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ビジネスマネジメント

ビジネスにおいてメールは、今やなくてはならない存在です。
それは社外のお客様や企業様相手だけではなく、社内でも使用されています。
あなたは社外向けメールと社内向けメールのビジネスマナーの違いをご存知でしょうか。
今回は、社内向けメールにビジネスマナーについてご説明したいと思います。
ぜひこの機会に自身が送っている社内メールを振り返ってみてください。

社内向けメール、宛名の書き方

社内メールでは基本的に「様」などの敬称をつけないのが基本です。
役職のある方にメールを送る場合には、
〇〇部長、△△課長と宛名を書くようにしましょう。
役職自体に敬意が込められているので、
そのあとに「様」などをつけるのは間違いですので注意してください。
また、役職のない方にメールを送る場合はには
◎◎さん、とつけるようにしましょう。

社内向けメール、件名の書き方

メールを受信して一番最初に目につくのは、送信者と件名です。
そのタイトルによって、それをすぐに開くべきかを自然と判断していると思います。
だからこそ、社内向けメールは、
内容が瞬時に判断できるものでなくてはなりません。
特に、日時などの具体的な数字や、具体的な案件名・内容を記載します。
・〇/〇 〇:〇〇~の打ち合わせの件
・〇/〇実施のセミナーアンケート集計結果報告
緊急の知らせや、相手からの返信が必要な時、締め切りが決まっているときなどは、
【緊急】【要返信】【〇/〇締切】など盛り込んで送ります。
ただし、文章が長すぎると途中で切れてしまいますので、
おおよそ20文字を目安に作成すると良いでしょう。

社内向けメール、内容の書き方

ビジネスマンは1日にたくさんのメールを確認し処理します。
ですから、内容は簡潔にまとめると親切です。
文頭で「お疲れ様です」とはじめることも多いかと思いますが、
最近ではそれを省略して内容から入ることも少なくはありません。
ただ、そのなかにも忙しいだろう相手をねぎらう言葉は必要です。
・お忙しい中恐縮ですが、
・ご多忙とは存じますが、
など気遣いのフレーズを最後に入れましょう。

社内向けメール、資料添付方法

社内でも社外でもデータを相手に送付し確認してもらうことがあるかと思います。
その際にもマナーがございますので、データ保存の際に注意しましょう。
まず、カーソルの位置です。
カーソルは左上、A1のセルに入れて保存をするようにしましょう。
いかにもコピー後の場所や見てほしいタブと違うところにセルが入っている不自然です。
また、相手が印刷することを考えて、印刷範囲にデータを収めましょう。

メールを送る際のマナー

メールはただ送るだけでは不親切です。
相手がうっかりメールを見落とす可能性もありますし、
何かの手違いで受け取られていないということもなくはありません。
ですから、メールに関しては必ず送る前か後に口頭でその旨を伝える必要があります。
・後でメールで資料をお送りいたしますのでご確認お願いします。
・先ほどメールで資料をお送りしましたのでご確認お願いします。
こうすることで漏れを防ぎ円滑に仕事をすることが可能となります。

まとめ

社内メールはどうしても社外メールと違ってマナーが崩れがちです。
しかし、上司は自分に届くメールを見て、普段社外メールをどう送っているのかを判断するでしょう。
親しき中にも礼儀ありですので、
相手のことを考えてメールを作成・送信するとよいでしょう。

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