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電話は24時間いつでもかけようと思えばできる道具です。携帯電話が普及している現在、昼夜関係なく、必要な時に利用されていることでしょう。しかし、ビジネスマナーとしての電話には時間制限があります。

始業時刻前は電話をかけない

「○○は明日の朝一でお願いします。」など「朝一」という言葉をよく耳にします。「○○は外出しており、本日は戻ってまいりません。明日の朝一に必ずお電話させていただきます。」という電話での朝一という場合は何時なのでしょうか。

上述のような約束をする場合、相手先の始業時刻をつかんでおかなければなりません。よく電話をするような相手先、取引先の会社の始業時刻や終業時刻は事前に調べておくことも大切なのです。9時始業だったとして、「朝一」を約束して電話をかけたとすると「約束を守る会社」という評価を受けます。

もちろん会社によっては、始業前でも電話をとるところもありますが、緊急の場合以外は、始業時刻より前に電話をすることを避けるのがビジネスマナーです。始業前は、朝礼をしたり仕事の準備をしたりしているものです。また、始業時刻直後に朝礼をしたり打ち合わせをしたりする会社もありますので、その情報を相手先との話の中でつかんでおくことも必要でしょう。

午前中は職務集中時間にしている会社もある

多くの仕事を抱えるビジネスマンです。机上で集中してやりたい仕事も多くあるでしょう。そんな時に電話があると、いい考えが浮かんでいる時に邪魔になってしまいます。そこで、会社によって、「職務集中時間」として午前中は内部では連絡しあわない時間にしているようです。午後から電話をしてもよいという内容であるならば、「午後一」でいいでしょう。

就業時刻後は

会社によっては、方針として就業時刻を過ぎたら留守電になります。今の時代だからこそ必要なことなのかもしれません。では、そうでない会社で就業時刻後に電話がかかってきたらどうでしょうか。喜んでとるという会社もあります。顧客からの依頼かも知れません。ただ、取引先などとのビジネスマナーという点では、就業時刻後は遠慮するのがいいでしょう。しかし、急ぎの場合にはこのかぎりではありません。

午後7時以降は緊急以外避けるようにする

残業…どうしても今日中に終えたい仕事がある場合には、夜7時、8時…と残ることもあります。電話をしたい相手の会社に残っている人がいるとわかっていても、明日にするのがビジネスマナーです。相手は、ひょっとしたら安い残業手当で残っているかもしれないのです。相手の状況を理解するならば、電話をかけるべきではありません。

電話をかけてもよい時間帯は午後

・始業時刻前は、緊急以外は電話をかけないようにする

・「朝一」でも相手の会社の状況を把握して9時15分ぐらいにかけるようにする

・午前中は業務集中の時間帯の会社もあり遠慮するようにする

・「午後一」が最適な時間、午後の時間帯にかけるのがよい

・就業時刻後は極力かけないようにする

まとめ

電話をする時間帯というのも、ビジネスマナーで配慮すべきことであるということをお分かりいただけたでしょうか。「相手の都合も考えずに、自分の都合で電話をかける」ことはプライベートでもしてはいけません。相手が見えない電話というものは、時には相手を怒らせてしまうかもしれません。

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