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電話のマナーというものは、何も電話をかけている時だけの話ではありません。電話をかける前から、マナーは求められています。

マナーというものは相手にいい気持ちになってもらうために必要なものです。相手と電話で気持ちいいやり取りをするためには、きちんと準備をして電話をかける必要があります。そういう意味で、電話をかける前からマナーが求められているのです。

しっかりと準備をして電話をかけないと相手に迷惑をかけるだけでなく、自分自身にとっても不都合なことが起きる危険性があります。

そこで今回は失敗しないためのビジネスにおける電話をかける前の準備の方法についてまとめてみました。

まずは身の回りの整頓から

電話をかける前に、まずは電話をかける環境を整える必要があります。机の周りを整理整頓して、余計なものは片付けましょう。

当たり前すぎると思うかもしれませんが、忙しい時になると、机の周りが荒れてくるものです。きちんと整理整頓をして、電話をしやすい環境を整えましょう。

余計なものを片付けたら、メモと筆記用具の準備はもちろんのこと、必要となる可能性がある資料をあらかじめ手元に置いておきます。パソコンもすぐに動かせる状態にしましょう。

相手から何か質問されてもすぐに対応できるような状態を整えておくのです。

何を話すかメモにまとめる

その日の電話で誰に何を話すのか要点をメモにまとめてから電話をしましょう。たいした量でないから大丈夫だと思うかもしれませんが、話がはずむうちに、伝えたかった内容をうっかり忘れるということは意外とあるものです。メモがあれば、このことも話す必要があったなどと、思い出すことが可能になります。

また、事前にメモすることで頭の整理にも役に立ちます。何を伝えるかしっかり考えてメモしたうえで電話をすると、相手にスムーズに用件を伝えることが可能になります。相手の役職や名前をど忘れするという危険も、これで回避することができます。

相手の事情を配慮する

電話をかける前に、相手の事情を考えておく必要があります。相手が忙しい時間帯はいつだったか、どの時間帯ならゆっくりと話ができるだろうかなどと考えるのです。

そうした事情と自分の都合を考慮した上で電話をしましょう。事前に相手のことを考えておけば、相手が電話で忙しそうにしていたら、話す内容をしぼるなどの工夫をするなど柔軟な対応を自然にすることができます。

まとめ

電話をかける前には、以下のことを準備しましょう。

・身の回りを整理整頓し、相手から質問があった場合にすぐに対応できる状態にしておく。

・相手の名前と役職、用件など電話で話す内容を整理してメモしておく。

・相手の都合を考える。

これらのことを守ることができれば、気持ちのいい電話対応をすることができます。

電話ではメールと違って、何かあった時にその場でスムーズに対応する必要があります。相手の顔も見えませんし、失敗をしやすい状況であると言えるでしょう。電話は便利な道具ですが、そうした危険もあるのです。

失敗をしないためにも、事前準備はきちんとやるべきです。相手の会社に訪問する時に準備なしに行く人はいないと思います。電話も訪問することと同じようなものであると思えば、きちんと準備するようになるでしょう。

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