく
-さまざまな面から検討する
特に電話で申し込む場合には、情報をまとめておかないと必要以上に時間がかかってしまいますし、漢字などの間違いが生じやすくなってしまいます。誰宛に送るかは機会によって変わるので、特に注意が必要です。
個人で電報を送る時は、デザインが気に入ったものや料金が安いものを気軽に選べますが、ビジネスの場合はそう簡単にはいきません。会社の経費として清算するためには、紙での記録が必要なことがほとんどです。請求書での支払いができるか、領収証発行できるかという点までしっかり確認する必要があります。
電報の送付は難しいものではありません。一度手順を覚えてしまえば、スムーズに行うことができます。間違いがないよう慎重にかつ素早く送れるようになりましょう。

ビジネスで電報を送る場面はさまざまです。どんな場面でも、気持ちが的確に伝わり、かつ失礼にならないメッセージを送る必要があります。本稿では、具体的にどんなメッセージを送ればいいか、ビジネスで遭遇することが多い場面を挙げて文例を示します。

結婚式

「華燭の御盛典を祝しご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。」
「ご結婚おめでとうございます。お二人の門出を心より祝福申し上げます。どうぞ素晴らしいご家庭をお築きください。」
「ご結婚誠におめでとうございます。お二人の前途を祝し、今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

お葬式

「貴社○○様のご逝去を悼み、当社社員一同心からお悔やみを申し上げます。」
「貴社○○様のご訃報に接し、深く哀悼の意を表します。ご遺族並びに社員ご一同様にお悔やみを申し上げるとともに、○○様のご冥福を衷心よりお祈り申し上げます。」
「貴社○○様のご急逝を悼み、謹んでお悔やみ申し上げます。生前いただきましたご厚意に深く感謝するとともに、心よりご冥福をお祈りいたします。」

人事

就任祝い
「この度のご就任誠におめでとうございます。今後とも益々のご活躍及び貴社のご発展をお祈り申し上げます。」
「この度のご就任を弊社社員一同心よりお慶び申し上げます。貴社のさらなるご飛躍と○○様のご健勝を心よりお祈りいたします。」
栄転
「この度のご栄転を心よりお祝い申し上げます。貴殿のご手腕の賜物と拝察いたします。今後一層のご活躍を祈念いたします。」
「ご昇進誠におめでとうございます。今後のご活躍をお祈りしますとともに、引き続きご厚情賜りますよう、お願い申しあげます。」

設立・創立記念

設立
「新会社のご設立、心よりお喜び申し上げます。ますますご多忙になるかと存じますが、くれぐれもお体にはお気をつけてご活躍されますよう、お祈り申し上げます。」
「この度の支店のご設立おめでとうございます。貴社の限りないご発展を微力ながら応援いたしております。」
創立記念
「創立記念日誠におめでとうございます。社員ご一同の健康を祝し、貴社のますますの隆盛をお祈り申し上げます。」
「創立○○周年おめでとうございます。ご発展に尽力された皆様の努力に敬意を表するとともに、さらなるご躍進をご期待申し上げます。」

まとめ

電報のメッセージを決めるポイントは以下の通りです。
-短く、気持ちが伝わる文章にする
電報は、文字数で料金が変わらないものでも、短いメッセージを送ることが基本です。一文目にはお祝いやお悔やみの言葉を入れ、自分の気持ちや今後への期待などを次の文に書くというスタイルが一般的です。短くてもぶっきらぼうに見えない、気持ちが伝わる文章を考える必要があります。できればオリジナルの文章が理想ですが、思いつかない場合は、既存のメッセージをそのままか、少しアレンジして使ってもかまいません。
ビジネスで送る電報は、どんな場面でも硬めの表現を使ったほうが無難です。奇をてらったメッセージよりも、形式に沿ったものの方が万人受けします。
電報の差出人は代表取締役とすることが多いです。また、結婚式や祝賀会では、司会者が電報を読み上げます。社長の名で、大勢の人の前で読まれても恥ずかしくないようなメッセージを送りましょう。

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