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社会に出ると、電話対応はビジネスマナーとして欠かせないたいへん重要なものです。中でも電話を受ける場合は、その応対は社会人として生きていくためには基本です。会社を代表して電話に出るということを自覚して臨まなければなりません。電話によって、相手の見えないコミュニケーションが成立します。特にビジネスにおいては、あなたが電話を受けた時にビジネスが始まると思っておけばよいでしょう。ここでは電話を受ける場合の留意点をあげます。

早く電話をとること

机(電話)を前に座っていたのならば、1コール以内に電話を取ることを基本にしましょう。机上で行っている仕事によっては、「あと少し待って!」と思う気持ちは誰もが持つでしょう。でも考えてみてください。電話をかけている相手の人は「電話に集中しておられる」のです。でしたら当然あなたもコールが鳴った瞬間に電話に出ることです。

コール別電話の受け方

席を離れていて、電話に出る人がいなかったら、電話のコール回数で応答を変えるようにするといいでしょう。

1コール…「はい、お電話ありがとうございます。○○株式会社 ○○でございます。」

2コールまで…「お待たせいたしました。○○商事 ○○でございます。」

3コールまで…「大変お待たせいたしました。○○会社 ○○でございます。」

3コール以上…ありえません。

このような基本を覚えておいてください。電話を受けるということは社運に関わる重要なことだという意識を持って対応することです。

声も大切です

さて、声はどうでしょう。人それぞれ個性があって一概には言えません。でも、あなたが若いのなら明るく元気のよい声が最適です。あなたの声は会社の声と思ってください。よく言われるのが「若くなったつもりで、少し声を高めに」ということです。もし、張りのある声が出せないのならば「発声練習」です。努力しましょう。

メモと復唱を

相手の社名や氏名は必ずメモをとらなければなりません。これもビジネスマナーとして常識ですがなかなか難しいものです。日常会話の中で「たなかといいますが…」「なかといいますが…」というように「たなか」か「なか」で困ったことはありませんか。「たなかさん」なのか、「なかさん」なのか聞き取りにくい場合があるものです。電話ではなおさら聞き取りにくい時があるものです。こんなときには復唱です。「失礼ですが、もう一度お名前の方おねがいできますでしょうか。」あるいは「たなかさまでよろしいでしょうか。いつもありがとうございます。」

うやむやにしない

上述のように、相手の声が聞き取りにくい場合はよくあります。デジタル化の現在ですが、電波というものが影響するのが電話です。「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが、今の内容をもう一度お願いできますでしょうか。」としっかりと確認することもたいへん重要なのです。

まとめ

電話を受けるという簡単なことが、ビジネスマナーとしてはたいへん難しいことになるということがお分かりいただけたでしょうか。会社の代表として電話を取ることができるように、人(同僚)より先に電話を取るぐらいの気持ちでいきましょう。あなたは多くの人に認められ、評価は確実に上がります。

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