ビジネスマネジメント

値下げ要求への対応

値下げが要求されることはよくあります。そのことに真っ向から「できません」と答えてしまうのは、印象を損ねます。「難しいようです」「厳しいようです」の言い方に変えましょう。

書類の催促

届くはずの書類がまだ送られてこないというような時には、「届いていないのですが」というと相手を急かしたり、咎めるような印象を与えます。自分側の視点で「確認できていないのですが、お送りいただいておりますでしょうか」という表現を使いましょう。相手が既に送っていて行き違いになっているケースでもこの言い方でクリアできます。

担当者が不在

問い合わせ、クレーム何であっても、自分が担当ではないというのを言い訳にしては、お客様や取引先の気分を害します。また「わからない」という返答はしないようにしましょう。組織の一員であることを忘れず常に解決への対処に努めることが大切です。ポジティブに言うなら「さらに詳しい者がおりますので、確認してご連絡するというのはいかがでしょうか」の方が得策です。自分から聞くよりも、さらに良い情報が得られる可能性が高くなることが伝わります。

誤解の発生

ビジネスの場面で双方に食い違いがあることがあります。それに対して「○○でしたよね、困ります」という表現ではとても失礼になります。相手も自分の否は、遅かれ早かれ気付くはずです。このような時には自分視点で伝えることを忘れないようにしましょう。「確認不足で申し訳ございませんでした」とするのがビジネスマナーでしょう。

切り上げたい時

面談や打ち合わせが長引き、切り上げたいと感じる時に、「次の訪問があるので」「時間が押しておりまして」というのは印象を悪くします。自分都合を理由にするのではなく「この後のご予定は大丈夫ですか」と相手都合に配慮した言い方にすると角を立てずに好印象となるでしょう。

間違いの訂正

間違いは誰にでもあり得ることですが、直接「間違っていました」とするのはビジネスでの対処としてあまり良いものとは言えません。間違っていたことよりも、まずお詫び、そして手違いがあったこととその訂正事項を伝えます。この時点では、間違いよりも訂正事項を正確に伝えることが重要事項になります。

また、契約書や請求書などに相手の間違いがあった場合でも「間違っています」とストレートに言ってしまうと相手を責めているような印象を与えます。言い換えの表現として「異なっている」を使いましょう。相手に確認してもらえるように促せる言い方なので、相手は自分のミスに気付くことができ、気持ちよく対応してもらえるでしょう。

不明な言葉

ビジネスの中で知らない用語に出会うことは多いものです。分かったふりをせずに確認することは大切ですが、その聞き方を子供の用に「どういう意味ですか」と聞くのはビジネスパーソンとしては少し幼稚かもしれません。相手の話が分かりにくいという意見のように受け取られてしまう可能性も出てきます。「勉強不足ですみません。○○について詳しく教えていただけますか?」「不勉強でお恥ずかしいのですが、○○はどのようなものですか」とクッション言葉を入れるようにしましょう。

 

 

 

 

営業マンの1本目のボールペン

セールスパーソンは、自分の身の丈よりワンランク上のボールペンを使いこなせるようになってほしいと思います。ペンは人を選びません。書き心地については自分自身が選ぶ側かもしれませんね。愛用の一本は、お客様が使うことになっても見ごたえのあるモノを選びましょう。契約時にお客様に署名をいただくとき、スッと自分のかっこいいボールペンを差し出したいですよね。これが書きやすかったとしても100円均一のボールペンだと極度に違和感を感じるセールスパーソンになりましょう。契約は、もちろんプロセス上の通過点でしかありませんが、そこまでの自分の努力を認める瞬間でもあります。心の中でだけでも、堂々とセレブレートの瞬間を味わいたいものですよね。さりげない品の良さを感じさせる一本を選択しましょう。

営業マンの2本目のボールペン

商談や自分の手帳に書き込む際には、複数カラーの多機能ボールペンを使います。できれば3色以上を選びたいところです。現在は、インクの詰め替えが可能な書きやすいボールペンも多く出回っています。もちろん商談などのビジネスシーンでも、自分使用として存分に使うことができます。書きやすさを重視しても営業としての印象を損なうことはないでしょう。

スケジュール管理や調整を徹底する必要のあるセールスパーソンにとって多色使いしたメモはとても重宝するのです。高級ボールペンはその存在感が重視されているので、たくさんの文字を書き続ける用のものではありません。ブレスト、スクリプト作成、スケジュール、メモなどどんどん書き込むには、書きやすいボールペンは必要です。自分なりのスケジュール術と手帳の書き方を身に付けておくことも大切です。2本目のボールペンはもっぱら自分用ですから、緊急時対応にも即座に対応できるようにキャップ式やツイスト式ではなく、ノック式を選ぶことが鉄則になります。いちいち開け閉めする時間と手間を惜しむのもセールスパーソンとしての常識でしょう。1本目と2本目の使い分けをお客様に気付いてもらうことも、相手に尊敬の意味を示す重要ポイントになります。必ず覚えておきましょう。

専門店で購入しよう

小さなアイテムでも決して侮れないボールペンですから、適当なお店で購入するよりも、専門店で品定めをしませんか?専門店には、何度も行くことはないかもしれませんが、ペンは、ビジネスシーンでのプレゼントなどでも喜ばれるものなので、目を肥やしたり、筆記具の知識をつけるのにもいい機会になるでしょう。また、筆記具にこだわりのある人たちとの会話のネタとしてもとても重宝します。専門店の店員さんに、いろいろ聞いたりすることで選択肢が変わることもあるかもしれません。1本目は特に専門店での購入をおすすめします。2本目は文具店のほうが品揃えが充実していることも考えられます。持ち具合、書き心地などを実際に試して、使いやすい1本を選ぶといいでしょう。たくさんの種類の中から選び出すのは面倒かもしれませんが、その先、ずっと自分の仕事に付き合ってくれるボールペンです。ぜひ、妥協することなく選ばれることをおすすめします。

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